浅析企业纸质档案电子化

韩光伟1刘瑶1陈铁壁2

1.中国人民财产保险股份有限公司济南市分公司办公室山东济南250011

2.中国人民财产保险股份有限公司山东省分公司办公室山东济南250011

一、背景介绍

在企业的运营管理中，虽然电子化已经成为了一个主流和不可避免的趋势，纸质档案依旧占据了很大的一部分。纸质档案自身存在很多的弊端，譬如会降低员工的效率、不安全、不易保存、不易备份、难以追踪等。对于数据敏感型企业来说，譬如金融企业，数据更加重要。企业的很多重要决策都会依赖于数据。因此，数据的时效性、准确性与完整性就会直接影响到企业的决策。电子化在一定程度上可以帮助企业实现更高效的运转与支持企业做出正确的决策。本文将通过分析纸质档案中常见的问题并提议三种可以迅速部署的电子化方案。

二、纸质档案系统的常见问题

1.查找文档：传统的纸质文件系统需要物理访问，并且经常浪费时间手动查找错误归档的文档。从一大堆的文件中查找某一份文件是需要时间的。如果档案数量特别大，企业可能还需要专门的员工来管理纸质档案。对于企业来说，员工的低效率代表着高支出。对于追求利润的企业来说，尽一切可能减少支出是很重要的。实施电子档案的一大优点就是可以减少查找文档的时间从而提高效率减少支出。如果将这些纸质档案电子化，一方面是可以通过索引来加快查询效率，另一方面也可以帮助企业更好地使用数据来进行数据分析。同时，安全性也是一个主要的优势。

2.传输文件：在很多企业中，业务的进展严重依赖于文件传输。譬如在金融企业里，信贷是重要的业务，信贷部门很多时候会要求客户填写并上交纸质申请表。可是，人们坐在办公桌前等待接收批准表格，其间浪费了很多时间。通过使用数字文档，批准可以立即从一个人移动到另一个人，因此可以更快地完成工作。这也是电子化的一种优势。

3.丢失文件：即使是最好的纸质文件系统也会在文件丢失时完全停止。在企业中，丢失数据虽然不一定会带来很大的麻烦，但是如果丢失的数据很重要，往往会导致一定的后果。这种丢失带来的后果是难以估计的。估计后果需要取决于是否还能找得回来原始档案以及是否有档案备份。以及丢失的到了哪里。这也是电子档案能够迅速帮助企业来进行档案文件管理提升的一个方面。

三、三种可以快速部署电子档案系统的流程

1.内容审批：基于纸张的流程通常是线性的。对于大企业来说，文件通常都需要通过层层审批。可是，纸质档案的限制决定了这个线性流程的效率不会高。这个审批可能需要员工完成审阅一个文档后，将该文档转到审批流中的下一个人。电子化内容审批流可以帮助企业节约很多时间。如果企业不倾向于直接制作与分享电子文件，也可以通过打印纸质文件后扫描入系统来实现电子审批。电子审批的一大优势就是可以同时将这份需要审批的档案发送给所有待审批的部门，从而提高效率。

2.员工入职：从新员工入职企业的第一天开始，新员工的入职流程会是非常慢速并且可能消耗大量的纸张。员工最少需要填写个人信息表，还有可能被要求填写保险表、存款单和紧急联系信息等。同时，部分企业还需要对员工进行审查进而需要更多的个人信息。这个流程可以迅速地实现基本电子化，人事部门可以在电子表格上收集的信息并要求入职人员提供所有必要的文件。在完成入职手续的时候，系统可以自动交付相关信息和文件给相应的部门。

3.购买审批流：每个企业都有自己的购买及报销审批流，针对不同级别的人，可申报的金额和物品种类往往也会不一样。事实上，这个流程是可以实现完全地无纸化的。企业可以引入一套电子系统来管理和承担整套购买审批流。企业同时仅需要适当地修订现行的企业审批政策，即可以迅速实现无纸化。所有这一切都可以通过无纸化工作流程实现自动化。此外，在无纸化数字工作流程中，系统可以帮助企业来发现员工的申请与会计的拨款之间的差异以防止错误的转账进而损失公司的利益。

四、纸质档案电子化的壁垒

虽然电子化可以极大地提高效率，很多公司尤其是科技公司已经积极地部署了电子档案系统。但是，事实上，公司办公室的印刷、扫描和其他纸质活动依旧很活跃。

无纸化是大趋势，但是完全无纸化依旧有很长的路要走。打印纸张在很多的企业流程中包括入职，开发票和打印笔记仍然很常见。即使很多公司会通过在线存储文件来实现纸质档案电子化和数字化，但是这也不可能完全消除所有打印和扫描。最起码在现阶段是存在难度的。这一部分依旧需要企业自身努力地探索与尝试。

电子化是必然的。对于企业来说，效率就是金钱。企业的决策层需要对企业的盈利能力负责。而效率会直接影响到企业的盈利能力。将纸质档案电子化在很大程度上可以帮助企业提升效率。本文提出的三种可以快速部署实现电子化的方案，都可以立即对企业的效率产生正面的影响。当然，对于企业实现全名电子化，这还有很长的一条路要走。全面无纸化依旧存在着壁垒，这依旧需要企业慢慢摸索、部署。

参考文献

[1]叶敏娣关于加强高校财务报账工作探析.时代经贸:下旬，2013，（3)，93。

[2]孔芳基于委托代理模型的审批流转方案的研究.计算机应用，2006，（2)。