试析房地产档案管理系统的设计

王军浩

（惠州市天威网络科技有限公司广东惠州516000）

摘要：近年来，随着我国在经济领域取得长足发展与诸多建树，房地产行业也因此迎来了新一轮时代发展浪潮，并成为我国社会总体经济结构支柱型产业之一。但在房地产行业的档案管理层面上，仍旧存在着信息数据处理效率低下、巨量房屋产权信息数据管理记录错误率高等问题，在宏观层面上也限制了我国房地产行业的进一步发展。因此笔者从房地产档案管理系统的设计层面着手，对上述问题加以优化完善。

关键词：房地产；档案管理系统；系统设计

近年来，随着科学技术的不断发展以及“互联网+”时代的到来，信息化电子技术在各行业领域以及社会生产、运行过程中，都发挥出了极为重要的应用效用，且其推广普及力度仍旧处于稳步提升态势。但在房地产行业中，对于信息化电子技术的应用还较为片面，在档案管理层面上仍未广泛应用信息化电子技术，仅上海、北京、深圳等个别城市房地产行业与政府相关主管部门构建了信息化的房地产档案管理系统。

一、房地产档案管理系统整体框架的设计分析

（一）房地产档案管理系统的主要功能模块

笔者认为，房地产档案管理系统的主要功能模块应分为五部分，分别为档案查询、报表统计、个人办公、利用管理和电子档案管理，而使用者角色则应分为房地产企业档案管理部门以及政府相关主管部门。

其中，对于房地产企业档案管理部门而言，所使用房地产档案管理系统的主要功能模块为个人办公、报表统计与档案查询。第一，工作人员借助房地产档案管理系统开展日常工作，并向系统提交与记录各类相关数据信息；第二，工作人员借助于房地产档案管理系统，对所采集汇总的各项数据制作成报表形式，并加以记录保存。而这也会极大提高房地产企业档案管理部门的运行效率；第三，房地产档案管理系统根据工作开展需求，随时借助于房地产档案管理系统来查阅所储存信息档案与相关数据。值得注意的是，在档案查询功能模块中，可以适当添加智能搜索辅助功能，工作人员可以凭借搜索关键词，或是凭借档案信息历史搜索记录来提高搜索效率与准确性。

而对于政府相关主管部门而言，在上述房地产企业档案管理部门所使用功能模块之外，还需要使用到电子档案管理和利用管理。一方面，政府相关主管部门工作人员借助于房地产档案管理系统中的电子档案管理功能，对于不同个人用户的档案查询申请进行审批、对于其档案流转流程进行监管记录、处理相关的房地产档案管理系统审批代办的各项文件。最后，则需要删除以及添加不同个人用户在档案查询环节中所产生的电子档案借阅单；另一方面，政府相关主管部门工作人员借助于房地产档案管理系统中的利用管理功能模块，对各项档案查询业务的借出流程、利用流程进行审批与记录备份，并对纸质的档案信息查阅单进行提交系统与删除。

（二）房地产档案管理系统的主要设计原理

第一，房地产档案管理系统的可靠性设计原理。首先，房地产档案管理系统在运行过程中，会记录保存大量具有极高商业价值的数据信息，且部分数据信息具有保存唯一性。因此在房地产档案管理系统的设计过程中，设计人员首先要注重提高系统的信息数据安全防护性，其次需要注重于提高系统的运行稳定性，避免出现房地产档案管理系统所储存信息数据泄露、或确保房地产档案管理系统的运行稳定性，并需要保障在收到其他影响因素干扰，系统出现运行故障时，所储存信息数据不会受到干扰影响。其次，在房地产档案管理系统的数据记录提交备份环节中，需要人工将数据信息进行提交，这也会受到人为因素影响出现一定程度的数据错误问题。针对于此，在房地产档案管理系统设计阶段中，应适当添加数据自动纠错与字体提醒功能。

第二，房地产档案管理系统的便捷性设计原理。在房地产档案管理系统的运行过程中，政府相关主管部门与房地产企业档案管理部门的工作人员都需要借助于房地产档案管理系统开展大量的、高重复性的数据管理、数据提交以及数据查阅、业务处理等各项工作，因此在所设计房地产管理系统的使用流程过于繁琐时，会极大降低房地产档案管理系统的实际运行效率与工作质量。因此在房地产档案管理系统的主功能界面设计环节中，应注重界面的简洁，将各主要功能模块根据使用用户的等级与身份进行排序。此外，还应增设功能模块与使用流程介绍清单的附属功能。

第三，房地产档案管理系统的持续发展性设计原理。在当下房地产档案管理系统的设计与应用过程中，存在着两方面问题：一方面，房地产档案管理系统并未广泛应用，仅在北京、上海等诸多一线城市与少量二线城市中得以广泛应用；另一方面，当前各城市所设计的房地产档案管理系统都存在着应用局限性，仅适用于当地房地产档案管理工作的开展。而针对这一问题，笔者认为随着房地产档案管理系统的不断优化完善，以及我国房地产行业的高速发展，在未来，房地产档案管理系统将会在功能模块以及应用范围上都会得到极为显著的发展。因此在设计阶段中，应注重于房地产档案管理系统的持续发展性，确保房地产档案管理系统可以不断优化完善、增设各类功能模块。

二、房地产档案管理系统的系统设计要点分析

（一）房地产档案管理系统登录界面的设计

首先，在登录界面的设计环节中，需要注重整体界面的简洁性与流畅性，在色彩搭配上应选取冲突性较低的色彩，可适当选取天蓝色与乳白色进行搭配组合。

其次，为区别政府相关主管部门与房地产企业的档案信息管理部门，应从登录账号密码与登录模式两方面适当选择加以着手：一方面，可以在登陆界面中设计两个模块，一个模块是登录密码与登录账号的输入模块，另一个则是政府工作人员或房地产企业个人用户的选择模块；另一方面，也可以将政府工作部门的登录账户与个人用户登录账户的注册格式进行区别设计，而房地产档案管理系统则根据不同登录账户的格式来针对性展示不同等级的主界面功能模块。

（二）房地产档案管理系统中档案查询功能界面的设计

首先，在房地产档案管理系统中档案查询功能界面的设计环节中，应增设三方面功能模块，分别为档案信息自由查询功能模块、档案信息历史查询功能模块，以及专项档案信息查询功能模块。其中，专项档案信息查询功能模块应含有抵押与注销、法制档案所有权档案等档案信息的专项查询功能。

其次，部分档案信息具有一定程度的保密性，因此房地产档案管理系统应对不同登陆账号的登记权限加以划分，并将档案信息的查阅、下载都根据不同等级权限的用户加以适当开放。

最后，在政府相关主管部门层面上，不同行政级别的工作人员对于档案信息的查阅以及审批业务的权限也有着细微差别，例如部分行政人员仅有档案查阅申请的浏览权限，并没有批复权限。因此在政府相关主管部门登陆账户的档案查询以及申请审批功能界面上，应适当增设网络在线转发申请审批与留言功能。

（三）房地产档案管理系统中电子档案功能界面的设计

在电子档案功能界面中，则需要增设各项需要审批、浏览的代办文件的查询与批复功能。此外，也需要在电子档案功能界面中显示各待办文件的文件类型、文种类型、文件标题以及提交时间等信息。而在电子档案功能界面的整体功能模块设计中，需要设计四个主要功能模块，分别为电子档案借阅单管理模块、档案续借管理模块、流程监控模块以及申请记录查阅审批模块。

值得注意的是，在电子档案功能界面以及其他界面的设计过程中，需要增设房地产档案管理系统的文件与档案自动智能排序功能，例如在电子档案功能界面中，根据文件类型与文种加以智能排序。

三、总结

为进一步提高我国房地产行业的档案管理水平与管理效率，因此笔者对房地产档案管理系统的主要设计功能模块、主体框架以及主要设计原则加以深入研究，并从中选以登陆总界面、档案查询功能界面以及电子档案功能界面三个设计环节加以详细阐述设计要点。

参考文献：

[1]吴建华.我国房地产档案管理现状调查与分析[J].档案学通讯，2015.