浅谈企业档案的收集工作

贾慕云

贾慕云

天津港（集团）股份有限公司天津塘沽300450

企业档案是企业生产、技术、科研和经营、管理等活动的真实记录，它作为与企业同步发展的无形资产。在一定时间、地点和社会历史条件下，一个企业的各个部门的生产经营管理活动既严密分工，又密切协作，相互依存。反映在形成的文件材料上，相互紧密联系构成企业宝贵的信息资源，在企业发展中发挥着积极而重要的作用。

这里从一个企业档案管理者的角度谈谈企业档案的收集工作，和大家进行一些交流。

一、收集工作是企业档案工作的起点

首先，档案收集是企业档案工作中至关重要的一环，是档案工作的起点和源头。

收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件。我们都知道，档案工作的对象是档案，如果没有档案也就不会有档案工作。档案的收集是档案工作的重要基础，没有这个起点和源头其他工作环节就无从谈起。所以档案收集工作的质量将直接影响档案工作其他整理、鉴定、保管、编研等环节，尤其影响企业对档案的有效利用，失去了利用价值的档案工作，将失去其在企业的生命力，所以档案收集的齐全与否至关重要。

其次，档案收集工作是企业档案资源积累的重要一环，关乎着档案工作的生命和延展。

直接影响到企业档案数量的多少和档案工作规模的大小，也影响着企业档案的质量水平高低。对国家规定应该归档的各种门类和载体的企业档案，通过企业各部门相关工作人员的努力，按时集中立卷归档，经过企业档案人员的系统整理，形成企业宝贵的档案资源，为日后查考利用带来便利，同时保障企业各项工作的有序开展。按照我国《档案法》要求，任何单位和个人不能将档案材料据为己有。只有通过一年一度的档案收集整理立卷归档工作，才能把档案集中到企业档案室乃至未来集中到档案馆，实行科学集中管理，为国家和子孙积累宝贵的信息财富。

再次，档案收集是企业档案工作中基础性的一环，决定着档案工作的其他环节。

档案收集工作的生命在于齐全完整的留存、科学合理的管理和方便有效的利用，维护一个企业全部档案的完整性，并使之科学整合为一体，收集工作只管重要，这就要避免档案的分散存放问题，要求企业档案人员在档案收集工作中必须重视企业档案产生情况、滞留部门的调研摸底，了解掌握应归档材料的形成、流动、管理、使用等方面信息，以便科学地安排和指导各部门的档案移交工作。企业档案人员要主动会同各部门文书、资料、档案人员执行相应的工作流程与规范，并加强对所属单位的档案工作进行监督、指导与检查，提高档案收集工作的质量，做好归档的各项准备工作，确保各部门移交档案的质量、时间和数量。要注意防止有的部门把需要移交的档案当作部门或个人私有财产不愿移交，使档案长期分散保存在形成部门，成为账外档案甚至造成遗失。要注意在收集工作中妥善处理局部与整体、当前与长远的关系，做到既有利于保护国家的历史文化财富又方便社会各方面的利用。

二、企业档案收集工作中常遇到的问题

企业档案收集工作如此重要，但在目前一些企业中还存在收集不完整、不及时、不重视等情况，很多档案因此散失在档案部门之外，有的已经给企业发展带来影响，处在不可弥补的境地。分析造成企业档案收集不善的原因，归纳起来主要有：

1.思想观念不强，没有认识到档案收集的意义

一些企业领导没有对档案收集工作予以高度关注，认识不到档案收集工作是是档案工作的重要起点、档案工作生存的重要条件、档案工作质量的重要标准，这种程度不同的认识上的不足，导致对档案工作不够重视，忽略对档案收集工作的领导和保障，影响收集工作的开展。

2.责任心不强，导致档案收集工作缺位

一些企业的档案工作人员工作责任心不强，有多一事不如少一事的思想，顾虑于档案的收集乃至收集后产生的人力物力支出增加企业负担，不愿不敢抓档案收集工作，直接导致档案的收集不全。也有一些部门档案人员，因为多为兼职，难免对档案工作理解不到位，导致分不清哪些文件该归档，造成企业重要文件材料应归未归。

3.受条件制约，难以实现档案齐全保管

一些企业档案保管条件有限，人力物力投入不足，实现不了集中统一管理，使得一些档案人员局限于管好现有的档案，不热心再收集新的档案。既使收进新的档案，也受保管条件的制约，如档案库房饱和、档案人员与档案数量配备比例达不到国家要求，使新接进的档案不好得到有效的保管。

4.缺乏制度保障，收集工作不规范

一些企业缺乏档案收集制度建设，要么没有制度，要么制度不可行、难以操作，使档案收集工作无法按照规定进行，缺乏具体的指导，无章可循和专门的收集方法。分散在各部门、个人手中的档案材料，难以集中到企业档案室进行科学管理。要建立和完善企业档案收集制度，对各类档案收集时间、应归档时间进行划定，对归档文件材料的质量提出要求，以确保各部门能按照制度约定自主移交符合归档要求的档案材料。

5.日常管理分散，难以收集全覆盖

企业档案产生于企业管理、生产、技术、科研和经营等多个部门，注定在形成和使用上的分散，需要建立适应企业活动特点、体现企业规范化、科学化管理水平的档案收集办法，有效地是分散的档案集中起来，使档案工作的发展与企业发展速度同步，为企业各项工作的开展创造条件，积累更多的信息资源。

6.文件使用者为利用方便，上交不全

产生档案部门的有关人员，由于在工作中要经常使用到这些材料，如果移交到档案室后，查借阅要办理相应的手续，还要受限于时间、场地等因素，显然是麻烦很多了。于是产生不想移交的心理，造成档案散存在各部门，乃至个人手中。

7.基于保密等要求，特殊档案不便于集中管理

一是特殊载体的档案，由于载体形态各异，保管要求不同，如磁性材料的档案、实物形式的档案，档案室存储空间有限，不愿意接收保管。二是一些内容涉密度高的档案，如纪检档案、安全保卫工作档案、组织人事档案等，形成档案的部门不希望交出，档案室也不愿意对其进行接收管理，造成企业整体档案的被分割，缺乏有效管理。

三、采取有效措施，确保档案的齐全完整

就一个企业而言，所谓档案的齐全完整是指归档的文件材料能够系统地、真实地反映该企业的工作面貌。通过某一年度归档的文件材料，就能了解这个单位该年度的基本工作情况，如果查看企业的全部档案，就能知道这个单位的整个历史。所以，档案材料的齐全完整，对企业的很多工作的意义都是非凡的。在推进企业档案工作方面，应该从以下几个方面予以着力：

1．高度重视，明确档案工作责任

领导重视是成功开展各项工作的一条普遍经验，凡是企业某项工作成绩突出、进展顺利、效果显著，一定是领导高度重视的结果。只有领导重视、对档案工作有了较全面的了解认识，明确档案工作的作用和意义，才能在体现在工作组织上的有力，并不仅是层层讲话、下发文件，更要率先垂范，亲历亲为，统筹到位，分工到位，责任到位，把各项措施落到实处。企业各部门主要负责人是本部门档案工作的第一责任人，承担着对档案工作具体领导、指导的职责，要实行任务分解，责任到人，一级抓一级，层层抓落实。各专兼职档案人员是部门档案工作的具体责任人，具体承担档案各项业务工作，要会同各部门相关工作人员将工作中形成的资料，以较强的档案意识，认真配合企业档案室做好档案收集、整理和移交等工作，并自觉接受监督、指导和检查，按要求完成档案归档任务，将经手的材料按制度做好留存为集中整理和移交做好基础。

2．协同配合，确保档案完整齐全

企业是一个有机的整体，企业管理是一个完整的系统，企业各部门工作既是整体中的一个组成部分，又具有相对独立性，每个部门形成的档案都直接反映本部门的职能活动。还有企业的一些跨部门有分工的工作，是在多个部门配合下共同完成的，因此形成的档案材料也会涉及多个部门。企业综合档案室人员要有强烈的使命感，主动会同各部门做好归档工作，督促各部门积极配合，确保档案资料完整、齐全。针对一些同志只图自己使用方便，不愿移交文件材料的情况，可以通过改善服务质量，提高服务水平来赢得他们自觉自愿地把应归档的文件材料拿出来归档。材料归到企

下转第434页

业综合档案室后，要在提供利用服务上采取多种形式，如开展电话查档、网络查档、微信查档等，查档人不必到档案室来，就能够得到档案部门的服务，解决查档难问题，让归档者体验到材料放在档案室比放在自己手中查找还方便、还及时，从而愿意配合档案人员及时做好材料移交与归档。

3．健全制度，防止文件材料散失

应强化档案专兼职人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序。企业的归档工作应纳入各部门的职责范围，在建立岗位责任制、对部门的考核等制度时，应当把归档工作作为其中的一项内容来约束，以切实保证档案的齐全完整。由于企业各种门类和载体档案材料形成时分散在各部门，有的产生周期还较长，要使这些材料转化为完整系统的档案，该归档的都归档，必须靠完善的规章制度加以约束。一份材料的各个组成部分要齐全，原件、底稿、附件、图纸等要成套归档，声像档案要将原件和文字说明一同归档，对拍摄时间、地点、内容、主要人物位置做出说明，其他数码材料要刻录成光盘归档。

4.严格标准，确保档案真实规范

在档案收集工作中要尝试推行标准化管理，如果企业档案部门接收的档案缺乏一定的标准，良莠不齐，应交的应归的未交未归，没有保存利用价值的却收进来很多，将给日后的企业科学管理带来困难。各企业除了认真执行国家关于各门类和载体档案归档的规定外，应当结合各自的实际情况，制定更具体、更完善、更符合实际的归档制度，使归档范围更合理、归档办法和要求更明确，更有利于各部门档案人员操作。通过健全和完善档案移交接收及归档制度，有效防止文件材料的散失。要实行文件传阅登记制度，使文件材料送往何部门、何人，都有签收交接的手续，文件收回时也要签字注销，确保对运转中文件的管理，有利于文件运转后的留存。同时，为缩短文件材料的传阅办理时间，档案室要及时催还。要建立企业档案移交目录，规范各部门档案移交归档范围，使每个部门明确各自年度归档要求，注重平日工作中产生材料的留存，为集中归档打好基础。

企业档案工作必须重视并做好收集工作，这是管好用好档案的先决条件，是企业档案工作的第一步。