更新档案管理理念实现档案管理科学化岳字

岳字

巨野县妇幼保健计划生育服务中心274900

【摘要】作为个人信息的全面真实记录，人事档案涵盖个人政治、学习以及工作等方方面面的内容，是我国人力资源的重要查阅信息数据。进入信息化时代以来，如何改革人事档案管理制度，使其与时俱进，在发挥我国人才资源优势这一进程中发挥其参考作用，是档案管理工作者必须思考的问题。本文将探讨相关措施，变革管理理念，提升科学化水平。

【关键词】人事档案；理念；管理水平；科学化

一、人事档案管理现状

1、人事档案管理理念陈旧

随着国民经济的发展，我国提出创新驱动的发展战略，其中更是突出强调理论创新为先导。理论创新之所以重要，是因为理念指导行动，在人事档案管理工作中亦是如此。长期以来，人事档案管理工作观念陈旧，已经阻碍了人事档案管理工作的与时俱进，主要体现在以下两方面。

第一，人事档案管理不能得到充分重视。首先，人事档案没有得到当事人的重视，毫无疑问，这为人事档案管理部门的工作的开展带来了极大不便。很多人对于自身档案的重要性、安全性、有效性以及日后的广泛应用性都不能给予足够重视，造成档案的残缺，给自身发展造成莫大损失。其次，人事档案也没有得到相关管理部门的重视。一直以来，管理人员只是简单的认为档案管理的工作无非就是保管的工作，只要在简单记录抄写的基础上，有效建档、存储、保管就是工作的全部内容。自身只是档案的看护人，这样的工作乏味且没有意义。往往形式主义，应付档案工作，机械的填上条条框框。坚持保守的观点，只要保证档案不丢失，在接到档案调档时候能够拿出，就算完成自身工作，在这样的管理理念的指导下，形成和保管的人事档案对日后人事参考信息不会有太大贡献，这一问题亟待解决。

第二，不善于通过大力宣传来加强公民对人事档案的认识。

长期以来，人事档案的管理工作大多数都是由部分人员兼管，这样的弊端就是缺乏专业精通，不能及时应用前沿知识技术开展工作，尤其是不善于通过宣传工作来提高人们对于档案的认识，以至于出现个人对自身人事档案的忽视，给个人以及管理部门自身工作带来不便。如果通过各种形式进行有效宣传，就会避免个人人事档案出现丢失或者部分缺失的情况，以至于避免影响个人工作的不利后果。

2、人事档案管理方式现存问题

作为一项综合的复杂的系统工程，人事档案的管理工作必须采取合理的完善的管理方式，做到标准化与规范化，现存的管理方式存在以下问题。

第一，管理基础薄弱。由于大多数人事档案管理人员不是档案管理专业出身，致使一方面缺乏专业的知识技能，另一方面档案管理意识不够强烈，所以管理水平低下，管理内容也是局限在简单的收集、汇总、整理、建档的业务，一旦出现新的情况，不能及时有效的更新补充档案内容，档案常常是不完整的。

第二，管理手段过时。随着计算机以及信息技术的日益发展，传统的文件档案的管理手段日益凸显其弊端，手工誊录的记录方式、纸质文档的档案、人工翻阅查找的调阅手段、古老铁柜的存储空间等等手段在信息化时代都已面临淘汰。过时的管理手段，不仅浪费大量人力物力，而且档案管理时间空间利用率低下，档案管理信息化、智能化、快速化以及安全都不能很好的实现。

第三，过渡管理缺乏统一标准。日常工作中，人员调动在所难免，一旦跨单位调动，其人事档案就必须进行相应的交接，但是不同单位对认识档案的管理标准以及交接方式、期限不统一，致使部分手续不能按照规范的程序办理，结果就是一些人事档案在单位过渡的时候出现移交丢失，而且事后追究责任时候，也是无从查起。

二、人事档案管理工作完善举措

针对人事档案管理工作中管理观念陈旧、管理方式失当的现状，笔者根据自身从事人事档案管理工作中体会和总结，浅谈一下完善管理工作的举措。

1、充分重视人事档案的重要性。

人事档案是个人社会履历信息的载体，为国家以及单位准确把握人力资源提供了重要参考基础，必须充分加以重视。首先，通过多种形式、利用多种渠道有效宣传，使人们意识到人事档案对于其本人的重要意义。其次，管理部门对人事档案的管理全过程实施规范化管理，充分重视。从采集资料形成文件到建档存储，都要准确的全面进行，使得档案内容在日后的调阅参考中具备利用价值。

2、增强人事档案管理的责任意识

人事档案的管理者必须时刻意识到，自身工作事关国家人力资源的战略布局，完备的人事档案将为我国发挥人力资源优势提供强有力的支持。首先，人事档案的建档过程中，相关管理人员必须严把资料形成中的质量关，核实录入档案的信息的准确性，坚决杜绝虚假信息写入人事档案，切实保证人事档案的可靠性、真实性以及完整性。其次，在档案的日常保管中，对于外借档案，必须及时催还，避免档案资料的丢失。最后，档案转接过程中，必须准确记录交接对象、时间、经办人以及交接单位，形成完善的交接手续，同时交接手续要有本人亲笔签字加盖单位公章。

3、建立健全档案管理体系

完善有效的人事档案的管理工作必须置于完善的管理制度体系框架。通过一系列与具体实际相适应的管理制度原则，辅之下级单位制定的具体的管理措施，使得日常人事档案的管理工作有章可循，做到标准化与规范化。为建立健全这样的管理体系，需做到以下两点。

第一，形成完备管理章程，实现有章可依。在《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规基础上，进一步在信息时代健全必要的档案的工作制度，落实好责任制，使得档案管理工作的流程标准化，充分做好人事档案的完整性、安全性和保密性工作。

第二，强化管理要求，做到有章必依。档案管理部门应该定期举办相关培训，通过再学习提高管理人员的管理水平、强化管理人员的职业责任意识以及完善操作规范。使得管理人员对档案管理工作的制度标准有清晰准确的认识，奖赏业绩优秀者，惩罚工作疏忽者。

4、加快升级硬件设施

随着计算机技术和互联网技术的日益普及，传统档案资料借用各类应用软件，将以电子档案的形式予以重新存档，文件档案的管理工作要适应潮流，对保管工作升级换代，不仅包括计算机硬件与相关管理软件的引进，还应包括一系列配套设施，如储存室湿度计、空调、除湿机和其他防护的设备，为此我们必须加大硬件的投资，确保文件管理的安全性。

5、加强档案信息化建设

应用计算机技术，建立电子档案，实现档案信息化，是加强档案管理、提高服务水平必经途径。实现档案信息化，通过人事档案的数据库的建立，使得档案业务规范化。档案信息化建设的核心就是电子档案的建立、管理与归档，借助电子档案，形成公开透明的人事信息，发挥人力资源优势。

三、结语

作为人口大国，我国必须将人力资源优势转化为人才资源优势，通过人事档案信息，实现对人才信息的有效把握，事关我国发展全局。在信息化时代的今天，我们必须更新档案管理观念，在保密性与安全性的原则下，建立健全档案管理系统，规范管理指标，实现人事档案的信息化管理，实现档案管理工作的跨越式发展。