工程项目管理中档案资料质量的控制

罗湘

石油化工工程质量监督总站管道储运分站山东邹城273500

摘要：随着我国经济的快速发展，各项工程的建设也在不断地增加，因此工程项目的管理工作也变地越来越重要。而之所以对工程项目进行管理，就是为了能够最终完成工程项目的建设工作，其中工程项目档案的审核以及归档工作作为项目管理的核心内容，只有确保档案资料的真实性、完整性和有效性才能进而更好地为工程项目建设服务，工程项目的质量才能得到有效提高。基于此，本文主要针对工程项目管理中档案资料质量的控制进行研究，提出目前工程档案资料管理中存在的问题，对工程项目管理中档案资料质量控制的要点与步骤进行详细分析，进而提出能够提高工程项目档案质量管理水平的相关措施。

关键词：工程项目管理：档案资料质量；控制措施；研究分析

前言：工程项目管理主要以工程项目作为研究对象，进而通过临时性的专门的管理组织，对工程项目的设计以及施工进度和竣工收尾工作进行针对性的研究、指导和控制，进而达到实现工程项目全过程的动态管理以及项目目标的综合协调与优化。工程项目的管理工作作为一项复杂的工作，必须要对工程项目的档案进行严格的审核以及归档，进而促进工程项目的建设。施工图设计文件（含变更）和现场施工文件的质量控制工作作为工程项目管理中档案资料质量控制的重点，相关管理人员必须对其进行严格的管理，进而提高档案资料质量，促进相关工程项目的建设。

一、目前工程档案资料质量存在的管理问题

工程项目档案作为记录工程项目建设全过程的文件，其自身的真实性、完整性和有效性将会对项目的建设工作造成严重的影响。因此必须要确保归档的工程档案资料的质量，尽可能地提高资料的完整性以及准确性。除此之外工程项目的档案资料能够有效地反应工程项目建设的全过程。但是由于受到一些发展因素的限制，导致现阶段，人们对于工程档案的管理还不够重视，对于其认识也不够深入，这就导致工程档案资料质量的管理工作中存在很大的问题。首先来说，工程项目的施工管理文件大都是以复印件的形式进行下发，往往会出现工程项目档案原件不齐全的现象，一旦出现什么意外，将会缺少一定的管理证据；其次还存在工程项目质量的验收资料不齐全、原始资料文件出现损坏的问题，这将会对工程项目造成严重的影响；再者，有些工程项目的竣工图文件的编制存在一些不规范现象，而且对于工程项目的施工图纸的变动以及改变也没有相关的制度进行管理，导致工程项目的原始资料出现一定的损坏；最后，有些原始的施工资料以及验收资料的格式以及记录都存在一定的问题。

二、工程项目管理中档案资料质量控制的要点与步骤

一个工程项目想要开始进行建设，首先必须具备完整的设计图纸。工程项目施工图设计文件主要由相关的设计院进行设计，其是工程项目建设的主要依据。而且竣工图纸也是根据其进行编制的，因此必须确保设计图纸的完整性以及准确性。但是由于不同设计院所提出的工程名称、单元名称、项目号、图号等存在一定的差异性，而且再加上一些其他的因素，给竣工图的编制工作增加了很大的难度。基于此，相关的设计院必须要对设计文件进行严格的管理，且相关资料人员也要对各设计院的特点进行详细地了解，进而才能做好相关的验核工作。其在进行相关的核验工作时，需要把清单和实物进行比较，确保目录与内容相一致。除此之外还要对图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号进行核对，确保其与相关的规定相符。另外，要对目录及目录下的所有文件进行严格地核验。详细点来讲就是在对工程项目的施工文件质量进行检验时，主要分以下几步：首先相关的工作人员需要对照合同、计划及图纸发放情况，确保其与实际情况相符，避免在施工阶段出现与实际情况不符的现象；其次还要对交工记录进行核验，确保其记录齐全；最后，还需要对设计变更进行核验，确保其施工图上体现，一旦发现相关涉及变更没有在图纸上进行表现，要及时地进行完善[1]。

三、提高工程项目档案质量管理水平的管理措施

3.1做好工程项目的立项工作

无论做什么事，一个好的开头，往往是成功的一半。因此相关的工作人员一定要做好工程项目的立项工作，在对工程项目开始进行建设之前，要确保工程项目的所有准备工作都已完成，工程项目的档案记录工作也已做好，确保档案资料的完整性和准确性。在工程项目的管理以及档案管理中，要落实项目经理责任制，把每一个环节的任务分配到个人，同时项目经理还要做好工程项目竣工资料的编制和整理工作。除此之外，相关的工作人员还要对工程项目的立项工作和工程档案的建立工作进行统一管理，将两者都作为工程项目建设的核心管理内容，进行重点管理，为工程项目的建设打下（创造一个）良好的基础。

3.2对工程项目档案质量管理制度进行相关完善

想要做好工程项目档案质量的管理工作，首先必须要对相关的管理制度进行完善。科学合理的管理制度可以为其管理工作提供管理方向以及管理内容，尽而对工程项目档案质量进行有效地提高。在对工程项目的建设进行整体的规划时，要做好建设全过程的档案资料记录工作，确保归档文件的准确性、完整性、规范性以及合理性。除此之外，想要做好工程项目以及相关档案的管理工作，首先必须制定科学合理的规章制度，而且还要将工程项目建设过程中的责任和权力进行细化管理，明确到个人和各个建设阶段，并且还要对工程项目过程中的一个单位的权利职责进行详细地明确，确保一旦在工程建设中发生意外情况，可以及时地找到相关的负责人进行解决。

3.3增强工作人员法律意识，提高管理的约束力

由于工程项目的建设过程中将涉及到很多的问题，且其管理工作具有十分的复杂性，因此相关的工作人员必须进行针对性的管理，充分利用相关的法律法规，提高对法律的强制性以及约束力的重视程度，进行合同化管理，对其中涉及的法律问题进行明确，做好工程项目档案资料质量控制的保障工作。除此之外，相关的工程项目档案管理部门还要对充分利用工程招标这一方法，对项目合同进行严格的管理，同时还要在工程的合同中对工程档案管理所涉及到的资料文件进行明确，提高档案管理工作的合法性以及权威性。

3.4制定科学合理的竣工文件整编进度计划

想要提高工程档案资料的质量，就必须将竣工文件的整编工作列入到进度计划。首先，在工程项目开始建设之前，相关的建设单位需要制定详细的工程施工进度，把工程项目的建设工作分为几个部门，化整为零，同时还要把工程项目的各个阶段的竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位进度计划中，进而确保工程项目的建设工作能够稳定进行。除此之外，工作人员在对竣工资料进行整理时，一旦发现其中存在问题，必须及时地进行上报，并采取一定的措施进行解决。在工程项目的竣工验收阶段，工程建设涉及到的各个部门需要进行积极的合作交流，确保竣工档案资料的完整性、准确性以及真实性，进而使得这些文件都能起到相应的法律作用[2]。

结束语

综上所述，在目前的工程档案资料质量的管理工作中存在很多问题，导致工程项目的建设受到严重的影响，进而工程项目的质量也会受到相应的影响。因此相关的管理部门，必须对工程档案资料质量管理方面的制度进行完善，加强对工程档案资料的管理力度。同时还要对相关的管理人员进行定期的培训，提高其自身的综合业务素质，从而达到提高工程档案资料质量的目的，促进工程项目管理的发展，为我国经济的快速发展打下坚实的基础。

参考文献：

[1]郭贵来.工程项目管理中档案资料质量的控制研究[J].企业导报.2014（10）：110

[2]于红.浅谈工程项目管理中档案资料质量的控制[J].科技致富向导，2012，02：383.