浅析如何开展档案开放与档案保密工作王德志

王洁王德志

（国网霍邱县供电公司安徽霍邱237400）

摘要：随着我国经济水平的不断提高，促进着相关的政治、文化、科技等各领域的进步，特别是在新形势下的企业发展，更是突飞猛进。众所周知，在企业中，要求职员最多的是保密工作，如果做不好保密，那么企业内的重要数据信息就受到严重的威胁，极其不利于企业发展。本文从正确认识并妥善处理档案资源开放与保密之间的关系进行详细阐述，着重强调应在高度重视档案资源保密的前提之下，通过加大档案资源的开放力度，以满足人民群众对档案的利用需求，最终服务社会发展。

关键词：档案；保密；档案开放

随着时代的不断发展及进步，档案资源的查询借阅量明显增多，档案资源的服务对象和利用领域逐渐扩大，刺激了档案存在模式的快速转变，即由封闭和半封闭型向开放型转变。然而，在开放环节上，怎样实现档案的作用，体现档案本身价值的同时，还保证提供档案利用时不泄漏机密，是需要仔细考虑的问题。作者发现，只要正确客观分析档案资源保密和开放的辩证关系，合理解决保密和开放之间的矛盾，就能切实实现档案资源保密和开放之间的完美组合。

一、对档案资源开放举措的认识

档案资源开放是档案馆经封闭型和半封闭型转变为开放型的重要举措之一。而且档案资源开放是时代进步的必然要求，同时也构成了档案事业得以生存、发展的社会基础。《中华人民共和国档案法》第十九条规定：我国档案馆内保存的资料，開放时间通常应该从形成之日起满30年。文化、科学、经济、技术等类别档案资料面向社会的开放期限可以不满30年，牵涉到国家的安全、重大利益或者其它期满不适合开放于社会的档案资料面向外界开放期限的规定，可以超过30年。针对重要工作、活动档案，各地方根据实际情况制定重要工作档案的管理制度。一般情况，重要工作档案从放入国家档案馆之日起满6个月甚至3个月就要面向外界开放。

档案资料开放措施反映出社会的开放化程度，揭开档案部门的神秘面纱，转变成为人民群众的权利和利益服务的部门。档案资料开放，不单单是在利用范围方面的扩大，同时是对人民群众利用档案权利的兑现和承认，政治民主得到了充分体现。

二、文书保密工作存在的问题

1、时代的不同导致管理的方式问题

人们通过文字、图片等途径记录下来重要的，需进行保管的文件称之为文书档案。文书档案由来已久，在不同的历史时期人们对它的管理方式是不一样的。现如今由于时代在进步，我国对文书的管理能力很差强人意。比如在以前，文书的记录工具是比较简单的，现在随着科技的进步，记录的方式也多样化，导致管理成本比以前所需的成本要高，对管理者能力的要求也更高。我国在这方面缺少专业人才，而且经济方面也有一定的局限性，然而这一方面直接导致了文书的抗风险能力降低。

2、管理部门的严格问题

没有规矩，便不成方圆。做任何事情都必须先定好规矩，必须做到违者必究。文书档案的保密工作特别重要，但是一些文书管理重要部门却没有严格的管理，，甚至对一些向外泄密的工作人员也没有严格的管理制度，所提出的保密制度没有得到明确的实施，这样带来的不良后果很大，重者会导致企业管理脱轨，轻者就是文书档案的泄漏，也许是经济损失，也许是名誉损失。而且一些机构对文书档案库房管理也不太严格，没有落实严格的库房管理制度，任由闲杂人员随意进出，对文书的保密措施做的不够好，文书秘密随时会失密。

3.文书档案需要保密的意识问题

在当今社会，很多事情越来越透明化，随之而来的是档案的保密工作越来越低，国家要求的保密范围逐渐缩小。这也让人们逐渐降低保密意识。这样的条件下加强管理者的保密意识是无可厚非的。要增强管理者的敬业爱业精神，有条不絮的做好自己的事，把自己的工作做好，恪尽职守。即使最后文书使用完成，也不能随意的丢弃或者废品扔掉，要妥善的处理，杜绝后期造成不良后果。

三、对档案资源开放和文书保密工作之间的关系思索

档案资料保密和开放都被确定为档案工作发展的基础和要求，他们之间不是对立的存在，而是彼此依存、彼此贯通、无法割裂的整体。诚然开放和保密关系复杂，可是贯穿二者的基本原则一定要明确确定：开放是基本原则，保密只是例外。因此，只有做好了开放，才可以做好保密工作。

1、正确看待档案资源保密和开放之关系。现实工作中要正确处理档案资源保密和开放之关系，第一，正确认识两者彼此的关系。可以认为档案资源保密和开放之关系是既对立又统一的存在，是客观存在着的矛盾。档案资料的利用是人民群众的权利，《中华人民共和国档案法》的第四章：档案利用和公布，把人民群众使用档案资源和开放档案用法律的形式固定了下来。所以，档案资源的开放是保护人民群众使用档案的权利。

2、正确处理档案资源保密和开放的关系。随着档案资源开放范围的扩大及社会使用程度增多、重视度增强，档案资源的保密不可小看，我们要从以下四个方面着手，切实保证在现实工作中妥善处理档案资源保密和开放的关系，促进档案使用工作顺利进行并且快速发展。

3、热情主动的服务，同时大力宣传工作必不可少，让使用者明白、理解并且主动按照保密规定办事。要妥善处理档案资源保密和开放的关系，仅仅规定档案工作者把关严格、坚守原则是远远不够的，还要有利用者的配合及支持。档案工作者在把关严格、坚守原则的时候，还需要态度上真诚、服务上热情以此减轻甚至消除利用人员不愉悦的心绪，采取不厌烦的解释说明，使使用者明白、理解并且主动按照保密规定办事，这在利用档案工作中十分重要。

四、确保文书保密工作顺利开展而采取的措施

1、文书档案的管理

保密的文书要和不用保密的文书分开放置，这样才不会使文书工作乱成一团。应该分开设立保密工具来确保文书档案的绝密性和安全性。文书档案的不慎泄漏，带来的后果不容小觑。而且，现如今在档案管理上也有很多的弊端，对相关文档的管理工作也是有待提高。这就需要制定出一套完善的制度，逐渐解决文档管理中的各项问题。特别是人才的缺少，这也是急切需要解决的问题，国家对相关人才的培养力度需要加强。

2、文书档案使用要严格

文书档案的调用或者阅读都应该严格的进行，需要高层领导书面的同意书才可使用。认真排查会对保密档案失密和泄密的隐患，认真登记有关文书档案阅读者与知晓者，这样如果发生泄密之事，也可及时的查询原因和有关人员，从而及时的进行补救和改变计划方案等。

3、对文书档案保密的五步骤

我们要从加强、建立、保存、控制、注重出发，争取无差错的管理每一份文书档案。首先加强基础工作，打好基础的一步，才能往高处前往。然后建立企业的统一制度准则，从而对员工有约束性。接着就是保存两份文书档案，这样即使丢失或者损害的时候还有后路，当然就需要定期妥善清理文书档案。再者就是控制人员对文书档案的知晓，在没有使用前，应该减少人员知晓文书档案。最后应该注重人才的培养，只有拥有会管理的人才来管理文书档案，安全性才会有所提高。

结语：妥善处理档案资源保密和开放的关系，总的原则是可以开放的档案资料大胆对外开放，应该保密的档案资料严格保守机密，全力争取宽与严结合适度。因此，在工作时我们要遵守适度原则，以科学客观的态度解决实际工作问题，确立以“档案信息绝不能中断，档案秘密绝不可泄露”为行动指南的工作机制，在思想、方法、制度方面解决档案资源的控制和开放范围及标准。

参考文献：

[1]李激.档案的保密工作要处理好五方面的关系[J].中国管理信息化，2015（05）