浅谈新时期城建档案管理工作

潘健文

广东鼎华科技股份有限公司528300

摘要：随着社会的发展、生产力水平不断提高，城市建设日益开展的如火如荼，各地新城区建设、旧城区保护等，都给城建档案工作带来了前所未有的机遇和挑战。城建档案工作从无到有、面对现实挑战不断发展，如何开展城建档案工作，更好地在城市建设的管理中发挥城建档案的作用，充分体现城建档案的价值，是城建档案工作者需要不断思考的重要课题。本文阐述了城建档案的特点，分析了当前城建档案管理存在的问题，提出新时期城建档案的办法与措施。

关键词：新时期、城建档案、管理工作

一、引言

城建档案是人在不断改进城市发展中形成的智慧的结晶，具有非常重要的科技价值。在城市的建造过程中，可以有效利用城建档案创造出经济效益，也可以节省一定的人力和物力。随着城市化进程的加快，城建档案的保管也关系着国家的公共安全，得到了国家的重视。城建档案现在已经成为中国特色社会主义建设的重要组成部分。城建档案工作在整体上反映了城建发展的水平，涉及到了城建的方方面面，贯穿了整个城市建设的细节。

二、城建档案的特点

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料，是建设程度管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，是抗震防灾、应对突发事件的重要信片刻，也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案管理工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等，是城市建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》要求，大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构，特别是大中型城市必须建立城建档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求，也要建立城建档案馆或设立城建档案室，并配备专职档案管理人员。城建档案管理工作的基本内容就是以城市建设为中心所开展的一系列档案管理的相关工作，内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管保护、统计以及最终的开发利用等等，是我国在新形势下全面推进城乡建设事业的关键环节。

（六）当前城建档案管理存在的问题

（一）城建档案管理意识不强。工程建设的相关参与单位对档案收集工作的重要性认识不足，产生的资料没有及时整理，造成重要的档案资料丢失，甚至有的施工单位没有配备相关资料员，很多资料的收集严重滞后。以甲方企业为例，相关责任人把工作重心放在项目的资金、进度、质量等环节，而忽视这些环节中产生的资料，档案信息作为工程项目进展中用来反映相关事实的资料，对工程本身来讲尤为重要，特别是一些工程事故发生后，需要调查相关工程资料，用于鉴定责任主体以及工程质量是否合格。

（二）城建档案管理制度不健全。城建档案的管理制度不健全，导致了很多专业人员缺乏行政执法权力，在管理的过程中无法形成一个管理体系，无法对工作人员进行业务上的指导，导致了各部门的人员没有办法进行有效的贯通。其次是城建档案的法律体系并不完全，有关的部门做不到有法必依、执法必严、违法必究。所以在执行的过程中，很多人员也没有完全执行自己的工作职责。

（三）城建档案管理信息化程度落后。传统的档案管理方式已经无法很好地适应当下档案事业的发展。过去单一的纸质档案收集转变为纸质、照片、视频、音频等多种形式并存的局面。互联网、大数据、云服务等新兴媒介已经在各行各业发挥重大作用，而在档案的收集中如何利用这些资源还有很大的空间去拓展。在城建档案收集、整理、接收、保管、开发利用阶段的信息化建设不完善，档案数字化的建设严重滞后，各部门之间的资源不能很好地实现共享，拉低了档案工作的效率。例如基于互联网的档案管理、查询、自动检索不能实现智能化，更多的是依靠人工查找再复印给用户。

（四）城建档案管理人员水平较低。城建档案管理工作的开展离不开专业人员。一些单位总是由于资金或态度上的轻视而聘请非专业人员。很多负责施工的人员往往还身兼档案管理的资料员一职，这都是因为这些单位为了节省资金，并且认为档案管理工作轻松简单。而这种状况也引起了一系列的恶性循环。由于不专业导致了态度以及工作水平的不专业，最终造成整理出来的档案也不专业，难免缺胳膊少腿或者直接丢失。长此以往这些档案多数都会成为残次品，无法查阅。

四、新时期城建档案管理的办法与措施

（一）提高新时期城建档案管理的思想意识。城建档案馆作为专业的档案部门，档案执法人员应主动出击。一是利用多种形式进行宣传，引起人们对档案的重视。例如每年的国际档案日可以组织活动宣传档案的重要性，通过精心设计的城市历史图册展览、播放城市历史建筑的视频等形式吸引大批市民驻足欣赏，通过与市民零距离接触很好地达到宣传的目的。二是现场指导档案整理。在工程开工前期到一线对业主、施工、监理等相关单位的负责人开展档案业务培训会，做好宣传工作，发放相关档案收集指南。工程建设期间会不定期开展现场业务指导，对工程的资料员保持沟通，及时解决各种疑问，跟踪工程进度，提醒关键节点的资料整理。工程竣工前实行预验收，档案资料整理符合标准，发放预验收通知书。

（二）健全新时期城建档案的管理制度。健全的城建档案管理制度，有利于档案的规范化管理，所以必须建立一套完整的既适应传统档案管理，又适应数字化、信息化、网络化档案管理的现代新型城建档案管理制度。要按照国家发布的相关档案管理规范、标准和指南，制定既满足国家要求又适应本地区、本单位需要的城建档案管理制度或办法，使城建档案馆管理有章可循，有据可依。

（三）增强城建档案管理的信息化建设。互联网技术在各行业深入推广，应积极创新互联网技术在档案领域的应用。在硬件建设方面，城建档案馆应配置档案的信息录入、档案管理、信息查询等完善的硬件设施，建立现代化的数字城建档案馆。在软件方面，开发相关数据库、移动APP等软件搭建数字档案建设的基础平台，用来服务于档案的收集管理工作。同时要规范电子文件归档，逐渐推进纸质档案的数字化，基于以往查询的业务数据，建立高频率档案利用的数据信息库，优先实现高频档案利用的数字化建设，更高效率地服务社会。

（四）建立专业的新时期城建档案管理队伍。城建档案有关人员的综合素质直接决定了城建档案工作的效率和质量，所以要能够及时提高有关人员的综合素质。在城建档案管理工作的长效发展进程当中，如果说制度是基本的保障，人才队伍则是重要的推动力量。为了更好地增强城建档案管理工作的实效性，需要配备高素质的专业化人才队伍。首先需要进一步提高人才准入机制，在人才招募的过程当中对于其专业背景和工作经验进行严格的考察，以保障人员队伍的专业性。其次在机构内部需要完善人才培训相关机制，做好入职培训工作，另外还需要定期开展知识讲座和技术交流等活动，引导员工建立终身学习意识，不断更新自身的知识结构及知识储备，能够更好地适应信息化时代的创新发展。另外还需要完善相应的人才激励机制，对于优秀人才进行精神和物质上的鼓励，打通职业发展成长通路，以更好地在单位内部发挥榜样力量，从而构建一支极具向心力的高素质档案管理专业人才队伍。

四、结语

城建档案是城市在建设中所形成的档案资料，其中既包含记录性文件也包含一系列合同与规章。对城建档案的管理能有效地提高其城市建设中的资料参考，从而确保其在发展中的一些决策符合城市现状。因此，我们必须要抓住时代发展的新机遇，深入分析城建档案管理工作的创新思路，实现城建档案的与时俱进、群策群力，积极行动起来，不断完善我们的城建档案管理工作，从而进一步推动我国城市的快速发展。

参考文献：

[1]章培新.新时期城建档案工作对策探讨[J].城建档案,2012(7):22-24.

[2]杨晓红.浅谈城建档案管理的现状及对策[J].经营管理者，2017.3