从《机关档案管理规定》浅析基层医院档案管理

李晓英

昆明市第三人民医院纪检监察审计室云南昆明市650041

摘要：本文以《机关档案管理规定》最新要求为出发点，针对目前基层医院在制度建设、机构及人员设置、基础设施配备等方面存在的问题进行了深入的剖析，并结合基层医院档案管理的现状提出具体可行的改进措施和建议。

关键词：管理现状；问题；对策

2019年1月1日国家档案局正式施行了第13号令即《机关档案管理规定》，规定从机构设置、人员配备、基础设施建设、档案形成与收集、档案整理与归档、档案保管与保护、档案统计与移交、档案利用与开发、档案信息化建设等方面提出了最新的要求。尽管该规定主要是针对各级党和国家机关、人民团体的档案工作，但是在其附则中也指出事业单位可参照执行，本文从《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）解读的角度来具体分析基层医院在档案管理过程中存在的问题，并提出粗浅的建议，对于基层医院档案管理来说具有一定的借鉴意义。

一、基层医院档案管理的现状

（一）机构和人员不健全

1.档案管理体制不完善

按照《规定》第七条的相关要求，机关应当建立由机关分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）及相关部门负责人组成议事协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。从目前基层医院档案管理体制来看，档案工作一般由办公室或人事部门负责，缺乏具体的分管领导，档案工作没有纳入到本单位重大事项或议程中，协调机制未建立或不完善。

2.档案人员素质参差不齐

按照《规定》第十二条要求，档案工作人员应当为机关正式在编人员，具备胜任岗位要求的工作能力，并应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。对于基层医院来说，档案工作人员主要分为两个部分，一部分为正式在编人员，一部分为聘用制人员。聘用制人员主要负责最基础的档案整理，在编人员负责对档案进行规范化整理。但是从从事档案工作的人员素养来看，正式在编人员素质相对较高，部分人员参加过相关档案培训，而聘用制人员档案素养较低，没有受过专门档案培训，档案人员素养参差不齐。同时，从事档案工作的在编正式人员，知识结构也局限在传统的纸质档案管理层面，信息化知识相对欠缺，已不能适应新时代档案工作的需要。

3.档案工作机制不规范

《规定》第十条要求，机关档案部门要接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年报制度，定期向同级国家档案馆移交档案。从目前档案行政管理部门反馈来看，由于市县两级档案行政管理部门在业务指导和执法检查方面人员较少，在监督指导医院档案工作上存在一定的缺位现象，对基层医院档案工作的监督指导几乎空白，导致基层医院往往没有严格执行年度报告制度，部分医院的档案保存在本单位本部门，没有及时向档案馆进行移交，档案工作机制不规范。

（二）基础设施不完善

1.档案功能用房设置不全

《规定》第十四条要求，机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。通过对基层医院档案管理的调查来看，由于主客观原因的限制，市县两级医院一般有专门的房间作为档案库房，档案阅览用房与档案办公用房局限在一个房间内，展览、数字化等技术用房几乎没有设置。同时，档案库房内部各种类型档案混合存放在一起，没有根据载体类型做到分区设置，涉密档案和非涉密档案没有满足分区阅览的需要，档案管理比较混乱。

2.档案安全存在隐患

《规定》第十六条、第十九条、第二十一条要求，档案库房不应设置在地下或顶层，具备条件的应当配备温湿度监测调控系统，并安装全完封闭的防盗门窗、门禁等安全防范系统。综合来看，基层医院的档案库房多设置在顶层或地下，地面没有经过特殊处理，防潮和承重大多不符合相关要求，部分档案库房内部明线裸露在外，堆放有与档案保护无关的杂物，在“八防”上仅配备有简单的灭火器、防虫药等，没有配备防盗、监控、空调、遮光等设施设备，“八防”要求不达标，档案安全难以保障。

（三）档案管理不规范

1.档案收集不齐全

《规定》第二十五条要求，机关档案管理应当做到收集齐全完整，整理规范有序。而医院档案种类多，数量大，包含有文书、科技、人事、会计、病历等档案，但是从地方档案行政管理部门日常的监督指导情况来看，档案部门保存的档案主要以文书档案为主，大部分业务档案散存在各业务科室，且没有指定专人负责收集整理并进行规范化的整理，档案收集不齐全、归档不及时，底数不清晰。

2.档案整理不规范

《规定》第三十一条要求，不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。由于基层医院的档案散存在各业务科室，且没有指定专门的人员负责整理档案，很多档案还存放在传统的牛皮纸袋里保存，并且聘用制人员档案素养较差，档案案卷质量不符合相关要求，档案整理不规范。

3.档案统计移交不及时

《规定》第五十条要求，机关应当建立完善统计工作，对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化等情况定期统计并建立完备的台账。根据基层医院档案管理的现状，结合地方行政管理部门在行政执法检查过程中反馈的情况，由于档案工作人员多为聘用人员，流动性较大，稳定性差，且素质档案工作台账不完善，底数不清的状况在基层医院尤为突出。

4.信息化建设滞后

随着信息技术的发展，对档案工作提出了新的要求，存量数字化、增量电子化已逐步提上日程。《规定》第五十五条要求，机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。第五十九条要求，机关应当开展室藏传统载体档案目录数据库建设。但是基层医院的档案管理还停留在传统的档案管理模式上，信息化建设还处于起步阶段，档案目录以Excel表格方式保存，目录数据库、电子档案系统处于空白。

5.档案开发力度不够

《规定》第四十八条要求，机关应当积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集，以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式，发挥档案价值。就基层医院而言，档案工作做得相对规范的医院编制有组织沿革、大事记等基础编研材料，受限于人员及经费，对档案资源更加深层次开发较少，档案开发力度相对不足。

二、改进的措施

（一）建立健全档案管理机制

制约基层医院档案工作发展滞后的根本原因就是体制机制不健全，为了更好地促进基层医院档案工作的健康发展，首先就是要建立完善的档案管理体制。要形成档案工作领导小组、档案负责部门、档案工作人员的档案管理网络，由分管院长任档案工作领导小组组长具体领导档案工作并负责协调档案工作的重大事项，办公室室（或档案综合管理部门）具体负责档案工作的日常管理和档案工作人员的监督指导，专门人员具体负责档案的日常收集、积累和归档。将档案工作纳入到各科室的年度目标责任考核，促使各科室真正重视档案工作，规范档案管理。

（二）档案目录集中统一管理

按照《规定》要求，机关的全部档案应当集中、统一管理。基于基层医院档案数量大、种类多、档案库区面积相对不足的管理的现状，对档案实体进行集中统一管理难度较大，短期内难以实现。可以按照实体分散，信息集中；责任分立，归口统一的原则，制定一套科学的档案管理制度，每个业务科室指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管，并定期将目录移交给机关档案管理部门，做到底数清晰。机关综合档案管理部门定期对各科室的档案管理进行实时检查指导，确保目录与实体一致，实现档案的相对集中统一管理。

（三）强化档案人员素质提升

制约档案工作发展除了制度层面的原因，另一个重要因素就是人员素质较差。市县两级医院负责档案管理的人员多是兼职人员，且多年未参加或进行过专业的档案培训。基层医院可以与地方档案行政管理部门联系，以联合举办培训班的形式，有计划、有步骤、有重点地制定培训计划，针对档案工作人员多为聘用制人员，档案整理不规范、案卷质量不达标的现状，分层次、专业化、重实效地开展培训，打造一支能够适应新时代档案发展需求的档案人员队伍。

（四）完善档案基础设施建设

针对基层医院用房紧张的现状，在保证档案库房单独设置的前提下，库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。同时，要严格按照“八防”的要求，配齐库房设施设备，确保档案处于一个安全保管的状态。另外，要严格按照规定定期向当地档案馆移交档案，确保档案不散存、不积压。

三、结语

目前，基层医院档案管理工作存在着体制不畅、经费不足、人员较少、制度不全、整理不规范、信息化建设滞后等方方面面的问题，本文从《机关档案管理规定》严格要求的角度对这些问题进行了对比分析，并结合基层医院的现状，提出了建立健全领导机制、规范档案严格管理、提升档案人员素质和完善基础设施设备四方面的对策和建议，以此促进基层医院档案工作的健康发展。

参考文献

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