建筑工程档案资料有效管理措施韦晓丽

韦晓丽

中铁建设集团有限公司广西南宁530000

摘要：随着建筑行业的不断发展，档案资料信息化管理的不断加深，传统的建筑行业内部档案管理方式和管理理念已经难以适应时代发展的需要，进一步完善建筑工程档案资料的管理方法是现代建筑行业发展过程中必须解决的一个问题，同时也是建筑行业长期稳定发展的基础保障。本文主要探索有效的管理方法进而不断促进建筑工程档案管理水平的提高。

关键词：建筑工程；档案资料；有效管理

1.建筑工程档案资料的特征

1.1真实性和全面性。真实性是所有文件和档案的共同要求，但建设项目的要求更加迫切。建设项目文件和档案只能全面反映建设项目的各种信息，形成一个比较实用的系统，而片面的参考往往误导。因此，施工项目文件和档案必须准确反映建设项目，包括事故和隐患。

1.2分散性和复杂性。由于一个建设项目建设周期长，受到各方面影响多，有着复杂的生产工艺，建筑材料种类众多，施工阶段强度大，有着非常强的互穿性。这些导致了建筑项目文件和档案的分散和复杂性。此功能确定建筑项目文件和档案的多级，多链路和相互关联的复杂系统。

1.3随机性。在项目建设的整个过程中生成施工项目文件和档案数据。尽管各种类型的批准文件的生成是定期的，但由于特定的工程事件，仍然会生成相当多的文档和档案，因此它是随机的。

1.4专业性和综合性。建设项目文件和档案涵盖建筑，市政，消防等各种专业，以及机械，电子，声学等各种学科。附属于不同的专业对象，同时整合质量，进度，成本，合同，组织，协调等方面，它还取决于不同的载体流动，因此它是专业和全面的。

2.建筑工程档案资料管理的内涵分析

建筑工程的档案资料主要是指建筑工程的项目从立项开始到验收结束整个过程中，所产生的过程资料。建筑档案资料具有真实性的特点，同时还具有单一独立性以及实用性。为了确保档案资料的完整、安全以及准确，必须要做好档案资料的管理工作。建筑工程档案资料一般应该进行验收。

建筑工程档案资料所包含的内容包括建筑工程的各个环节，涉及内容比较广泛，一般可以分为三个方面，一种是综合性文件，主要包括计划书、上级批准文件以及政府要求拆迁等相关文件，同时还包括工程相关合同，以及审计内容等；还有一种属于工程施工文件资料，主要包括竣工生产的报告以及立项报告，图纸设计、变更等过程中产生的生成性报告等，同时还包括例会内容、事故处理等资料。第三种工程档案资料是属于竣工图。竣工图不仅仅包括工程竣工后的图纸，同时还包括建筑工程的平面布置图、接线图等。

3.建筑工程档案资料管理工作的重要性

档案资料的完整性是保证建筑工程施工质量的基础，由于建筑工程的施工工序复杂、涉及范围广泛，这在一定程度上增加了档案资料管理工作的难度，也正是因为如此，更应该不断强化和完善建筑工程的档案资料管理工作，让其管理更具有科学性，同时档案资料的管理工作也是建筑企业内部控制体系整体水平的一种提现，它可以很好的反映出档案资料管理者对于企业内部管理的重视程度。对于部分建筑工程项目来说，如果其存在着档案资料管理上的问题，则将整个工程的当作是不合格工程来处理，这也从另一个方向上说明了建筑工程档案资料管理工作的重要性。

除此之外，建筑工程的档案资料管理工作还包括了对建筑工程建设中所使用到的技术、存在着的问题、以及解决措施等的记录工作，这对日后的工程分析、检验和审核带来了很大的帮助，同时也可以为下次工程项目的建设提供宝贵的经验。对建筑工程的档案资料进行详细的分析和研究，还可以知道本次工程施工中具有的优点和存在着的缺点，这对提升将来的建设效率和建设质量有非常大的帮助。

4.建筑工程项目档案资料有效管理方法

4.1提高档案资料管理人员的专业素质，应用多种培训方式

在建筑工程的档案资料管理工作中，档案资料管理人员是工作的核心，档案资料管理人员的专业素质水平直接影响到档案资料管理水平。通过应用有效的培训手段，促进档案资料管理人员的专业素质的提高，可以有效提高档案资料管理工作的质量。建筑企业应该积极开展相关的培训活动，通过聘请专业讲师，提高培训效果，全面促进档案资料管理人员的素质水平，同时不断提高档案资料的真实性，促进归档工作的顺利进行。

4.2建立并不断完善档案资料管理制度

管理制度是建筑工程档案资料管理的重要指导，一个良好的管理制度是档案质量准确性与完整性的重要保障。所以必须建立起一个科学合理的档案资料管理制度，并严格的将其落实到实际的管理工作中，并在实行过程中不断的进行制度完善，设立一个专门的管理部分来对其档案资料进行统一的管理，同时，还要明确建设单位、施工单位、设计单位以及监理单位等项目管理该工作中的职能，将档案资料的收集、整理、存档工作进行规范化，并注重每一个环节中档案资料的的及时性、准确性与有效性，严格的进行档案资料的借阅制度，避免出现档案丢失的情况。

4.3严格进行竣工验收档案资料的检查与审阅

在建筑工程的竣工验收阶段，档案资料的准确性与完整性对其验收工作有着非常大的影响，所以必须严格的做好工程竣工验收档案资料的检查与审阅。档案管理人员应该在工程项目管理人员的陪同下，根据建筑工程的档案归档的要求去对所有相关文件进行检查、审阅，一旦发现其中存在着任何问题都应该马上进行解决，查漏补缺，确保所有竣工材料都符合真实情况。同时，还要将《建设工程质量管理条例》《工程竣工验收备案制》等相关条例落实到实际的工程验收档案资料的审核、移交中，使竣工的验收工作和档案的验收可以同步进行。对不符合规定要求的移交工作，应该采取相应的处理措施，例如：不给予《建设工程档案合格证》、建设单位不结清尾款等。从而更有力的保证建筑工程档案的完整性与准确性。

4.4严格控制已完成的检验和验收文件的质量

项目建成通过后，施工单位档案管理人员应当按照项目管理人员的要求，按照建设项目档案的档案范围要求。对项目建设中形成的各项文件进行全面检查和审核，及时发现问题，填补空白，使填好的材料真实，完整，及时。归档范围符合要求，认真实施《建设工程质量管理条例》和《工程完成验收记录制度》的有关规定。验收和验收项目的完成，接收和转移完成的文件作为整个项目验收的重要环节和内容，项目完成验收与文件验收同步。如合格的项目文件被移交，施工单位应签发建筑工程证书档案。如项目文件不符合要求，则不得签发建筑工程证书档案。以确保下次施工文件的完整性和准确性。

4.5积极应用信息技术，实现档案资料管理的信息化

在信息时代，建筑工程档案资料的管理工作需要积极引进高新技术，不断促进管理技术的现代化。建筑工程企业应该积极引入信息技术，促进档案资料管理的水平，通过档案资料录入系统的建设，不断促进档案资料管理效率的提高，同时实现对建筑工程项目资料信息的完整以及真实录入，有助于展开严格控制。

结语：

总的来说，建筑工程的档案管理资料对提高工程施工效率、改善工程整体质量、提升企业经济效益都有非常重要的意义。在建立和完善管理制度的同时，还必须确保将管理制度落实到实际的管理工作中，及时的进行档案资料的收集与整理，这样才可以更好的确保资料的准确性与完整性，并注重对管理人员的培训工作，为改善档案资料管理方法提供最有利的基础保障。

参考文献：

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[2]孙丽燕.工程档案资料管理工作的思考探讨[J].城市建设理论研究，2014（9）

[3]张丛祥，吴纪宁.对省“工程档案资料管理规范”的理解与思考[J].中华民居旬刊，2014（27）