办公室工作的职能与建设

魏崴

魏崴（哈尔滨热电有限责任公司，黑龙江哈尔滨150046）

摘要：文章介绍了办公室工作的职责与作用；办公室工作应遵循的原则；办公室工作人员应处理好的关系；办公室人员加强自身建设的内容等。

关键词：办公室工作；作用；自身建设原则；关系

办公室是一个为本机关、本单位领导工作直接服务，承上启下，协调左右的综合办事机构，是上情下达，下情上达的枢纽，它代表着机关的形象，具有举足轻重的地位。政务信息作为办公室的一项职能工作，越来越为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识办公室及政务信息工作的重要性，做好办公室及政务信息工作，对于确保各级领导正确决策，提高办事效率，推动事业发展，具有十分重要的意义。

1办公室工作的职责与作用。

1.1办公室的职责。文件收发传阅，文书处理归案，打字复印传真，公章印鉴保管，综合材料起草，事务检查督办，会议安排记录，有关问题调研，征询群众反映，传达领导意见，参谋助手跑腿，接待买票订饭。别人不管的都管，别人不干的都干。工作虽然杂乱，样样不可小看，一个环节怠慢，就会影响全盘，人员应当敬业，在平凡的岗位上做出不平的业绩。

办公室有这么多项的工作任务，处于如此重要的地位，那么办公室如何才能发挥好自己的作用，为单位的工作搞好服务呢，我体会要处理以下几个问题和关系。

1.2办公室工作应发挥好自身的基本作用。（1）领导的参谋和助手作用。办公室人员是领导的耳目和左右手，要当好助手就必须熟悉上级文件精神，了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况，了解和掌握一个时期内职工的思想情绪。对这些情况，办公室要及时调查收集、分析研究，得出正确的看法，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。（2）承上启下与协调工作的作用。办公室是一个单位工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作，化解各种矛盾的作用。办公室人员必须加强政治理论的学习和各项工作的方针政策、规章制度的学习，不断提高理论水平、思想觉悟、办事质量。做到思想敏捷、处惊不慌、沉着应对、正确衔接，既不将复杂的问题简单化，更不将简单的问题复杂化，实事求是地科学有效地处理好各种关系，为单位工作的顺利开展奠好基铺好路。（3）单位的窗口与门面的作用。外单位人员前来办事，首先接触的是办公室的工作人员，办公室人员的着装打扮、精神面貌、语言表达、办事水平均代表着一个单位的形象。办公室人员要不断提高自己的综合素质，加强职业道德修养，对前来办事的内外部人员要热情接待、周到服务。即便遇到特殊情况，也应不急不燥，心平气和，使办事者高兴而来、满意而归。

2办公室工作必须牢记遵循的三项原则

2.1应遵守保密的原则。办公室人员因工作关系要经常接触领导和一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要决定。凡是单位的决策都比其他人员先知晓一步。这就要求办公室人员必须有高度的保密意识，一项决定在没有公布之前，都属于保密，如不注意提前泄露，就可能给工作造成损失。办公室人员在工作中要做到，知道的不要乱说，不该知道的不要打听，切实做到知情不泄密，谨言慎行。

2.2应遵守准确的原则。办公室工作的准确性涉及的方面很多，简单的说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。做到这些，就必须态度认真，作风过细，工作扎实。譬如阅文，就应该细读深思，领会文件精神，熟悉工作要点，牢记批复时间，做到博闻强记，理解准确，胸有成竹。当领导或同志们问到某文件的内容及某件事的办理情况时，应回答得八九不离十，不能含糊其辞，望文生义或者凭想象答复。又比如发文，我们就应知道文书工作就其范围来说，是属于一个单位内部的工作，但其影响却直接关系到政策、规章制度、工作任务的贯彻及部门之间的联系。它是连接决策与执行的桥梁，从决策到实施，都要通过文书处理的程序方能实现。

2.3应遵守时效的原则。办公室上情下达、下情上报的这一工作性质，决定了其工作必须讲求时效。因为单位所有的决策都是因事而定的，所有的文件都是因事而发的，办公室的使命就是使这些决策、这些文件在规定的时间内贯彻落实，确保各项工作任务的预期完成。这就要求办公室的工作人员要有高度的政治责任心、良好的工作作风，办事既要准确无误，又要雷厉风行，该当天完成的工作不能拖到明天，该在一定期限内完成的任务不能逾期完成。所以，办公室人员在工作中要始终保持一丝不苟的工作态度和严肃紧张的工作作风。

3办公室工作应理顺好三个关系

3.1工作要到位但不能越位领导没想到的办公室要想到，领导没看到的问题办公室要看到，领导没预见到的事情办公室要能预见到，领导手头没有的资料办公室要备有，领导需要的情况或资料办公室要能随时提供。这就是参谋、就是服务。办公室的参谋服务一定要到位，但一定不能越位，不能代替领导决策。

3.2工作要牵头但不能当头。办公室的工作地位和作用决定了办公室在许多工作方面要受领导委托组织牵头，要把领导的意图、班子的决策传达贯彻下去，要把单位的工作情况汇报上去，要和内外部单位打交道。在工作关系的处理上，办公室要注意摆正位置，明确自己的职能是协办服务，与人共事要平等相待，密切合作，不能越权当头。

3.3工作要认真细致密抓重急。办公室的工作虽然琐碎庞杂，但每项工作都比较重要，都必须认真对待。对工作要根据各工作人员的文化素养和性格特点科学分工，尽量使每个人的特点得以充分发挥。在抓工作上不能事无巨细，主次不分，保持一个水平。要学会抓重点、抓大事。单位各个时期的工作都有其侧重点。

4办公室人员加强自身建设的内容

4.1要坚持长期学习的原则。学习邓小平理论，以解放思想，更新观念，适应改革开放的时代，跟上时代发展的步伐；学习江泽民同志“三个代表”的重要思想，以强化对办公室工作的认识，增强使命感和工作责任心；学习办公室工作业务，以更新知识，不断改进工作，提高工作质量；学习同行者的工作经验，以改进工作方式和方法。使办公室工作的质量和效率不断提高，更好地为单位的发展服好务。

4.2要乐于吃苦乐奉献的原则。办公室工作的性质要求办公室的人员作息时间要与他人略有不同，要早上班，晚下班，有时候还要加夜班。这就要求办公室人员要树立乐于吃苦不计得失的精神。正确处理个人与集体，工作与家庭的关系，要敬业爱岗，任劳任怨，在平凡的岗位上做出不平凡的成绩。

4.3要乐于奉献。办公室的工作无非是一些收发、抄写的日常事务性工作，实际上工作的份量不轻松，不产生直接效益，只是在幕后为单位工作和领导服务，个人难以出头露面。有人说：办公室的工作是为他人做嫁衣不是没有道理。因为你写的报告、讲话、新闻报道都是总结宣扬别人。单位和职工受到表彰奖励，其中也有你的一份功劳。

5办公室主任应抓好七字经的工作核心内容

办公室主任是一室之长，办公室工作搞的好不好关键在主任的领导。办公室主任要挂好帅，领导大家干好工作就应念好七字经。也可以叫七字诀，即：敏、谋、快、敢、勤、实、宽。

结束语

办公室主任还应与时俱进，发挥创新性，思维性，最大限度地把本职工作作好。办公室的人员属于领导身边的人员，所从事的工作与领导工作息息相关，珍惜岗位，尽职尽责搞好工作。要处理好公与私、名与利、获取与奉献、权利与服务的关系，摆正位置，当好参谋，依法依纪履行好自己的职责，为单位的建设做出应有的贡献。