如何提升房地产管理部门档案管理水平张甜

张甜

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摘要：随着房地产行业的兴起，房地产档案的重要性愈发显著。房地产档案主要是由城市的房屋管理部门在房地产的产权登记、调查测绘以及产权变更等房地产管理工作之中形成的文字、图像等资料，是城市的房地产产权登记管理工作中的重要内容。房地产档案的存在，不但有利于我国相关部门确认房产的归属，解决房产纠纷，而且还有利于加快我国旧城改造以及住房制度的改革，在一定程度上促进了我国房地产行业的发展。本文对如何提升房地产管理部门档案管理水平进行了探讨。

关键词：房地产；档案；管理

引言

房地产档案管理工作需要依据时代的发展需求进行一定程度的变革，加强基础设施建设与专业人才的培养，以规范化的管理机制提升房地产档案管理工作的有效性。

一、房地产档案管理的特征

房地产档案管理是房地产公司有效开展业务活动的基础建设部分，其基本特征主要表现在三个方面：一是档案管理的专业性。房地产档案管理是基于房地产专业活动产生的真实、具体的业务活动，房地产业务自身的专业性特征决定了其档案管理有着相关联的专业性要求与特殊规定。从一定意义上看，在房屋建设及其具体操作活动中会直接生成大量有参考价值的档案，房地产活动相关联的国家建房、集资建房，买卖、担保、抵押等专业问题也需要管理人员具备相应的专业知识。二是档案地域性特征明显。作为房地产业的重要存档资料（房子、土地）需要以明确的地域性加以归档与记录，专业性的房地产档案管理需要明确与重点存档资料相关的一切历史、现实信息。三是档案管理时效性强。房地产业的政策时效性十分关键，对现实政策的关注与对历史政策的追溯能够帮助研究人员掌握影响房地产政策变化的重要信息，同时，房地产业自身的时效性也十分明显，这是由房地产权归属等的动态性问题引起的。

二、房地产档案管理的风险

2.1突发风险

虽然房地产档案极其重要，但由于受到人们传统观念的制约和经济水平的约束，我国房地产档案的抗风险意识相对较低，会受到一定突发风险的影响。房地产档案管理中的突发风险主要是指一些自然灾害例如山洪、泥石流、地震和战争等不可抗力因素。虽然房地产档案在管理过程之中采取了防火、防潮、防虫等一系列措施，但面对这些不可抗力时，其抗风险能力差的问题也就会明显暴露。例如之前的汶川地震和雅安地震，众多房屋倒塌，房地产档案也毁于一旦，给相关财产理赔工作的开展带来极大难度。

2.2信息化风险

随着信息技术的发展，房地产档案的管理逐渐开始依托网络进行。虽然房地产档案管理信息化在一定程度上有利于房地产档案存储，提升工作效率，奠定了档案管理的现代化基础，但在另一方面，房地产档案的信息化管理也带来了一定风险。由于网络上可能存在黑客攻击、电脑病毒、信息窃取、技术落后和管理治理不规范不及时等一系列问题，极易对房地产档案信息的安全性、完整性和真实性带来威胁，故房地产档案的信息化管理存在着一定不稳定性，可能会收到一定冲击。此外，房地产档案信息化的建设还需要建立在相应人才的基础之上。而这类人才应该是同时掌握计算机技术和相关业务的复合型人才，目前在我国相对缺乏。故在面临着信息化风险的同时，我国房地产档案管理同时还面临着信息化建设人才缺乏的风险。

2.3投资风险

为应对突发风险，我国房地产档案管理的相关人员还需要进行异地档案备份，避免相关资料的损失。在进行异地档案备份时，其投资的人力物力幅度大小，以及投资与回报的平衡都需要谨慎考虑。而在房地产档案的信息化管理之中，其同样面对着投资风险。在信息化建设初期，相关部门需要采购一系列硬件设备例如计算机、复印机和打印机等等，并需要购买相关软件，对员工进行培训和管理，进而使用大量资金，带来一定投资风险。

2.4知识产权风险

随着房地产档案的信息化建设，档案信息实现在网络之中的共享与传播，进而可能带来知识产权的风险。由于当前我国在网络知识产权方面缺乏相关法律法规，其制度规范也并不明确，故该房地产档案的数字熟悉在网络传播的过程中也存在着极大风险。例如，在现实生活之中，拥有知识产权的科技成果在网络中往往会成为共享的资源。而房地产的相关产权人大多不允许信息的公开化，进而与网络档案的建设之间形成了一个矛盾，导致了房地产档案管理部门在信息化建设之中带来知识产权方面的风险。

三、提升房地产管理部门档案管理水平的建议

3.1房地产档案信息化

（1）提高管理信息化的认知，形成信息化管理思维

社会经济发展给房地产行业带来生机，也对房地产档案管理提出新的要求。传统手工方式的档案管理、封闭型管理模式已经难以满足要求。因此，需要管理人员管理观念的转变，要跟随社会的发展，将信息化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成信息化的管理思维，推动房地产档案管理深化改革和创新。

（2）推动房地产档案数字化

房地产档案信息化建设的前提和基础是房地产档案数字化建设。对房地产档案资料加以数字化处理、整编，生成检索工具，为档案资料利用者提供优质高效、准确便捷的信息查询服务。

（3）建立房地产档案信息归集系统

建立房地产档案信息归集系统，将房地产档案信息系统与房地产交易系统相结合，房地产交易过程中生成的全部产权信息自动归集到房地产档案信息管理系统，并加以保存，从而保证房地产信息收集的及时性、全面性和准确性。

3.2建立健全管理机制

3.2.1绩效考评激励机制

因缺乏有效激励机制，房地产档案管理人员的工作积极性和创造性不足。房地产档案管理部门应当根据自身特点，创新激励机制，将个人工作能力和业绩作为考核的重要内容，并将考核评价结果与劳动报酬、职位晋升相联系。根据能力素质按能定岗、按岗定责。根据职责难易度确定薪酬系数，按照实际业务量实施计件考核取酬，全面落实绩效考评激励机制。

3.2.2岗位培训机制

岗位培训机制是实施档案管理创新活动的人力资源保障。房地产档案管理信息化是现代信息技术、科学管理方法在档案管理领域的应用。档案管理工作人员的综合素质和专业技能直接影响着档案管理与服务的质量和效率，因而，实现房地产档案管理创新就必须建立岗位培训机制，提高员工的专业理论知识、业务操作技能以及现代管理理念和技术。

3.3转变被动式服务为主动式服务

知识信息时代对房地产档案资料的需求呈现大量化和多样化，这就要求档案管理工作人员转变传统“坐店等客”的被动式服务为需求为导向的主动式服务。在服务意识、服务态度、服务方式、服务机制上不断完善和创新。增强房地产档案宣传服务力度，提高社会对房地产档案的认知，开展多样化的服务形式，以适应社会发展的客观需要。

3.4提升房地产档案风险管理

房地产档案的风险管理对于应对可能出现的风险具有重要意义。就政府部门而言，其可以通过对房地产档案加以研究，进而进行一定规划，避免房地产档案的风险，实现风险管理。就法律法规角度而言，国家可以通过制定相关的法律法规，实现对房地产档案的资金风险和技术风险等的控制，避免隐患的存在。就人才风险而言，相关部门应就政策和薪酬等方面吸引并招揽人才，从而建立一批高质量的复合型人才的队伍。此外，为了规避资金风险，相关人员应避免对房地产档案管理进而重复投资，充分预留风险保证金，并通过制定一定规划，实现对风险的管理。例如在为某城市的房地产档案管理进行信息化管理时，必须结合该城市的实际情况，进行完善的规划，根据相关风险评估做出估计，避免造成档案建设的重复投资等现象，并通过采取先进技术，避免技术风险，从而实现对各项可能出现的问题的灵活应变，建议可能出现的风险。

结束语

房地产行业是我国的基础性支柱产业之一，房地产档案管理工作则是房地产行业的基础业务建设。研究和开发房地产档案管理，提升房地产档案的价值，对于房地产业的发展以及我国的经济建设具有很重要意义。

参考文献

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[2]包培军.如何建立房地产档案管理新模式[J].中国房地产,2010(12).

[3]许岩.架起国家法规与企业实践的桥梁[J].中国档案,2010(9).