人事档案管理的重要性及优化的几点建议

吴永波

吴永波

大庆石油管理局农场黑龙江大庆163453

摘要：近些年，人事档案管理信息化对档案管理人员提出了更高的需求和标准，因此，本文的研究思路主要是通过对人事档案管理中的各种问题进行详细剖析，并且提出相应的完善措施。

关键词：人事档案管理；重要性

1人事档案管理工作的重要性

1.1人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分

人事档案可以确认个人经历、学历、职称、社会关系、奖惩等。从人力资源开发与管理的角度看，人事档案可以为个人求职和单位招聘人才提供大量丰富、动态、真实、有效的原材料和数据。在人们的日常生活中，人事档案中起着重要的作用，它可以证明一个人从学校到不同岗位在不同时期的生活轨迹，是用来记录学习经历、工作经历的。在现代劳动管理中，人事档案的作用涵盖了许多方面：人事档案管理部门可以为员工提供办理护照和香港和澳门通行证的相关手续；根据档案确定退休年龄；代缴纳养老保险、失业保险等等。

1.2人事档案是科学使用人才的重要参考依据

随着中国的改革开放的深入发展，人事档案管理工作也发生了很大的变化，现代档案管理工作越来越规范，对我们加强人事档案管理开发和利用提出了更高的要求。人事档案是由本人的原始材料和历史文献组成的，它充分记录了个人的政治思想和性格、业务能力、知识水平、工作状况和工作业绩。为组织部门全面地、历史地考察了解和使用人才提供依据，并为国家积累档案史料。人事档案管理工作作为一项基础性和服务性的工作，其管理内涵、标准、方法和手段是随着社会的发展和人事制度的改革而不断更新的。人事档案反映了个人经历、工作能力，人事档案由于其真实性、原始性、较强机密性，是考察人才的重要研究手段，了解人才，那么，管好用好人事档案，对人才资源开发中起着重要的作用。

1.3人事档案的真实完整性是人事档案管理部门工作的具体体现

人事档案的真实完整性是人事档案管理部门工作的具体体现。因此，人事档案管理要实现这一目标，必须不断提高管理水平，创新管理方法，认真落实人事档案管理制度，规范人事档案管理，让工作更加细致、合理、有效。

2人事档案管理中，目前存在的问题

2.1内容完整性欠缺

目前，从普遍情况来看，一些机构或部门的人事档案，内容完整性上是大大欠缺的，常常会出现材料缺失、不齐等现象。如，单位每年对员工个人都进行考核，考核表应该进入个人档案。但经常造成人员调动时档案缺少考核表时有发生的现象。甚至，大学生在校读书期间的学习成绩表都漏放到学生个人档案。同时，对于一些科研、骨干人员的业务能力或者科研学术水平等，都很难从个人档案中体现出来。这些问题造成绝大多数的人力资源部门不能通过人事档案考察和了解人员的基本情况。

2.2履历材料严重失真

在一些机构或单位中，存放的一些人事档案中的履历材料往往严重失真，缺乏可信度，充满虚假性。比如，人事档案前后内容不衔接，首尾不齐，对于人员的一些基本资料，比如文化程度、真实年龄等都有擅自篡改，不具有真实性。这样人事档案整体的利用价值以及真实性都难以得到有效保证，也不利于日常人力资源管理工作的开展。

2.3人事档案管理部门的工作人员信息技术不高

在当前的信息化时代中，网络已经成为大众生活工作的得力助手。在开展人事档案管理工作的过程中，结合信息技术开展工作能够有效降低人事工作人员的工作压力及工作难度，同时也能够提升整体工作的效率。但是通过调查分析显示，在当前的企业发展过程中，大部分企业的管理人员仍旧坚持传统的管理理念，运用人工手段开展档案管理工作，使得整体的工作质量无法得到提升，也无法趋向于信息化发展。此外，在当前的企业管理工作中，大部分人事部门的招聘条件都比较低，进而使得其中的工作人员都缺乏一定的工作素养，也没有较为成熟的信息意识，甚至部分工作人员根本不会借助信息技术开展工作，进而造成企业资金的浪费，同时也无法提升整体的工作效率。

3解决企业人事档案管理工作问题的对策

3.1人事档案管理创新化

对于目前人事档案管理过程中存在的问题来说，更好地完善人事档案需要用创新的思路来看待，紧跟时代的步伐。因为目前计算机技术和信息水平的飞速发展和进步，人事档案管理也在日益进步和发展，有更多新的机遇和挑战出现，所以，人事档案管理需要不断创新，推陈出新，根据时代的要求，紧紧树立创新观念和意识，打开思路，不拘泥与现在，时刻更新观念，争取积极探索出一条适合自身实际情况并且和市场经济接轨的全新人事档案管理制度和体系。

3.3提升招聘的条件，培养高素质高水平的管理团队

在开展企业管理工作的过程中，人事档案的管理工作占据着较为重要的地位。从某种程度上来说，人事档案的管理工作质量会对企业的发展造成直接的影响。因此，在实际的工作过程中，企业的相关管理高层就需要注重人事部门的管理工作质量。首先，企业的高层管理人员应该提升企业人事专员招聘的条件以及强度。第一，应聘人员必须要经历过相关专业技能的培训，并从相关专业院校毕业；第二，应聘的人员应该具有相关的管理证书及职业证书；第三，在确定前两个条件后，企业的内部人事工作人员可以组织应聘人员开展入职培训，为其讲解企业的内部文化以及工作性质，在实习期内，应聘人员没有犯严重错误，并能够完成职业考核后，企业内部人员可通知其正式上岗，从根本上提升人事管理部门工作人员的职业素养，同时也能够提升人事档案管理工作的质量。其次，针对企业内部的人事管理工作人员来说，企业不能无原因地对其进行调配以及解雇，因此，企业可以针对这部分工作人员开展培训工作，组织其开展相关的职业活动以及职业讲座，使其能够意识到自身对企业发展的重要性，提升其自身的工作水平以及工作意识，以保证人事档案管理工作的稳定开展。

3.3人事档案信息网络化、标准化、数字化

首先，从人事档案信息网络化来说，就是以借助互联网平台，在遵循档案管理条例的前提下，对人事档案信息资源实现跨区域共享。与此同时，基于人事档案具有保密性特点，对拥有人事档案保管的相关部分给予查阅权限，使其通过网络可以自由查看档案信息，反之，没有保管权限的企事业单位则不可查阅。其次，人事档案信息趋于标准化。在人事档案管理发展进程中，以系统软件对人才信息资源实现整合，以较为便捷的方式，实现全国人才信息资源共享，在网络化和软硬件的条件支持下，促进人事档案信息的标准化，以便在全国范围内进行统一调配。最后，在计算机技术的支持下，我国人事档案管理逐渐向数字化趋势发展。数字化信息系统的基础平台上同时还要注意：第一，制定数字化信息系统框架，选定相应的软件进而制定档案输入规范标准。第二，保障传统纸质档案资料和数字资料之间的协调统一。第三，对后期管理加强力度，还要关注应用软件是否需要升级的需求性。

总结：随着我国经济改革速度的加快，对人事制度也提出了新的要求，针对当前人事档案管理制度存在的弊端，迫切需要结合我国实际情况进行深化和改革，进而提高我国在人事档案管理工作上的服务水平和质量，也能够推动企业的稳定化发展。

参考文献：

[1]王梅.探究新形势下人事档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2018（1）.

[2]鲍群涛.我国人事档案管理发展方向的探索[J].才智，2013.

[3]张欣.人事档案管理的重要性及优化分析[J].中国高新区，2018（9）.