企业档案管理体制在现代企业制度下的运用思考

王丹

哈尔滨广宇房地产开发有限责任公司

企业档案管理体制主要是指企业档案管理的组织制度和形式。我国现行的企业档案管理体制是企业档案工作在档案行政管理部门的宏管理下，依托现有的企业主管部门，由档案行政管理部门与企业管理部门密切配合，分级管理与属地管理相结合的管理体制。

一、企业档案管理体制面临一些新问题.

外部环境的变化对现行企业档案管理体制的冲击。随着政府政治体制改革的进行，政府机关精简、合并，一定程度上削弱了对企业档案工作的行业监督、指导；企业集团和二级企业的关系由原来的上下级关系转变为以资产为纽带的新型关系,企业集团内部系统的行政管理被削弱，档案行政管理部门在企业行政管理职能的组织基础也进一步削弱；国企改革的重点是减少政府对企业的行政干预，企业的事交由企业自己去办，但由于改革尚不到位，政府对企业工作的监管方式并没有发生明显变化，"政府越位、缺位和错位"的现象并没有从根本上得到解决。二是企业内部环境的变化要求现行企业档案管理体制发生变革。现代企业制度下企业所需投资的所有权属于投资者，企业拥有一切出资者投资所形成的全部法人财产权，这样，企业由原来单一法人变成了多法人的企业集团。由此，企业内部在管理上发生了根本变化，档案部门也由过去的"单设一个"变成现在的"分设多个"，于是出现了集团内部的档案管理不能形成统一的标准，呈现互不相干、自我封闭、各自为政的状态问题，这对过去产权单一国家所有制形式下形成的单一集中管理体制，势必造成一定冲击，客观上要求其有所变革。三是企业产权变动使企业档案管理体制发生变化。现代企业制度下，企业重组、产权变动时有发生，产权一旦发生变化，档案也要随之转移，档案管理形式也要发生相应的变化。在实际工作中，企业产权发生变动后，其档案管理就显得无序甚至混乱，有些部门能按规定将档案移交到档案部门或其上级主管部门，但多数企业档案无人管理，归属与流向不明确，造成档案丢失、损坏。这也有悖于现行的集中统一管理企业档案的管理体制。因此，随着市场经济的发展，现代企业制度的建立及国家经济体制改革的不断深入，改革企业档案管理体制中不适应当前形势发展的环节已十分必要。

二、转变观念，

提高认识。在市场经济发展不断深入的今天，企业领导者应摒弃计划经济关于企业档案管理的传统思想认识，转变思想，更新观念，提高对档案工作的认识，认识到档案工作在企业发展中所起的重要作用：企业如果不注重对档案信息资源进行有效积累、管理和开发利用，企业就会在改革的浪潮中失去方向。要提高企业管理人员的档案意识，通过对《档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案管理规定》的宣传，使企业管理人员认识到档案是企业的财富，是企业宝贵的信息、资源和无形资产，是企业做好各项工作的重要依据，也是企业解决各种纠纷、保障企业合法权益的不可替代的证据，企业档案管理和企业生产经营管理密不可分。

三、推进依法治档。

《档案法》是我国第一部关于档案工作的专门法律，为企业档案依法管理提供了保障。市场经济是法制经济，企业档案工作也要相应纳入法制轨道，企业管理者应把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。《档案法实施办法》规定："机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。"任何企业都应执行。企业档案管理者应加强法制观念，时刻以法律的准绳来衡量自身的档案工作，要依据现代企业制度和转型改制的实际情况，积极配合档案行政管理部门制定出适应企业发展需求的管理制度，减少档案制度原则性条款，增加可操作性条款，以规范企业档案工作行为，真正做到有法可依、有法必依。档案行政管理部门也应全力推进"依法治档"，在指导、监督、检查企业档案工作时，要少些行政命令，多用法律来规范企业行为，正确认识和处理行政执法和业务指导的关系，根据当前企业所有制多元化的特点，制定不同的办法、制度，采取不同的指导监方式，推行档案业务指导监督形式、内容和方式的多元化。对国企的改革，档案行政管理部门必须依法加强重点监控，以防止国有企业档案在产权变动过程中流失。

四、充分发挥企业行业主管部门的作用。

按照国务院机构"除部委一级局有部分直属企业外，一般工业局不再直接管企业，地方的情况也大体如此"的规定，原有企业的专业主管机关职能将发生变化，已很难像以往那样实行按专业集中统一管理档案，对企业档案的管理将转为以"块"为主的管理体制，所以对企业档案工作的管理应大大依靠各级行业部门。一是吸取"条块"结合的历史经验，从中央到地方各级档案行政管理部门与相应各级行业部门实现有机结合，依靠他们从宏观上对企业档案工作提出规范化管理要求，并争取纳入企业资产管理的范畴；二是档案行政管理部门依靠各部委作为对所属企业档案工作进行宏观调控的一个支撑点，积极做好企业档案工作。

五、组建新型档案机构。

一是建立企业档案协会，承担业务指导、经验交流、业务研讨等方面职能，在档案部门或行业部门与企业间起到沟通、交流的作用，及时传达上级有关档案工作的精神。企业档案协会还可将档案行政管理部门的一些信息传达给会员，将会员的一些建议反映给档案行政管理部门。二是成立社会化服务组织，如档案寄存中心、档案事务所等。

在计划经济时期建立起来的企业档案管理体制,已很难适应现代企业制度下企业生产、经营合作化的要求。因此,改革传统的企业档案管理体制势在必行。应改变过去直接、命令的微观管理方式,并转向以宏观调控为主,实行依法治档,集中精力抓好档案立法与执法监督、计划协调、制订规范和标准等几方面的工作,同时要充分依靠行业部门和各种组织、中介机构等。

参考文献

[1]马忠魁.《属地管理:企业档案管理体制的发展趋势》,2003((02)

[2]吴德贵.《关于深化我国行政管理体制改革的几点思考与建议》,2003(11)

[3]黄艳琼,钟祛非.《现代企业制度下国有企业档案微观管理体制初探》.2013(09)