医院综合档案信息化建设的应用及体会

李雁冰

云南省肿瘤医院

一、传统医院综合档案管理存在的缺陷

（一）档案管理人员不专业

现阶段的档案管理还没有完全达到信息化和人工智能化管理，仍然需要专业的管理人员进行管理，医院档案在进行专业管理的过程中，很多人员不是专业档案管理人员，仅仅是对档案进行兼职性管理，而在行政、医技和行政上都没法进行管理。兼职管理人员相对专业管理人员而言缺乏相关的职业技能和档案管理工作经历以及对档案管理的专业性，使得档案管理在整体水平上就会出现误差，使得医院档案管理进入一种不规范性管理状态。

（二）对综合档案管理不重视

传统的医院档案管理都是分散型管理，由医院各科室自主管理档案，没有专门的档案管理机构，医院的档案管理工作极其不规范，管理人员的专业精神较差，再加上院方以及政府部门较少的资金投入，使得档案管理水平一直处于落后状态，现代化水平很低。现在很多的医院为了提高医疗水平只是在单方面的重视医疗设备的更新，完全忽视了医学档案的管理，使得医院软件设备水平十分落后，完全与硬件设备不相匹配，无法适应现代医改工作的新趋势。

（三）档案管理不规范

档案管理工作是医院工作的重要组成部分，传统的档案管理方法陈旧，使得档案管理工作严重被忽视，形成档案管理者不能根据医疗工作发展的现代化趋势状况。档案的归档整理需要科学合理的基本划分内容规制，然而现在医院对档案的管理普遍存在不规范性和随意性。由于缺乏统一规范的档案管理标准和管理形势，使得在医院档案的收集、制作、保存方面出现层出不穷的现象，更严重的还出现档案的重复保存和档案丢失现象，严重影响了档案管理的完整性，或者各科室在对医学档案移交或者交接时出现档案散乱、缺失，使得档案的再次保存难度加大，严重影响医院管理工作效率。

（四）缺乏必要的档案管理安全机制

传统的分散新管理方式，容易造成档案安全性缺失，材料遗失、错误、混位等现象。医院缺乏完善的档案管理监管机制，使得档案管理使用过程出现很大随意性。信息化的高速发展，档案电子管理模式盛行，但是对于纸质档案都存在很大的管理缺陷，电子档案更会面临巨大的安全隐患。

二、信息时代下医院综合档案管理的创新措施

（一）提升档案保存的完整性和安全性

1.重要的医学资料采用"纸质+电子"形式保存

对于医院来讲，有一些关于科研、医疗、会计、诉讼以及特殊病例或者是特殊的手术记录都属于很重要的保密信息，其自身存在很重要的价值，所以在选择保存形式的时候就不能从"省钱"而是要从"安全"的角度去考虑，由于纸质档案本身容易遭虫蛀、水泡和火烧，缺乏一定的安全性，为保证这些综合资料万无一失，必须要采用"纸质+电子"的双保险保存形式。

2.普通的档案用电子形式保存

在实际的档案管理中，有很多档案材料由于信息量大，应用范围广，如果仅依靠纸质文件保存，那将会耗费很大的时间、劳力、财力和存储空间，因此，对于这些普通的档案信息，可以采用纯电子形式进行保存，如有需要，可以随时打印出来形成纸质文件副本，对于点在档案中那些十分重要的签章、签字，可以使用电子签章功能进行转换和识别，避免出现章印、签字受污的情况。

（二）推进档案管理的计算机配置提升

1.及时更新档案管理软件

对于医院的综合档案管理软件是随着档案管理工作的发展而不断改良的，但是，计算机的软件更新速度几乎是很稳定的，档案管理软件的更新速度远远超出了计算机硬件的更新速度，这就使得很多医院的档案管理计算机无法满足现阶段软件更新需求。因此，医院对于基本的档案管理要保证在较长的时间段内硬件可以完全支撑软件的更新频率，档案管理部门要对医院综合档案管理进行计算机的配置升级。

2.保证档案的检索效率

配置较高的计算机除了是要匹配软件更新频率外，更重要的是要适应软件的各项复杂功能，保证医生，护士、患者以及其他人员在使用计算机检索档案信息的时候不会出现卡顿、系统硬件故障、蓝屏、黑屏等等情况，最大限度的保障检索效率和质量。

（三）积极开发档案管理软件

1.顺应档案管理信息化建设的基本要求

现在市面上也有不少的档案管理软件，这些集成化的软件只是涵盖了传统档案管理工作的大面，但是具体的细节处的问题并没有解决，为了保证档案管理软件符合档案管理实情，档案管理人员一定要在严选这些软件的基础上把软件功能了解全面，有必要的话，还是应当和软件企业合作，开发新软件。

2.软件功能配置趋于人性化

档案管理软件开发过程中，其中的每一项功能都必须是有用的，对于那些重复的、无用的功能可以合并或是剔除。在整合软件功能配置的过程，档案管理人员一定要把自己的需求表达清楚，自己想要什么样的功能，想实现什么样的操作方式，这些都必须要开发人员沟通好，这样做出来的软件才是以人性化管理为标准的优质软件。

（四）提高管理人员的信息素养

信息化时代档案管理需要信息化的专业人员管理，医院档案管理是将医院档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，现阶段医院档案管理人员素质普遍较低，专业性较低，对于信息化技术了解甚少。建设信息化档案管理体系，医院就要提升档案管理人员互联网思维，提高管理人员的软硬件使用能力，能够解决日常使用过程中的一些小问题。并且还要积极组织档案管理人员业务培训，纳入人才培养计划重视培养复合型人才，多方位对档案管理人员定期进行考核。

结束语

医院档案管理信息化建设影响着医院整体卫生医疗水平的提升，在信息化时代，针对传统档案管理的缺陷，医院应树立起良好的档案管理信息化建设理念，根据医院档案信息化建设中的具体要求，完善档案管理机制，加大信息化建设资金投入，提升档案管理硬件配置提升，从安全管理角度出发做好系统维护工作，促进医院档案管理现代化建设。

参考文献

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