对传统载体档案数字化的思考

张瑞萍

山西省阳泉市第一高级职业中学045000

摘要：传统档案数字化是利用计算机等技术处理手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。文章通过档案数字化应遵循的基本原则、目标价值追求和档案数字化的组织管理、安全保护等方面提出了档案数字化过程中需要注意的各种情况。

关键词：传统档案档案数字化

2014年底，中办国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，把“加快推进传统档案载体数字化”列为信息化建设的重要内容，提出了数字档案馆（室）建设、传统载体档案数字化和数字化过程中的安全防护三项重点任务，而传统档案载体数字化是影响数据库建设和网络利用的关键节点。下面，结合对《意见》的学习理解和档案数字化工作实践，从档案鉴定、利用、安全保护等方面谈谈自己的认识。

一、鉴定先行，是保证档案数字化质量的内在要求

馆藏档案数字化首先面临的问题是挑选什么档案进行数字化？科学圈定优先档案数字化的范围，剔除重复和无用档案，保证数字化的质量和效率，档案鉴定必须先行一步。从实践经验看，档案鉴定应该遵循以下原则：

利用优先原则。方便人民群众利用是档案数字化建设的目标追求。档案鉴定应根据利用者的要求和想法，对本馆（室）档案利用情况进行统计分析，综合档案利用的频次，制定数字化实施方案，优先对重复利用率高的常用档案，特别是民生档案进行鉴定和数字化处理。

反映历史原貌原则。档案鉴定是数字化前对档案信息的提炼，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除重复、无用或者无关紧要、可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真实情况。当然，鉴定必须持谨慎态度，不能背离客观真实的历史。

系统分析原则。在档案目录编研、专题专库分类上必须体现系统思维，力求做到对各个时期、各个层面、各个领域、各类载体档案材料的处理标准一致。在单个档案鉴定中，也要注意系统性、完整性，切不可孤立地抽取个别重要文件进行数字化处理而使其失去与一组文件的内在联系，因而影响到档案的整体价值。

成本控制原则。要充分利用已有的信息传输网络和平台，统筹本区域各类档案馆（室）资源，发挥专业档案馆、技术团队优势，共享人才和技术资源，分级分工负责档案文件的收集、整理、鉴定、归档，避免档案重复鉴定、重复数字化处理等无效劳动，努力实现低投入高效率。

保护优先原则。数字化存储技术开辟了档案保护和利用的新途径。对珍贵档案、濒危档案的鉴定和数字化处理，可以减少原件使用，降低人为损坏，是对重要档案最经济和便捷的保护方法。

二、方便利用，是实现档案数字化价值的目标追求

要达到数字化档案利用即时见效、方便快捷的目标要求，必须在档案数字化加工过程中，坚持软、硬件建设同规划同部署同实施。

档案鉴定与数字化同步。档案鉴定是数字化流程控制的关键节点，直接决定档案数字化的经济成本、质量和社会效益。本地国家档案馆在完成本馆档案数字化任务的同时，还要制定本区域档案数字化标准，指导区域内各类档案室自有档案鉴定和数字化处理，在接收下级移交档案时，直接对数字化档案进行鉴定，并对应条目著录数据库存储。

档案数字化与利用网络化同步。这是建立健全方便人民群众的档案利用体系的内在要求。档案数字化存储设备要与档案馆内网（局域网）同步建设同步接入互联网开放服务，并为用户提供计算机、手机等多种连接设备端口，提供数字信息资料打印等多种服务功能，推动地方经济社会建设和民生事业发展。

同步建设多种档案数据库。多种档案数据库建设既是提供网上服务的需要，也是提高服务质量的需要。数据库建设有助于整合同一区域内各级档案馆室的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用；有助于各级档案馆室对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，强化服务功能。

三、流程优化，是决定档案数字化工程成败的关键

传统档案载体数字化和利用网络化，必须从整个工作流程进行系统分析，在组织管理层面和技术层面进行流程设置，科学配置人力、物力、财力，控制时间成本、经济成本，保证档案数字化质量、网络服务效率。

在组织管理层面，完善了议事协调机构和组织指挥机构。组成由本地党委政府分管领导牵头的协调机构，保证人力、财力、物力的支持。改变原有的行政管理分工，建立一把手主抓、全员参与的管理模式。组成由局（馆）长直接领导，馆技术部门提供支持，管理部门提供档案，专家提供指导的高效组织体系。

在技术管理层面，要抓住文件级目录数据录入、档案鉴定、全文数字化、数字化后档案实体整理四个环节，坚持流水作业，集中办公。人员配备视办公场所、数字化加工设备确定。

四、安全保密，是档案数字化建设的底线

网络环境下，档案存储和利用都面临安全和保密问题的考验。传统载体档案数字化成果依赖于数字化设备而存在。由于数字化文件所依赖的技术和设备更新换代快，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的保护造成一定影响。因此，必须选择不同载体进行数据备份、脱机存储。比如，采用移动硬盘、光盘、服务器备份等方式保存档案信息。其次，还可以采用“异地备份”的存储方式。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要，一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，方便管理和利用，但是安全性不够。因此，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份。

对于涉密档案，无论是在数字化处理环节，还是在网络环境下，都必须有足够的保密意识，加大安全保密执法检查力度，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。要建立健全并严格执行各项保密规章制度和责任追究制度。同时，要切实改善档案保管保密条件，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。

档案数字化是大势所趋，档案数字化建设的目的就是要让利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息，使档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。