探析工程招标代理的信息管理与实践运用

陆萍

江苏建达全过程工程咨询有限公司，江苏南通226006

摘要：作为项目建设的重要组成部分，开展招标工作，实现信息招标。在此基础上，科学合理地管理这些信息，为企业提供决策依据。?出价代理可以管理此信息。?结合各方需求和招标企业资金安排，可以全面控制招标企业的实际情况。鉴于此，本文讨论了项目招标代理机构的信息管理和实际应用，以期为相关工作发挥参考作用。

关键词：工程招标代理；信息管理；实践运用

自20世纪80年代以来，中国的工程招标代理机构在建筑行业逐步推广，自推出至今已有30年。?在过去的30年里，中国的项目招标代理商取得了长足的进步。与此同时，项目招标代理也是从零开始，从小到大，从小到大，可谓快速发展。据有关部门不完全统计，目前中国有500多家招标代理机构。?应该对投标企业、招标企业等各个方面的信息有一定的了解。换句话说，项目招标代理机构不仅要完全掌握招标企业的意图，比如招标企业对安全，质量，施工期和工程造价的要求。除了招标企业在项目投资基金安排中的思路外，还应充分掌握招标企业的整体素质，技术水平，财务状况和硬件设施。同时，招标代理机构应注意招标管理部门和评标单位的信息，以获取最新的动态信息。

1、工程招标代理存在的弊病

在经济水平不断提高的背景下，中国城市化进程不断推进，近年来项目招标代理业发展迅速。与以往相比，中国工程招标代理机构数量呈上升趋势，项目招标代理机构系统不断扩大。在相关制度逐步完善的基础上，中国的工程招标代理工作正在逐步走向合法化。但是，在开展项目招标工作的过程中，招标代理机构仍存在一定的问题，阻碍了代理行业的健康稳定发展。由于项目招标代理工作管理过程复杂，开展工作需要很长时间。?在上述因素的制约下，项目招标代理机构在一些中小型项目中工作，难以得到有效利用和推广，效率在地下。另外，由于项目招标代理行业资质要求相对较低，招标代理机构的财务状况，技术水平和硬件设施存在一定差异，综合水平不统一。?一些暗箱操作以及弄虚作假的现象时有发生。如今，随着互联网技术的不断推广，中国正处于网络发展的高峰期。信息的高速传输不仅有效地提高了数据传输的速度，而且保证了数据传输的准确性。?将信息技术合理运用到工程项目招标代理工作中，能够实现对招标工作效率的提升，并且还可以最大限度的降低对资源的浪费。因此，做好项目招标代理工作的信息管理工作，可以有效提高招标代理机构的综合实力，对促进招标代理企业的发展具有重要意义。

2、工程招标代理机构对信息管理的需求

依据招标代理机构的不同特征，对于信息管理工作的要求也会有所不同，不同阶段的招标代理机构对信息的需求也有区别：?①信息管理的前期阶段。?早期工作的内容是选择招标方式，办理招标并提交招标文件，并根据项目的特点和投标人的需要收集项目招标的项目信息;?②信息管理的中期阶段。从中期来看，招标代理机构的主要内容是发布招标通知，资格预审，现场检查和质量保证，并收集相关招标信息;?③信息管理的后期阶段。?招标后期的主要工作内容是开标，评标，确认，公布招标结果，中标通知，签订合同，收取中标信息。项目招标代理机构应当对现有的招标信息进行分析整理，整合，完善和补充其他相关数据资源，建立招标案例信息库。

3、工程招标代理的信息管理与实践运用

3.1、工程招标代理中信息管理的工作流程和基本要求

项目招标代理工作的一个重要部分是信息管理，这与整个项目招标代理过程密切相关。目前，项目招标代理机构的收集和管理可分为三个阶段：?第一个阶段就是招标策划阶段。?根据主题的各种目标，如经济特征，进度，管理特征和功能，价格服务，技术，质量和规模等。?对市场的情况进行分析，明确招标项目的综合性方案，方案中包含较多的核心要求，?如，范围，实施条件，保障措施，进度和目标等，为具体实施招标项目提供依据和指导;?第二个阶段就是操作执行阶段。?按照有关法律，法规，标准和规范，以招标项目总体战略为中心开展相应的招标工作。主要包括招标文件的编制，招标公告的发布，招标文件的发布，招标文件的说明。?招标文件的验收，评标的开标和组织，中标人的清算，中标通知的发布。?最后一个阶段就是评价管理阶段。?在完成招标，明确中标单位之后，需要对招标过程中的不足和原因进行分析，或者是总结成功原因，?在原有的投标控制和管理流程的基础上，公司不断优化，完善和总结过程中的知识和经验。?在招标过程中收集信息后，投标机构可以汇总企业的信息数据库并有效地应用数据信息。在图1中，我们可以看到项目招标代理业务的调试流程图。

图1工程招标代理业务委托流程图

项目招标代理机构需要管理各方面的信息和需求，以适应基本要求，主要包括两点：?①需要实时的查询招标的有关信息以及表格；?②对于招标的有关信息要做出筛选，这就需要按照相关的分类来落实，如委托人、部门和项目等，?这样能够提升查询功能的便利性，在搜寻信息方面也可以节省成本。

3.2、“互联网+招标采购”是构建企业招投标系统的基石

通过公司的交易平台，结合公司自己的数据库信息，可以促进电子投标工作的发展。通过这种方式，我们可以不断提高工作效率，同时提高企业的竞争力。

3.3、提供延伸服务，创造更大价值

只有招标代理机构才能不断提高自身能力，为客户提供一定的增值服务，实现企业资源的有效利用。?了解客户需求并为客户提供扩展价值服务，例如工程设计，工程前规划，项目监督和项目成本。实现不断提高公司收入水平，提高竞争力的目标。

3.4、业务数据库的具体运用

在进行项目招标代理机构的信息管理工作时，应首先建立相应的业务数据库。?具体包括：?（1）工程招标代理行业信息库；?（2）投标企业信息数据库；（3）工程项目信息数据库；?（4）评委专家库。?在建立业务数据库时，有必要实施信息收集，分类，处理和存储组织等。?实现对各类信息资料的转移以及有效利用，从而实现对招标代理人内部和外部信息的动态控制。

3.5、招标资料档案的信息管理

为了有效确保项目招标代理机构数据的准确性以及完整性，就应该做好招投标资料的档案管理工作，从而利于查阅以及调用项目信息资料。在信息管理的具体实施中，有必要根据招标代理机构的实际情况对不同级别的文件信息进行有效管理。?对于有着齐全资料的项目，还应该确保将其全部资料进行归档处理，对于资料缺失的项目，应该实时进行动态催交，以此来保障资料的完整性。

结束语

综上所述，目前项目招标代理行业已经大大发展，在国内建筑行业标准化不断完善的背景下，它还为项目招标代理商带来了机遇和挑战。?面对当前存在的问题，有必要采取相应措施予以制止，从而不断推动建筑业的长期可持续发展。

参考文献：

[1]乔桦.对工程招标代理信息管理与具体运用的简述[J].招标与投标，2015（02）:48-49.

[2]马玉梅.探析工程招标代理中信息管理的应用[J].科技视界，2014（19）:105.

[3]陈战营.信息管理在工程招标代理工作中的应用[J].科技致富向导，2013（27）:44.

[4]乔桦.对工程招标代理信息管理与具体运用的简述[J].产业与科技论坛，2013，12（12）:211-212.

[5]洪江浩.我国建设工程招标代理发展现状及对策研究[D].四川大学，2013.