就是新形势下档案管理信息化建设探究

李莹

（山东黄河河务局山东黄河信息中心山东济南250013）

摘要：当前，我国社会主义市场经济有条不紊地发展，在这样的大环境下，事业单位的信息开发和信息利用就显得尤为重要。事业单位档案包含了事业单位在整个发展过程中产生的重要信息资源，这些信息能对事业单位的进一步发展提供指导和参考作用。因此，档案管理在现代事业单位的管理中占有重要地位。要进一步提升事业单位在档案管理方面的水平，就必须完善和创新现有的管理模式，用大数据来指导管理理念，从而助力于事业单位档案信息化建设，提升档案信息的利用率，促进事业单位又好又快地发展。

关键词：现代事业单位；档案管理；信息化建设；措施

1信息化时代背景下事业单位档案管理的作用

1.1有利于提高档案管理工作的效率

在传统的事业单位档案管理中，很多事业单位的管理思想比较陈旧，并且事业单位没有严格审核档案的管理制度，导致档案管理工作中不仅会消耗大量的时间，同时也会导致档案管理的效率低下。在信息化的时代背景下，利用信息化技术对档案工作进行管理，有利于提高档案管理工作的效率。真实可靠的档案在事业单位的建设与发展中具有重要作用，是事业单位建设的重要参考，在档案管理中加强对信息技术的应用，能够提高工作效率，为档案管理人员进行档案真实性和准确性的查证工作提供时间，促进档案的优化，保障档案的真实可靠。同时，利用信息化技术，能够准确掌握档案在事业单位中被阅读和使用的人数，为档案管理工作提供了便利性。

1.2有利于事业单位档案的保存

在传统的档案管理工作中，硬件管理能力不足，纸质档案是主要是保存形式，这种纸质档案的保存是有年限的，一旦过了保存的时间，就可能需要重新整理档案和保存档案，甚至会影响档案的完整性。利用现代信息化技术，能够有效避免这些问题，延长档案管理的寿命，为人们查找档案管理工作提供便利，即使在进行档案的阅读之后也不会档案造成损伤，有效保障了档案管理工作的质量。除此之外，利用信息化技术中的加密技术，还能够提高档案管理工作的安全性，为档案的安全提供技术支撑。

2新形势下事业单位档案管理信息化建设工作的几点建议

2.1深入细致的管理体系建设是重点

对时下的事业单位档案管理信息化建设工作进行深入的分析，可以发现该工作的发展与当下较为迅速的计算机网络发展技术有着密不可分的联系，其改变了传统的档案信息管理模式，将较为低效的手头管理模式，转变为较为高效的计算机网络管理模式，在相关工作模式的过程中，事业单位档案管理工作的工作流程也发生了较为重大的改变，如档案信息的收集工作、信息整合工作、信息编排工作等与网络信息技术都建立了较为密切的联系，所以在今后的发展中，事业单位档案的工作应该更加注重各方面工作的一体化建设，重点关注一些较为细致的工作，进而保证相关的公文处理工作和档案管理工作之间，能够建立一个相对稳定的有机整体，提高档案管理整体工作的技能和效能。

2.2提高事业单位档案管理人员自身素质

推进事业单位档案信息化，电子档案将以多种形式存在，使得电子档案管理与传统档案管理截然不同。人才作为事业单位管理不可或缺的一部分，只有人才建设跟得上发展需要，才能满足档案信息化的需求。提高事业单位档案管理人员自身素质是做好事业单位档案工作的保证。档案管理人员应具有坚定的政治信念，专业的工作方法，大量的知识储备以及对信息安全的足够重视。事业单位档案管理人员必须在政治上始终与党中央保持一致，不计较个人利益，讲道德，守纪律，有献身精神。由于事业单位档案本身具有一定的秘密性和政治性，因此，事业单位档案管理人员应具备严格要求自己、遵守单位秘密、熟悉相关法律法规的职业特点，应具有为人民服务和为事业单位服务的奉献精神。有较强的责任心，具备一定的专业知识，能熟练掌握档案规章制度，充分了解文书、会计、科技、照片等档案的操作要点。能够清楚领会上级档案部门的工作指示，对档案工作进行梳理，明确工作要点；年初编制工作计划，对工作细化分解，年底编写档案工作总结等。

2.3建立科学合理的档案信息管理系统

一是要将原来的纸质版档案尽快转化成电子版档案或数字化档案，而且要尽量加快整个转化的过程。同时，还要用统计学的方法和原理对数字或电子档案分门别类地进行整理、保存。二是要结合事业单位实际，利用先进的技术手段，开发出对自身发展有利的档案信息管理系统，让档案信息管理系统充分地与事业单位的各项业务系统紧密结合，这样才能确保在档案收集时做好前期的管理控制工作，让数据的更新迅速及时，确保档案数据的完整性和系统性。此外，通过采取云计算等技术，能在更深的层面上对档案数据进行有效地分析及处理。三是要将动态管理和横向、纵向的分析进行融合。通过纵向时间线的对比分析档案数据的同时，还需要对比同行业的其他单位的数据统计情况，再将对比分析得到的信息、数据进行收集、汇总，剔除没有价值的信息，留下有用的部分，形成数据真实、分析准确的信息工作报告，为档案信息管理提供科学依据。

2.4严格把控档案信息安全

实现事业单位档案工作规范化、标准化管理，一定要围绕事业单位档案的保密安全开展推进，只有信息数据安全万无一失，才能实现档案信息价值的最大化。对于事业单位来说，档案是其拥有的重要信息资源，一旦事业单位档案信息丢失或泄露，会直接影响到事业单位的知识产权等问题，严重危急事业单位的利益，因此，档案信息安全极其重要，必须要做好档案的安全管理。其中，信息安全管理工作主要包括保障软件、硬件上存储的、传输的、用户使用的档案数据的真实、完整和有效，同时必须禁止非法用户的访问。做好事业单位的档案信息安全管理包涵两个层面，即管理层面和技术层面。在管理方面，要加强制度建设，进一步建立完善事业单位档案工作规范化标准化管理的体制和机制，加大对事业单位档案工作重要性和基础性的宣传力度，提升全员档案意识；采取有力措施，强化责任意识，全面加强档案安全的管理；提升事业单位档案管理人员的专业技能、理论知识和综合素养。在技术层面，要严格防御病毒对信息系统的破坏，加强对软、硬件系统的监控管理，实施定期扫描、定时查杀病毒等措施，确保档案信息管理及系统软件的安全平稳运行；同时，还要进一步借助物理和网络等有效手段，设置分级密码，定期更换核心密码，建立符合系统要求的安全策略，构建形成保护档案信息的框架体系。

3结语

综上所述，在整个市场经济大环境下，对事业单位档案进行信息化建设，是大数据时代不容置疑的需求，也是契合时代发展的客观规律。档案管理人员需要与时俱进，转变思想观念。与此同时，事业单位自身也必须完善现有的档案信息管理的机制、体制，构建形成一个更为智能更为综合的档案信息管理平台，从而体现出档案管理在事业单位发展中的重要价值，从根本上提升事业单位的社会效益和经济效益。

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