住宅基建项目档案的构成与特点

贺红华

上海丰启置业有限公司

摘要：住宅建设项目档案是住宅基建项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，也是对建设项目进行管理、验收以及维护、改造的重要依据。基于此，本文结合实际参与住宅建设的工作实践，通过分析住宅基建项目档案的构成、特点及其管理方法，以期提高住宅基建档案的管理水平。

关键词：住宅基建项目档案管理水平

上海自上世纪90年代起，建设工程项目层出不穷，主要有商务楼、创意居、商业街区、住宅小区、别墅区。伴随着城市建设而产生的住宅基建档案，其无可估量的价值已为人们所认识和信赖。笔者从上世纪90年代开始，参与上海瑞安广场、新天地、联洋社区、海上海新城、朱家角生态别墅等项目的工程建设，现结合住宅基建项目的档案工作实践，就项目档案的构成、特点和管理谈些个人的意见。

一、住宅基建项目档案的构成

1993年开工建设的瑞安广场（商务办公楼）、1997年开工建设的新天地（商业街区）、1999年开工建设联洋新社区（住宅区）、2004年开工建设的海上海项目（LOFT）、2009年开工建设的朱家角生态项目（别墅区）等在住宅基建开发中所形成的档案，都具有一定的代表性。项目从拿到第一份外资批文或者称立项批复起，就进入档案收集的启动阶段，其间建设施工，直到项目竣工，内容丰富又错综，因此，从项目建设伊始，就有必要了解住宅基建项目档案内容。具体地有以下几方面的内容：

1、前期文件材料有：房屋土地产权证及地籍图、、可行性研究报告、建设工程报建表及IC卡、立项建议书及实施方案、环境影响报告表、总体规划方案、设计方案意见征询单、用地块划许可证、用地规划许可证、竣工档案验收报送登记表、地质资料汇交凭证、蓝线图等；

2、设计文件材料有：总体规划设计、方案设计文本、初步设计批复、设计概算书、代保管证明书、工程概算、工程水文、地质、勘察报告及地质图、建筑单体保温说明、人防建设技术分析、河道设计论证报告等；

3、监理文件有：监理合同、监理大纲及其批复、监理实施细则、安全监督方案及安全监理实施细则、监理通知单、工程报审表、工程质量评估报告、监理月报等；

4、招投标文件有：招标项目登记表、招标（或议标）文件、招标文件答疑纪要、办事流程表、签报单、技术标、商务标、中标（未）通知书、合同或协议等；

5、施工技术文件有：工程概况、施工图预算及批复、开工报审表、工程联系单、现埸施工组织设计、专项施工方案报审表（含文明施工方案）、设计图纸会议交底纪要、施工总结、项目例会及专题报告、进度计划、工作联系单、变更申请单等；

6、绿化文件材料：工程质量核验证明书、开（竣）工报告、设计图纸会议交底纪要、工程核定内容、苗木清单、植物检疫证书、施工小结等；

7、装饰部分（二次装饰部分）文件材料：竣工验收证明书、装饰工程中间核验单、分部分项自评记录、（结构、装饰、电气、水暖、通风、空调）部分合格证等；

8、竣工文件材料有：完工报告、初验报告、销售证明、质监备案证明、入户许可证、大产证、、档案验收合格证、奖状、声像等。

二、住宅基建项目档案的特点

住宅基建项目档案具有内容构成的成套性、归档材料的动态性、内容的专业性、载体的多样性、使用的频繁性等特点。

1、内容构成的成套性。

工程建设一般以一个独立项目为单位进行（通常以规划许可证为项次），项目形成的一系列文件材料在程序与内容上既相互区别又紧密联系，构成一个有机联系的整体。成套性反映了工程项目档案的整体特征，尽管工程项目归档文件材料来源宽泛，数量众多，文件材料之间的有机联系把它们紧紧约束在“套”内。体现在收集工作中，“一套”成为确定工程文件归档范围和检验归档文件完整性的基本依据；体现在整理工作中，以“套”为基本单元成为工程项目档案整理分类的理论依据和基本方法；体现在保管工作中，工程档案多以“套”为排列组合的基本单元，按“套”相对集中排列存放；体现在鉴定工作中，工程项目档案以“套”为价值鉴定的基础，工程项目档案鉴定时，会从整体上判断一套档案的价值。

2、归档材料的动态性。

工程开工立项期间，原因复杂，主客观因素较多，需要采取动态管理的方式；建设施工期间，因施工文件材料一直处于动态变化，其表现为施工图纸的更改和补充，增加相应的变更文件；竣工验收期间，会因为整改甚至改建，产生新的文件材料；运行期间，还会陆续产生项目运行、维护记录等归档文件材料。动态性给档案管理提出更高的要求，带来一定的难度，要在体制、制度等方面采取适应动态管理的措施。

3、档案内容的专业性。

档案内容除了涉及向政府各部门报建、验收时产生的批示、批复外，还有规划建筑设计院开展初步设计、施工图设计内容，而且，随着时代发展和社会进步，对节能减排专业、绿建专业、水工专业、智能化信息专业提出了更高的要求。由于每个专业均需进行深入细致的研究，完成相应的设计任务，并相互配合，协同作战，使整个项目形成一个有机的统一体。

4、档案载体的多样性。

工程档案种类繁多，除了一般的文字材料，还包括图形材料、计算材料、音像材料、光盘等多种形式，还会包括锦旗、奖杯、模型、沙盘等实物。要求针对不同种类载体采取不同的整理和保管方法，适应管理和提供利用的需要。

5、归档文件材料使用的频繁性。

工程建设过程中形成的文件材料及竣工图，使用最频繁的是工程设计图纸。工程建设过程中，工程设计图纸是不可能一蹴而就，利用率相当高，从工程施工到项目竣工验收，以及以后的运行维护、改建、扩建都离不开它们作依据。归档文件材料使用的频繁性，要求在工程项目建设过程中严格规范各项管理措施，以确保归档材料齐全完整和安全。

三、住宅建设工程档案的管理

住宅建设项目从建设伊始，就要确立档案管理体制，坚持档案管理与工程建设保持同步、确保归档文件完整、档案整理规范、保管安全妥善的原则。

1、理顺管理的机制，建立档案管理网络

从1997年竣工的外资项目瑞安广场、到2017竣工的朱家角生态区别墅项目期间二十年间，项目公司常常扮演住宅建设工程档案主要管理角色。因此，我们可以从源头上抓好项目公司档案工作。可以通过学习国家建设部、上海市城市档案管理法规、项目属地档案馆（如浦东新区、杨浦区等）的实施细则，提高项目公司领导的思想意识，在公司职能部门如工程部、合约部等的配合下，建立由档案部门、总承包、监理单位等参加的档案管理网络。有效的管理网络能将各类制度信息、操作守则、文件材料、工程进度计划等多项档案内容，进行有效管理，为文件材料的形成、积累、整理、归档和档案管理工作提供基础和保障。

2、狠抓管理重要环节

建设单位要针对住宅建设的不同阶段及其特点，采取有效的管理措施，抓住重点，堵漏补缺。

2.1立项前期文件收集注意保存原件。项目开发无论是外资、批租、转让等方式取得，这部分文件的形成往往存在时间跨度长、形成单位复杂、文件形成分散等特点，而这部分文件的利用又相当频繁，在工程档案中的作用也相当重要。建议拟定专门名门标签，便于查阅、使用、编制、归档。

2.2项目分部、子分部、分项划分表必须细致齐全。甲方档案人员在协助总承包单位编制施工技术资料时，就要想方法协调解决档案编制工作中的难点。在项目启动时，根据现场实际情况，及时组织各家承包单位，做好分部、子分部、分项划分表。例如，2009年开工建设的朱家角生态别墅区项目，建筑面积非常大。为了充分利用空间，分标段实施工程的现场中，存在地下室大面积开挖的工作量。为此，甲方档案人员要求总承包单位，必须在“子分部工程”栏中，按照围护资料的要求，编制完成“分项工程”栏目所要求的详细内容，并明确该工作的主要责任者。又例如：近几年来，项目工程中出现的地暖系统，可以要求总承包归类到分部工程“建筑节能”中的子分部工程栏目中。

2.3针对项目建设通常出现的问题，可以采用“单位-专业-问题”的方式，对口指导。其中竣工图纸整改不到位，是每个项目公司在竣工档案编制过程中存在的通病。指导施工单位资料做好图纸整改一一对应表，就是一个非常重要的环节。

2.4近年来，各住宅建设项目甲方流行聘请第三方外包服务公司的情况，需要对外聘服务公司的文件整理归档进行检查指导，将关口前移。

3、实现纸质档案管理到数字档案管理

推进信息化建设的新时期档案工作的现实需要和必然趋势，档案人员应当顺应这种发展要求，自觉增强信息化管理的意识和工作紧迫感，通过掌握计算机技术等现代化管理手段，实现工程档案信息化管理。笔者从事的上述几个项目，自1997年起至今，从先行收集电子文件脱机保存到光盘之类的介质，到目前实现项目建设管理建立电子文件数据库，为后期使用、维修、改扩建等提供方便。

4、抓好档案开发利用工作。

把蕴藏在案卷内的有用信息进行开发利用，最大限度实现工程管理工作的价值。2009年笔者所在公司在对朱家角生态别墅区项目进行规划时，要求档案部门配合，能提供以往验收项目的工程建筑材料专项方案。为此，档案部门查阅了1997年原验收交付的瑞安广场项目、2002年交付的金钟广场项目、2007年交付海上海新城等工程项目档案案卷，在“项目的施工用材、工程检验评定”栏目，找到了相关内容，并针对规划部门提出的“住宅高贵、简约、大气的设计理念”，横向比较，综合考量，提出极具参考意义的建议方案，得到工程业务部门的充分肯定。又例如公司1999年承建的浦东联洋工程项目，验收交付使用十几年后，其建筑外墙依然清新、高雅，几乎没有斑斑驳驳的现象。在公司留存联洋工程项目档案中有关建材的检测证明、施工方案和施工日志、材料供应商以及专业施工队伍等信息、施工方案、施工流程等一目了然，也为2004年开工建设的海上海新城项目（LOFT）施工提供了可靠的依据。

5、加强对档案人员的业务培训

工程档案建设，人才培养和队伍建设是关键。针对项目公司的管理模式，特别是施工单位的工作性质是流动性比较大，建设单位要想办法提高档案从业人员专业理论知识和实际操作技能。我们可以通过参加上海市档案局、区档案局有关部门组织的继续教育、岗位培训、考察学习等活动；或者通过专题讲座、自办培训、业务指导等方式，请专家传授知识，指导工作等方式。

结论

综上所述，通过分析在城市建设开发中产生的住宅基建项目档案的构成、特点及其管理方法，并结合笔者实际参与项目建设档案的实践工作，对今后项目建设档案管理提供思路和方法，这也是未来住宅基建档案管理水平的发展趋势。