浅谈水利工程单位档案管理工作特点

胡姗姗

胡姗姗（哈尔滨市江北水城调度中心，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：水利工程档案日益显示出其在经济建设中的重要作用，由于水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，是衡量水利工程质量的重要依据，在实践中应充分利用新技术，建立工程档案数据库，提高档案管理水平，才能更大限度发挥工程设计档案应有的作用。

关键词：水利工程档案；档案管理；工作特点

水利工程档案是水利建设事业中的一项巨大资源，它反映了水利建设事业的重大成就。对大型水利工程设计档案进行科学地管理，可积极主动地、多层次、多方位、多形式地向水利部门和有关部门提供利用档案信息资源，充分发挥其社会效益和经济效益，为水利建设事业有效服务，也是实现档案自身价值的体现。因此，做好档案的管理工作，具有十分重要的意义。

1水利档案工作特点

1.1档案内容广，数量多，综合性强

大型水利工程是一项涉及多专业、多学科的系统工程，具有内容广、数量多，综合性强的特点。

1.2档案形成的时间长

大型水利工程建设，由可行性研究、设计、施工、验收、使用等多个阶段，每阶段时间较长，所以档案形成的时间长。

2大型水利工程档案的管理

水利工程建造过程中，形成的档案种类多、数量大。如何搞好这些档案的管理，保证其完整、系统、准确、安全，是摆在档案工作者面前的一项重大任务，也是整个工程建设不可忽视的一项工作。因此，做好大型水利工程建设档案的管理工作，具有十分重要的意义。

2.1设计档案应实行同步跟踪管理

对大型水利工程设计档案进行同步跟踪管理是国家对大型重点工程档案管理提出的基本要求，它贯穿整个工程设计的全过程。实行同步跟踪管理的具体措施是。

2.1.1实行专业跟踪管理。大型水利工程建设是一项涉及多专业、多学科的系统工程，应根据工程设计进度表，有计划地及时开展对各专业进行跟踪管理。档案人员要主动到各专业部门和现场设代处查询和了解工程建设进展情况，摸清各专业档案材料的形成和变更情况，解决档案材料形成过程中所出现的问题，及时指导各专业做好文件材料的收集和预立卷工作。

2.1.2按阶段进行跟踪管理。大型水利工程建设阶段多、时间长，所以要根据各个阶段的工作特点，采取分阶段进行跟踪管理。档案人员要始终保持与兼职档案员的联系，及时掌握工程建设进展情况，按照归档工作时间要求，加强催收，实行处、室专业负责人和设总对归档单签名负责制度，通过实施归档保证金制度等一系列手段，最大限度地避免原始材料的散失。保证归档文件材料的连续性、完整性和及时归档。

2.1.3加强对归档材料质量的跟踪管理工作。大型水利工程各阶段形成的归档材料多，因此，对归档材料的质量实施监控尤为重要。通过各处、室领导负责对本单位的归档文件、材料进行核查，由设总负责对该项目归档的文件、材料进行总审查，确保归档文件、材料的完整、准确、系统。档案人员在接收归档材料后，必须及时检查核实，对不符合归档要求的文件材料，迅速退回返工，以保证归档材料的质量。

2.1.4及时做好归档材料整编入库。归档工作是衡量各个部门完成任务的标志，而归档材料整编入库，则是该项目的最终完成。因此，档案人员在接收归档材料后，必须在一定期限内整编入库，以利提供使用。

2.2建立集中统一的档案管理网络

由于大型水利工程建设工作涉及的范围广、专业多，稍不注意，就可能出现漏收、漏归档现象，要想保证档案的完整和集中统一管理，单靠专职档案人员是难以做到的，因而需要建立一个尽可能完善的网络，依靠网络成员的共同协作，才能保证档案的完整性。建立网络的原则：（1）网络面要广，各部门均设立兼职档案员，专人负责本部门文件材料的收集、归档工作。（2）专职档案员应加强与网员（兼职档案员）的联系和合作。（3）建立健全岗位责任制及档案管理制度，明确网员的职责，各负其责，层层把关，确保网络的正常运转。做到各阶段形成的档案材料齐全、符合归档要求，保证人库档案不丢失、不损坏。（4）档案管理部门负责对网员归档业务指导和协调管理。

3对水利工程档案管理的探究

3.1全检查是实现档案安全管理的一项重要措施

要建立健全档案安全监管网络，建立定期和不定期安全检查，要加大安全检查力度和隐患整改力度，制定应急预案和防范措施。档案安全检查，一是检查基础设施建设，包括档案库房检查，安全设施建设，采用先进技术防范手段；二是检查档案原件的保护，包括封存原件，对档案进行抢救性修复，纸制档案数字化；三是电子文件的保护；四是做好安全备份；五是档案开放利用的审核等。把安全督查与制度建设有机结合起来，提高规范化水平，切实强化执行力，把各种可能的安全隐患消灭在萌芽之中。

3.2提高管理人员的专业素质

水利工程档案管理人员不仅要具备档案专业管理知识，还应具备一定的水利工程专业知识，只有这样，才能更细致、更合理、更符合工程特点地制定相应的水利工程档案分类表，有的放矢地要求水利工程专业人员及时归档，更好地做好水利工程档案工作。为此，要加强水利工程档案人员的业务培训，提高他们的档案管理水平，使水利工程档案实现标准化、规范化的管理有一个切实可行的保障。

3.3档案管理的信息化

电子计算机具有运算速度快、精确度高、存储信息量大和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点。在文件的管理上，可运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件；在档案管理上，可运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、编制内容介绍和编制目录，还可用于库房的管理，以及用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息、提高工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，它们将逐步替代传统的纸质档案载体。

总结

随着改革开放的深人发展，水利工程档案日益显示出其在经济建设中的重要作用，由于水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，是衡量水利工程质量的重要依据，在实践中应充分利用新技术，建立工程档案数据库，提高档案管理水平，才能更大限度发挥工程设计档案应有的作用。

参考文献

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