谈档案的整理工作

曾驿涵

曾驿涵（黑河市房产管理局，黑龙江黑河164300）

摘要：我国档案界遵循的“利用原有基础”档案整理原则已为多年实践所证明与检验。一般而言，档案馆（室）接收的档案大多已经按照一定的原则与方法进行过系统整理而成为有序整体，为此，档案馆（室）在进行调整时，应遵循档案的形成规律，保持其原有档案的整理体系，对其不足之处作必要的调整处理即可。只有这样才有利于保持文件之间的历史联系，提高档案整理工作的质量与水平。

关键词：档案；整理；工作；内容；原则

我国档案界遵循的“利用原有基础”档案整理原则已为多年实践所证明与检验。一般而言，档案馆（室）接收的档案大多已经按照一定的原则与方法进行过系统整理而成为有序整体，为此，档案馆（室）在进行调整时，应遵循档案的形成规律，保持其原有档案的整理体系，对其不足之处作必要的调整处理即可。只有这样才有利于保持文件之间的历史联系，提高档案整理工作的质量与水平。

1档案整理工作的主要内容

档案整理工作的主要内容包括：区分全宗以及全宗内档案的分类、文件组合、保管单位排列和目录的编制等。各项具体工作并非任何情况下均须全部进行。

在档案馆（室）内档案的整理，按其工作内容的范围大致分为如下三种类型：

1．1系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书或业务部门按照归档要求组合的案卷或件盒；档案馆接收的是由档案室根据入馆要求整理移交的案卷或件盒。在这种情况下，档案馆（室）的档案整理工作主要是对接收的这些档案，在更大的范围内，即根据整个档案室和档案馆对档案存放和管理需要，进一步展开系统整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等。

1．2局部调整

已经进入档案馆（室）保存的档案，经过管理实践的考验或专门的质量检查，对明显不符合整理要求、不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工，以提高质量；另外，随着时间的推移，档案材料本身以及档案整理体系可能发生某些变化，也须进行局部的调整。

1．3全过程整理

由于一些特殊原因，档案馆（室）有时也接收和征集一些零散的文件，或者当馆藏的体系遭受到严重的破坏时，就必须进行全过程的整理工作。

2档案整理工作的原则

2．1充分利用原有基础

档案馆（室）在进行调整时，应遵循档案的形成规律，保持其原有档案的整理体系，对其不足之处作必要的调整处理即可。只有这样才有利于保持文件之间的历史联系，提高档案整理工作的质量与水平。为了科学地管理国家的全部档案，在集中统一管理档案工作原则的基础上，依据档案管理体制，我国已构成了以档案行政机构、档案馆和档案室为基本组织体系的全国规模的、不同类型的档案机构体系，形成了一个结构严密、体系较为完整的档案事业管理系统。

2．2保持文件之间的历史联系

2．2．1来源联系。

文件来源于国家机构、社会组织和个人，形成文件的国家机构、社会组织和个人使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。因此，在档案整理工作中必须保持其来源方面的固有联系，不可随意拆散，反之，就会破坏文件体系的内在和利用价值。

2．2．2时间联系。

形成档案的国家机构、社会组织和个人所进行的具体活动有一定的实践过程和连续性与阶段性，这就赋予了文件在形成过程中具有时间联系方面的重要特征。因此，整理档案文件时应考虑到文件形成的连续性特点，保持其文件之间的时间联系，维护档案的系统性与完整性。

2．2．3内容联系。

文件是单位或个人在履行一定职能活动，为解决某一问题而产生的，因此，所形成的文件围绕着职能活动的开展或问题的解决就具有了内容上的密切联系。在整理档案时，如果把文件的内容联系与文件的来源、时间联系等结合起来就会在保持文件历史联系方面显现出更好的优越性。

2．2．4形式联系。

文件的形式主要有内部形式和外部形式两方面，包括文件的种类、名称、记录方式、尺寸和载体等。文件的形式标志着文件产生时的特定作用，因此，在档案整理工作中尊重文件之间的形式联系，可更好地提高档案实体有序化整理的质量，实现档案的科学化管理。

2．3便于档案的保管和利用

档案整理工作的最终目标是为了对档案实体进行科学的管理和有效提供利用，因此，档案整理工作要遵循文件之间的有机联系，制定科学的分类方案，将档案实体整理形成一个便于保管和查找利用的有序化管理系统，以实现档案资源的优化管理，更好地为社会提供利用档案信息资源。

3档案整理工作的意义

3．1实现档案实体管理的有序化

档案整理工作的主要目的是揭示文件之间的有机联系，实现档案的有序化管理，及时、系统地提供档案为社会经济、文化建设服务。而档案整理工作的基本任务就是要制定科学的分类方案对档案进行分类整理，将档案组成一个有序的管理实体，并以分类编目的形式固定其管理体系，通过各种检索途径为利用者提供档案信息服务。因此，档案整理工作是实现档案实体管理有序化的重要方式，是开发利用档案资源为社会提供档案信息服务的重要前提条件。

3．2实现档案实体管理的科学化

整理工作是档案实体管理工作的关键环节，是实现档案规范化、科学化管理的重要步骤。一般而言，收集或征集来的档案大多处于零散状态，在经过档案分类整理这个环节后，这些零散档案就形成一个有序的管理实体，成为档案保管、统计和信息资源提供利用的具体工作对象和基本单位。因此，档案整理是档案实体管理工作的重要环节，对于实现档案的科学管理、充分发挥档案的信息服务作用具有重要的意义。

3．3实现档案实体管理的现代化

档案管理的现代化就是以现代化科学技术为手段，对档案实体进行科学管理。档案的现代化管理是以档案实体的有序化管理为基础的，例如，档案实体的计算机检索系统要与档案实体的分类管理体系相吻合，档案数字化管理系统的构建也要参照档案实体管理体系的框架进行设计。由此可见，档案实体的整理工作为档案的现代化管理打下了良好的基础，也为档案从传统的手工管理方式转化为以信息技术为中心的现代化管理提供了良好的有序化实体条件。

结语

档案是人们在社会实践活动中形成的原始记录，其内容真实地反映了客观事物发展变化的历史原貌，是维护国家、集体、个人权益的重要法律信证。

参考文献

[1]马素萍.论档案管理的原则[J].档案学通讯，2005（2）.

[2]张辑哲.档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.