人事档案信息资源开发利用分析

苗春燕

郓城县财政局山东菏泽274000

摘要：人事档案信息资源作为各项管理工作的依据和基础，在企事业单位各项职能的充分发挥过程中具有极其重要的作用。另外，在社会信息化大潮滚滚到来之际，大力开发利用人事档案信息资源已经非常现实地提上了各级档案部门的议事日程。本文进一步分析了人事档案信息资源开发利用，以供同仁参考借鉴。

关键词：人事档案；信息资源；开发利用

1人事档案管理信息化建设的意义

1.1便于查阅。从本质上来讲，推动人事档案管理信息化的主要目的便是为了实现信息资源的数字化，也就是利用信息技术将原有的纸质档案进行收集和加工，实现档案的数字化储存，方便人们查阅，将其价值更好地发挥出来。

1.2符合时代趋势。在信息化时代的背景下，信息资源的价值日益明显，加快人事档案的信息化管理步伐是顺应时代趋势的必然之路。信息化管理也能够有效地提高人事档案管理工作的效率。

1.3实现资源共享。如今，信息资源已经成为社会发展中必不可少的战略资源。加强人事档案的信息化管理，对于实现档案资源共享有着重要作用，并且在一定程度上也能促进我国社会的进步。

2人事档案信息资源的开发利用中的问题分析

2.1人事档案信息资源的内容陈旧、质量不高

人事档案信息资源的内容陈旧、质量不高是一个长期性的问题。最近几年，我国人事档案的规范管理虽然做出了许多调整和改革，但人事档案管理工作仍然面临许多迫切需要解决的问题，诸如人事档案归档、存档材料不齐全等。有时候人事档案管理部门过分注重个人的政治历史、社会关系、组织鉴定等等方面的政审材料，严重忽视个人类型、业务能力、个人业绩等方面材料的采集工作。这就直接导致人事档案信息资源的内容陈旧、质量不高。

2.2人事档案信息资源的共享度不足

人事档案信息资源开发与利用的共享度不足主要体现在人事档案管理各部门之间对人事档案信息资源的共享性认识程度不高，从而制定出来的人事档案管理标准也千差万别。这些问题严重制约了人事档案信息资源的传递，妨碍了人事档案信息资源的共享度，最终造成人事档案信息的重复性采集和滞后性，在浪费大量人力、物力以及财力的同时，还导致人事档案管理工作效率低下。

2.3人事档案信息资源开发与利用的管理意识落后

人事档案信息资源开发与利用的管理意识落后是一个较为普遍的现象，还存在“重保管、轻开发”“过度强调机密”等守旧观念。许多从事人事档案管理的工作人员仍然认为人事档案的工作内容仅仅是档案的保管以及特定情况下资料的提供、查询而已。很少有人事档案管理部门建立一个人事档案信息资源的数据库，对开发人事档案信息资源的工作缺乏重视，从而造成人事档案信息资源开发与利用的管理意识落后的局面。

3人事档案信息资源开发利用的有效途径

3.1树立新的思想观念

过去的人事档案信息资源主要是用来储存，在当今为了更好的开发出新型人才，就需要在遵守一定的规则基础之上，不断的向开发利用人事档案信息资源上转变。这一方面要求人事档案资源信息管理者要重视对人事档案信息资源，足够的熟悉人事档案资源，政府部门要要充分的保管和开发好人事档案信息资源，为人事提供准确有效的信息，另一方面在行动上更加的主动，改变传统的服务观念实现人事档案资料与对人才的选拔这项工作结合的方式；不断的改进方法，改变其利用方式；采取切实可行的措施和手段，通过网络等方式实现对人事资料的收集。

3.2强化服务网络的建设

随着计算机技术的不断发展和信息化时代的要求，利用先进的网络技术成为更好的使人事档案信息资源得以充分利用的关键所在。先进的网络技术可以为需求者提供文字、声音、图片甚至是视频资料，可以全方位的了解人事档案信息，但是利用网络技术虽然能够提供良好的信息服务，但是网络安全问题也会威胁到人事档案资料，对相关人员的信息造成泄漏。所以为了解决网络安全问题，应该建立完整的信息管理制度，包括查阅人的、申请查阅的和负责保密的人的档案信息。

3.3加快推动信息数据库的建设

对人事档案信息数据库的建设是人事档案信息化建设的基础性工作，必须高度重视，踏实进行与开展。新型的信息数据库要求能为人事部门提供准确的、可靠的、详细的、最新的人事信息，在人事信息档案资料中，除了人员的最基本的资料之外，也应该包括人员的学习、工作、生活等各方面的详细信息资料，并通过建立的新型数据库乐以准备的搜索到相关人员，充分的实现与现代计算机技术的结合，通过建设新型的人事档案信息资源库，更好的提供服务和服务的工作效率。另外，保证人事档案资料的时效性，实现信息的“动态化”也是非常必要的，可以跟踪实现与信用机构的合作，完善人员的信用信息等等各方面的资料。

3.4提高公民档案意识

在人事档案管理工作中，档案工作人员起着主导和支配的作用，所以在人事档案信息资源开发利用工作中，档案工作人员需要充分发挥档案工作主体的人用，加强对人事档案的宣传工作，同时作为档案部门也需要利用多种媒体来加大对人事档案的宣传力度，使人事档案信息资源能够被社会所承认和利用。另外在大力宣传人事档案信息资源过程中，还需要加强对人事档案相关法律法规和规章制度的宣传，确保提高全社会档案工作的意识，认识到人事档案的重要性，从而为人事档案信息资源开发利用打造一个良好的环境和氛围。

3.5促进协作制度的创建。在人事档案信息资源的开发利用工作中，协作制度的创建具有非常重要的意义，不仅需要进一步对人事档案信息资管理、保密、使用等相关的法律法规进行建立和完善，同时还要加强人事档案资源共享服务网络的建设，使特色馆藏更便于进行管理和使用，建立人事档案信息资源管理系统，加快推动信息资源的共享。

3.6加强审查和鉴定工作

要根据有关政策，对档案中的信息进行审核确认，杜绝一些不合规的现象，保证档案信息的真实性、准确性、唯一性。对新收集归档的材料，档案管理人员要按照一定的原则与规定进行鉴定和甄别工作，充分提高整理质量，明确界定各部门对档案鉴定的处理权限，对不在归档范围内的档案材料要进行妥善处理。通过鉴定，将具有保存价值的材料归入档案。这就要求档案行政管理部门要制定有关档案鉴定工作的管理方法，规范人事档案管理，组建管理机构，明确界定对档案鉴定处置的管理权限，制定人事档案的鉴定标准。并加强监督指导力度，优化档案结果。

结束语：

在人事档案信息资源的利用过程中才能确保人事档案评价的实现，优质的人事档案工作，可以在人事档案信息资源开发利用过程中提供真实、完整、清晰、有序的信息资料，可以说人事档案信息资源的开发利用需要由优质的人事档案工作来为其提供良好的信息，从而确保人事档案信息资源利用开发工作得以顺利实施，人事档案工作作为一项最基础性的工作，其与人事档案信息资源的开发利用息息相关

参考文献：

【1】刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究,2011(5).

【2】邱戈红.档案信息资源共享成本与风险分析[J].科技情报开发与经济,2011,21（29）.

【3】王少英.人事档案数字化面临的风险及其防控[J].电子技术与软件工程,2014（20）.

【4】王华.对人事档案信息化管理的探析[J].中国管理信息化,2016(21):180-181.

【5】郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2012(15):142-143.