浅谈供电公司城农网工程档案工作

陈菊芬

（国网浙江杭州市余杭区供电公司311100）

摘要：近年来，公司电网建设突飞猛进，归档的竣工档案成倍上升。在新形势下城农网工程档案工作要适应电力建设高速发展的需要并与之同步。因此，加强城农网工程档案建设，做好城农网工程档案管理，实现城农网档案工作自身价值，提升企业管理水平和工程建设水平,为全面小康社会建设和经济建设提供档案服务。

关键词:城农网档案工作

城农网工程档案是城农网工程建设过程中形成的历史记录，是城农网工程管理的重要组成部分，对城镇和农村电网建设、社会发展以及建设单位日后维权、解决纠纷等都具有积极意义。因此，加强城农网工程档案工作是提高工程质量的一项非常重要的工作。

一、城农网工程档案的作用

城农网工程档案是企业档案的重要组成部分。工程档案从项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，它包括从工程项目的提出、规划、设计、建设到竣工投运、评价等全过程形成的应归档保存的全部文件材料，主要有：工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容。城农网工程档案反映了建设项目管理工作的真实过程，为项目运行、维护和改（扩）建提供依据，为企业生产管理和发展提供优质服务。据不完全统计，2011年至今，到档案室查找相关工程竣工图560人（次），提供档案2000余卷（件）。这些档案对企业的电网改造、科学管理、提高经济效益以及维护企业的合法权益发挥了重要的参考和凭证作用。

二、城农网工程档案管理存在的问题

城农网工程具有周期长、流程多、涉及部门广等特点，使城农网工程档案具有多样性、复杂性、成套性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，城农网工程档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了城农网工程档案工作滞后，影响了工程各方面对档案资料的利用工作。城农网工程档案管理网络不健全，往往没有落实项目档案人员，使档案工作与工程建设严重脱节，容易造成文件材料散失、损坏。

三、加强城农网工程档案管理的对策

1.建立制度，依法管档。为了加强城农网工程档案的管理，必须建立和健全各项管理制度，切实保障工程科技文件材料规范管控和科技档案的依法管理。按照国家电网公司颁发的《输变电工程达标投产考核评定标准》和上级档案部门制定的档案管理规定，结合城农网工程建设的具体情况，对城农网工程档案的组织领导、管理体系、工作职责及文件材料的形成、收集、归档范围、分类管理、保管利用等重要工作环节，都应作出明确的规定。

加强现场检查督导，采取定期或不定期、普查与抽查相结合的方式，深入工程档案管理现场实地查找问题。检查督导中查出的问题，限定期限进行整改。对不认真执行公司相关规定导致项目档案管理工作失误的，将予以通报批评并追究相关人员责任，并列入月度绩效考核。

要将项目档案管理专项费用（包括项目档案数字化费用）纳入工程整体预算。订立工程合同时，要明确规定档案收集、整理、移交的标准要求，并按合同总额的一定比例设立档案质量保证金，通过强化经济手段严把档案质量关。

2.部门协调，合力管档。城农网工程档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、审计单位、档案部门等众多部门，必须加强领导、协调与配合。要将工程档案形成、积累与归档工作纳入各部门的职责范围,力争使各个部门直至每个人都来关心和支持档案工作；要纳入工作考核责任制,把档案治理目标分解到工程建设各个环节,加强领导,狠抓落实,努力形成业主单位亲自管,归档单位具体管,部门协同合力管,发动群众一起管的档案管理运行机制。

3、配备人员，有人管档。对城农网建设要高度重视，切实加强档案工作，落实档案工作领导责任和管理职责，确保不发生因工程档案管理不规范引发的各类事件。各管理部门、施工单位、运行单位均需配备专兼职档案人员，未配备专兼职档案人员的不得参与工程建设。工程档案应与工程前期准备、开工、施工、竣工等工程管理环节同步进行，确保及时归档。工程竣工验收时须包括工程档案验收，档案资料验收不合格的应限期进行整改，整改仍不合格的，工程不得通过竣工验收。

针对城农网工程档案管理工作兼职人员多、流动性大、档案管理业务水平参差不齐的特点，在系统学习掌握工程档案基础知识的同时，结合工程档案管理实例重点进行标准、规范的学习、培训，帮助专兼职档案资料员掌握实际操作技能。

4、源头控制，精准管档。按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的工作要求，城农网工程所涉及的设计、施工、监理、物资供应等单位（部门），应明确档案资料的收集范围，统一相关表式，严格按照规定收集、整理项目档案资料，从源头上确保工程档案真实、准确、规范、系统。不但要确保城农网工程项目档案的齐全完整，还要注意加强工程综合性档案和施工现场青苗赔偿、隐蔽工程记录和废旧物资处理过程资料的归档工作。要着力防范档案资料不全、数据不准、材料不规范、建档不及时、逻辑（时间、材料数量）错误等普遍存在或风险较大的问题，保证档案客观、真实反映工程建设与管理全过程工作。

5、明确责任，按时交档。110千伏及以上输变电工程档案参照《浙江省电力公司500千伏及以上电网建设项目档案管理实施细则》（浙电办〔2012〕1020号）进行收集、整理、归档。35千伏及以下输变电工程文件材料按照《35千伏及以下配电网工程档案资料归集标准》（Q/GDW11-378—2012-10201）进行收集。编号、整理、归档按照国网浙江省电力公司文件材料归档整理实施细则的要求进行。运检部门负责收集审查包括设计、施工单位、监理、审计等部门移交的竣工资料，并将整理编目的文件材料向档案部门移交。单项工程的档案应在竣工验收后1个月内移交，整体工程项目档案应在竣工验收后3个月内向档案部门移交。归档时交接双方应执行严格规范的交接手续。

6．数字档案，方便用档。传统的工程档案主要以工程图纸和技术文件管理为主，内容多数量大，存储与维护较难。信息技术广泛应用为档案管理提供了极为便捷的途径。通过利用电子文件、电子图片、技术报告、声像等多种电子信息档案，把内容庞大的纸质形态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息储存、查询、修正等各种手段的信息媒体与服务介质，使得工程档案管理从传统的手工操作模式中慢慢解放出来，极大地促进档案管理革新。

目前，公司数据库资料可供设计、检修、运行部门查看，极大地提高了工作效率和工作质量，同时也成为相关部门日常培训学习的知识库。