档案内容管理模式研究

刘佳怡

黑河市爱辉区幸福乡农技推广中心

摘要：档案内容管理模式是一种档案内容进行管理的一种管理模式，在互联网时代这一种管理模式十分迎合当前社会发展的需要。本文主要从这一角度出发，具体研究档案内容管理模式。

关键词：档案内容；管理模式

随着科学技术不断发展，互联网已经成为人们日常工作所必不能缺少的工具。并且在不断发展的过程中，互联网大数据时代到来了。档案作为数据的一个重要组成部分，也开始面临着互联网大数据时代中如何正确的管理杂乱多样的档案信息这样的困境。之所以出现这样的问题，一方面是因为档案管理的规模不断扩大，另一方面也是因为档案的具体内容信息发生了巨大的变化。所以在这样的时代中仍然使用传统的管理模式已经是完全跟不上时代发展潮流了，如何在新的时代下更高效率进行管理的档案，这是摆在档案管理人员面前的一个主要的难题。

一、内容管理的简要概况

所谓的内容管理，指的是对一切信息内容的管理，主要是将能够进行共享的，具有价值的信息内容采取必要的管理手段这样的一种方式。这是以互联网崛起为基础的一种档案内容管理方式和管理过程。通过对定义的分析我们可以看出，内容管理的核心是内容和管理两个方面。因为档案信息就是档案的内容，这些信息在现代社会中不仅包括各种数据，还有文本、图片、音频、视频等等，需要高度先进的技术对这些信息内容进行整合。同时，对信息内容的管理是为一切信息最终的结合体的管理。从这一方面我们发现，所谓的内容管理是保证正确的内容信息停留在正确的位置，这就要求一切内容管理围绕着内容按照正确的管理流程采取正确的管理方式。这一个正确的管理方式流程主要有信息的管理、整个组织的管理以及流程和人员的管理，所以简单来说，整个内容管理是将信息管理、人员管理、行为流程综合起来的一种管理体制。

二、档案内容管理模式的可行性

（一）从档案内容管理对象出发

档案内容管理模式的管理对象是档案内容，档案内容是内容的属概念。。档案并不全是档案内容，当档案上的信息被人抓取并利用时或被赋予可用形式时才成为档案内容。因此，档案内容是具有实质意义的，能够被利用的档案信息。可见，档案是以档案的内容为基本要素和出发点的。

（二）从档案知识管理对档案内容管理的影响出发

档案是知识管理的知识库来源，越来越多的企业利用档案进行知识管理，达到获取创新优势、巩固市场优势地位的目的。

三、档案内容管理模式的建设

根据上文提出内容管理主要思想我们可以将整个档案内容管理模式分为三层不同的结构模式，分别为收集层、管理层和服务层，这三个不同的层次分别负责信息的收集、信息的管理以及各种不同信息的发布。这一个流程包括着整个档案内容管理的档案信息收集、档案信息的整理和利用等各种方式，整个模型结构可以从图1展开深入了解。

（一）收集层

通过上图我们可以看出，整个收集层是档案内容管理的基础，它是将整个机构所产生的各种信息和内容加以收集和整理，这些信息十分的杂乱复杂，包括数据、文本文档、音频、视频等信息内容，对其进行准确的整理之后，继而整理成为规范的资料内容，从而存在数据库之中。收集层的整个工作流程包括，第一，信息的获取。这一获取指的是对信息内容的从头开始收集，不论是崭新的需要自己去提取的信息，还是在纷繁复杂的信息中找到源头从心开始收集。第二，信息内容的转换。转换主要指的是信息内容中无用信息的剔除，将语言加以规范。因为在收集过程中，收集起来的信息并不一定全部为所需要的关键主要档案资料内容，这就必须要对其加以转变和改进，从而转变成为所接受的内容和格式。第三，信息的整合。正合适将不同的信息根据信息中隐藏的相同之处整合在一起。通过编辑处理，确定转换后内容样式的一致性和可用性；然后对内容进行分割处理，将内容分割为内容组件，进而纳入规定的元数据系统并执行元数据化处理；经过元数据化处理的新内容组件可以有效地整合并存储至内容库。第四，内容库。内容库是一组数据库、文件目录和其他系统结构（例如内容管理系统的自定义设置），用来存储系统中的内容和其他与内容管理系统相关的数据。档案内容在通过获取、转换及整合等一系列步骤后，最终被纳入内容库中。内容库包含以下组件：内容数据库和文件、控制和配置文件。

（二）管理层

管理层是档案内容管理模型的核心，其主要功能是实现对档案内容生成、利用的控制管理，主要体现为元数据管理、工作流管理、存档管理、权限管理、人员管理以及标准管理几个方面。第一，元数据管理。元数据管理是管理档案元数据的标准、配置、字段及元数据列表维护。第二，工作流管理。工作流管理是设计从档案内容获取到档案利用的整个流程，并保障其自动运行的管理机制。第三，存档管理。存档管理是对档案的创建、分类、存储、销毁等环节进行管理。第四，权限管理。权限管理是在档案内容管理系统内对各用户的权限进行设定，对工作人员的访问权限进行划分，确定用户的真实性，并根据鉴别的真实身份来进行授权控制。第五，人员管理。人员管理是对档案内容管理体系里涉及到的人员包括工作人员和用户进行管理。包括组成团队来设计和建设档案内容管理系统，高效运维内容，对工作人员进行培训等等。第六，标准管理。标准管理负责制定档案内容管理模型的各种标准，具体包括关于分类的标准、主题词的标准、模板的标准、服务器的标准、版本的标准等。

（三）服务层

服务层是档案内容管理模型的顶层，直接面向用户，负责内容的服务，主要提供档案利用服务。其功能主要由内容发布、全文检索、数据挖掘、定制服务组成。内容使用发布模板来从内容库中提取合适的内容，并将它变为发布物，发布服务采用发布系统来实现内容的发布。全文检索为用户提供查询服务，响应用户输入，在内容库中进行匹配，再返回用户。数据挖掘是档案内容管理系统对数据进行深入分析和影响分析，挖掘出档案间的内在联系。定制服务是档案内容管理系统根据用户的需求和喜好，提供定制内容如定制新闻推送、报表服务等个性化内容服务。

四、结束语

近几年，在互联网的推动下，内容管理已成非结构化信息保管、利用、增值的主要解决方案。将内容管理引入到档案管理中，构建档案内容管理模式，利用内容管理关键技术建立新型档案资源网络化智能服务平台，强调用户参与，面向用户需求，基于资源与服务共享与协作，其最终目的是构建一种新型档案信息资源管理的创新模式，实现档案信息资源管理过程中内容服务社会化、集约化和专业化，从而改进传统档案管理的不足，进一步完善档案管理。

参考文献：

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[2]徐晓精.新时期档案管理模式研究[J].档案学研究，1996（08）：53-54

[3]宗培岭.民营企业档案管理模式研究[J].浙江档案，2005（2）：5-9