论新时期基层档案馆的档案接收工作

闫晨

天津市农垦房地产开发建设有限公司天津300000

摘要：当前，国家档案局和兵器工业集团针对国有企业档案的收集范围、档案类型，档案管理和服务模式以及档案发挥的作用等各方面提出了更加科学、合理且更高的要求；同时，企业在参与市场竞争、体制机制改革和科技创新等过程中对档案资源的管理和利用也有了新的变化和要求。在这种新的形势下，档案管理部门的职能和档案工作职责需要重新梳理和定位。本文依据有关文件精神，结合工作实践，对新时期档案工作的职能和职责定位进行了粗浅的分析和研究。

关键词：人事档案；标准化；规范化

引言

人事档案是机关、团体、企业、事业单位在人事管理工作中形成的，是个人品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、健康状况的准确反映，是历史地、全面地考察了解和正确使用干部、工人的重要依据。随着国企改制的不断深入，人事档案工作的软硬件建设要逐步实现标准化、科学化，只有这样才能在新形势下为企业的发展发挥重要作用。

1、建立健全工作机制，是做好人事档案管理的关键

人事档案材料从收集、鉴别、分类、编目、利用到保密工作，每一环节都要有章可循，严格按章办事，真正做到有法可依，确保人事档案的安全与完整，不容出现任何差错。对于档案管理部门来说，建成一整套严谨可行的工作机制，并认真贯彻执行是做好这项工作的关键。

1.1要把好材料收集、鉴别

关对基层归档的人事档案材料要进行认真核对、审查。具体要做到：必须是组织审定的办理完毕的正式文件材料；必须是完整无缺、真实准确、有查考价值的；必须是手续完备，经过审查盖章本人签字的；必须使用规格用纸及规定书写墨水，不是复写或复印的。对不符合上述要求的，一律退回，待达到要求后再接收。在接收材料时，一方面要仔细鉴别，将不需要的材料剔出，同时对材料的有关内容进行认真审查，特别是出生日期、入党时间和学历等方面是否一致，有无重名、重复现象，以确保档案材料的质量。另一方面，在接收材料规定的时间里，应归档的材料迟迟归不上来，须要做好检查、督促工作。人事档案工作人员应该经常与基层单位协调好关系，随时沟通，了解人员流动情况、人员培训配置情况，争取在第一时间里反馈信息，使基层单位能按时把文件材料归档。

1.2要严格执行整理、装订程序

人事档案材料来源于不同时期和单位，内容广、数量大，形式多种多样，为了使档案内容有条理，使用方便，避免散失，便于保管和使用，以适应人事档案工作和其它各项工作的需要，必须对归档的材料进行分门别类系统的整理，要严格执行上级主管部门所制定的有关规定。必须做到分类准确，编排有序，眉目清楚，装订整齐。卷内目录与卷内流水号必须保持一致，次序不得颠倒混乱，避免漏装、错订现象，使用标准卷字和规定用纸，剪裁、托裱按规定执行。

1.3要加强档案的保管

档案管理人员每天都要监测档案库房的温湿度，及时采取相应措施，控制和调节不适宜的温湿度对库内的影响。不适宜的温湿度不仅会直接影响档案制成材料的耐久性，而且会加速一些不利因素对档案制成材料的破坏作用。适宜的温度在14℃—24℃，湿度在45%—65%。控制与调节库房的温湿度主要采取密闭、通风和增温、降湿、加湿、减湿相结合的办法，要做到防光、防尘、防有害气体，延长档案的寿命。还要建有库房指南，类别清晰，柜号、卷号一目了然，每半年一小检，每年一大检，做到帐物一致。

2目前企业档案管理中存在的问题

2.1档案资源收集不完整

一直以来，在档案资源的收集工作中，重结论、结果而轻过程的工作思路，致使过程中形成的重要依据、事件的历史进程、管理智慧、经验教训、先进事迹、文化精髓等档案资料留存甚少，导致企业的档案资源不能系统、完整地描述所记载的事件。

2.2档案资源管理周期不完整

目前，大多数国有企业的档案管理工作，往往还停留在对馆藏档案资源的基础业务管理、提供利用和编研及销毁阶段，而档案资源的形成、积累和移交成为管理的盲区。档案资源的系统性、完整性和真实性难以保障。

2.3档案工作的管理对象有缺失

传统的档案工作一般只注重对档案资源的管理，而档案形成、接收及利用人的档案管理行为往往被忽略。因为档案形成、接收、使用档案资源的人员属于业务部门或单位，而业务部门所关注的往往是科研、生产和经营的业绩，对其人员的档案职责和行为基本上不予考核，致使档案资料丢失、损毁时有发生。

3如何有效地实现对当前国企档案管理工作的创新

3.1思想上重视创新

国有企业档案管理工作的开展，我们应该从思想意识上给予重视，这样才是做好国有企业档案管理工作的基础，更是实现有效创新的根基和来源。对于国有企业管理者来说，其自身应该意识到档案管理工作对于企业自身发展的重要意义，明确档案本身作为重要信息来源的关键性。档案资源是企业本身生产经营工作开展中的重要信息资源，是无形财产，是企业管理决策工作开展的基础和依据。只有我们从思想意识上认识到档案管理工作的重要意义，这样才能更好地推进档案管理工作的开展，确保档案管理工作开展可以得到全面地支持和配合。

3.2对于档案管理工作的流程制度进行改进

国有企业档案管理工作的开展，应从规范化的角度，对于当前档案管理工作的制度流程进行合理的调整，提升档案管理工作开展的有序性。例如，从档案接收角度说，我们应该对于当前的档案管理接收机制进行调整，引入规范化的管理策略。档案管理部门应该主动和其他部门进行对接，改变以往被动化的档案接收方式，并定期地对于档案管理标准进行完善，引入规范化的对接策略和档案收入标准。针对接收档案管理质量的把控上，应该对相应的档案收录标准进行制定，并且统一档案各项信息记录本身的格式和录入需求。在明确相关标准之后，不可进行随意更改，尽可能确保后续档案管理工作的规范开展，减少一些由于档案资料收集不规范所带来的问题。同时，对于相关岗位的工作人员、工作职责也应该进行有效明确，并对于相关的具体工作任务进行有效落实。

3.3积极推进信息化建设

国有企业档案管理工作压力较大，我们应该积极引入信息化建设，打造信息化的档案管理体系平台，通过新技术的应用，实现对整体档案管理体系的全面创新。信息化建设推进中，应该结合企业自身的经营管理需求和业务特点，有侧重地进行构建。对档案管理信息化来说，技术方面的有效支持是必不可少的。我们应该从更加科学的角度分析当前档案信息化管理工作对于相关技术方面的实际需求，并且积极引入各类先进的技术，让整个信息化本身的优势和特点得到更好的体现，弥补以往档案管理工作中质量和效率方面的缺失和不足。

结语

总之，通过档案工作者自身的努力，不断拓宽、加强和提高档案管理部门的职能定位，自上而下地落实档案管理职责，多层面地进行检查考核，可以促

使档案工作融入到企业的各项业务工作之中，档案工作的价值创造和重要性才能得以体现，企业的档案事业才能持续发展。

参考文献：

[1]范霞，张淑华.浅谈新形势下的档案管理工作[J].科技信息，2009（11）

[2]张小桦.浅谈新形势下企业档案管理人员的素质要求[J].经营管理者，2012（8）