关于企业档案管理体制改革的探讨刘纯萍

刘纯萍

克拉玛依市城市建设投资发展有限责任公司新疆克拉玛依834000

摘要：伴随着现代企业的不断发展，档案事业的不断进步，档案管理工作也有了明显的进展，但是与此同时，形成的档案的种类也一直不断地在增加，这就需要档案工作者要在档案体制改革的道路上一直探索，不断创新，坚持与时俱进。作为档案工作者也要有责任意识和忧患意识，通过不断学习来提高自身的职业素养，为档案事业贡献一份力量。

关键词：企业档案；管理体制；存在不足；完善建议

引言

企业的档案管理工作要不断地改革创新，使之能更好地适应新的社会经济形势。另外要加强企业的自主管理档案的能力，提升企业档案管理人员的专业素质，解放思想，使企业的档案管理更加专业化。此外还要利用先进的技术手段，将企业档案管理工作更加简洁，提升管理效率。企业的档案管理工作是企业管理中一项不可缺少的工作，只有利用科学合理的管理手段才能使档案中的信息更好地为企业的发展做出贡献。

1企业档案管理工作的重要性

档案作为一项重要的信息资源，是各项工作、任务顺利开展的重要保障。所以无论对哪个企业来讲，档案管理工作都是其必不可少的管理内容之一。历史资料证明，档案的梳理能够比较准确的反映一个企业的成长经历，是其发展的重要的标本。所以，档案工作是一项保密性和专业性较强的工作，所以它对于工作人员的职业素质要求比较高，同时，也因其内容的重要性，需要工作人员经过专门的培训，才能够掌握档案工作的要领。具体来讲，对于一个企业而言，它从建立到今天，所进行的一切行政业务、生产活动、组织宣传等活动中所形成的具有一定保存价值的文字、图片、报表、荣誉等记录，这就是指这个企业的档案。在企业的档案中，所包括的内容非常的繁杂，所以，档案工作的整理在一个企业综合管理中占据着举足轻重的地位。总之可以说，一个企业要发展，要追赶时代的步伐，其规范化的档案管理是其必不可少的推动力。

2企业档案管理体制存在的不足

2.1档案管理制度不健全，流程不完善

现在的企业档案管理体制建设已经不能够适应现代企业的发展需要，传统的档案体系也不能够满足企业的相关需求，譬如规模的扩大、服务内容的增加等所带来的一系列新的管理模式上的需求。同时，企业现行的档案管理工作的相关流程也不够完善，这样势必会影响到各项相关工作的顺利开展。在实际档案管理工作中，虽然有相应的管理规章和管理程序去遵循，但往往不能够规范到工作中所涉及的全部内容，档案工作相关部门就会拖拉或者滞后去处理相关事宜。特别是面临着机构整合之后带来的文件传递流程以及文件发放方式的改变，相关部门不能够及时作出回应，不能及时解决问题将文件下发贯彻，从而导致文件发放流程中断，或者文件滞留在某一部门的现象发生。

2.2档案管理体制得不到有效的落实

虽然企业制定了完整的档案管理制度，但是执行力度不够，执行力度不够主要体现在档案管理相关制度更改的时候不能够的得到及时的传阅，即使及时传阅了，有的人认为与自己无关，不认真仔细阅读学习，在实际工作中就做错，还有的人看了也是走马观花，更有甚者根本不看。这样就使得档案管理工作的管理水平难以提高，制定的相关管理制度也就失去了应有的效用。有的单位因为制度的得不到落实、上交材料的时间，上交材料的内容以及都需要满足些什么条件，怎样上交都不知道，交些什么全凭个人意愿，这样就会有档案资料不能够及时归档，档案资料收集不齐全的现象发生。

2.3不能够充分利用新技术和新设备

在现在的互联网时代，几乎各个领域都在使用计算机的相关应用程序和应用技术。为了档案管理工作能够更加高效快速地进行、提供利用更加方便，绝大多数的企业现在都运用了计算机和网络。但在这其中，有大部分企业在对计算机应用技术的利用，还都只是粗浅的，并没有深层次的开发。有的单位对新的档案管理系统利用不合理，反而无形中增加了许多工作量，为了应用而应用，而不是为了方便工作而应用。与此同时，虽然有的单位预见了自己档案信息化的短板和需求，但迫于经济方面的压力，也没能进一步采购选用新的计算系统和新的档案管理模式，这就在某种程度上会削弱档案工作者工作的积极性，各档案工作带来负面影响，进而影响到档案的管理和利用。

3完善企业档案管理的建议

3.1企业的档案管理模式要符合市场化需求

企业想要更好地生存和发展就必须要根据市场的变化而变化，只有顺应市场的变化企业才能有更大的发展空间。档案管理的管理模式也是一样必须遵循市场的需要，因为市场将决定着资源的配置，档案管理的优良与否是企业能否在市场化竞争中胜出的基础，因此企业的档案管理必须符合市场的需要。企业档案信息资源的管理为企业的发展提供着指导和建议，档案管理工作必须在市场中开展，这就需要做好档案的信息储存和开发工作，不断地改革创新，使档案中的信息为企业的发展更好地服务。

3.2企业的档案管理要更加专业化

档案的专业化管理要从两方面入手，一是要严格按照政府的要求进行，接受政府在这一方面的监督和指导，但要减少政府在企业自主管理中的干预，另一方面要接受社会的监督和指导，使档案管理工作更加符合社会发展的需要。从未来的发展形势看，企业自主管理档案这一趋势是必然的，只依靠政府的管理是不符合社会的发展形势的，所以企业必须加强自主管理档案的能力，积极创新，使企业档案管理更加专业化。

3.3走信息化一体道路是企业档案管理的一条新路径

在企业的档案管理工作中通过利用信息一体化技术可以使企业的档案管理工作变得更加方便快捷，信息一体化这一路径也是档案管理这项工作较为理想的一种选择。企业可以成立专业的信息管理部门来为档案管理服务，这样不但可以将档案中的信息进行有效地采集和处理，也可以更好地分析出对企业发展有利的信息，此外信息一体化还能监督控制档案的流动过程，更好地协调档案中的信息。利用计算机技术将档案以图片或视频的形式录入，这样可以更加直观地提取出档案中的信息，从而提高档案管理的效率。

3.4增强档案管理人员的专业能力和综合素质

另外，由于档案管理人员的专业能力和综合素质对于档案管理这一工作的影响较大，提升档案管理人员综合素质和专业能力，就成为提高档案质量和效率的主要途径。为了加强档案管理人员的专业能力和综合素质，首先要从根源上改变档案管理人员整体素质较差的情况，因此企业在人员招聘的过程中，应该严格把关，以员工的能力和素质作为衡量标准，选择和录用合适的员工。此外，为了提高已有工作人员的综合素质和专业能力，企业应该定期举办企业文化活动，并定期对工作人员进行档案管理知识的普及、培训，同时，对员工进行法律方面的培训和相关制度的培训，以此提高员工的能力，提高员工的工作质量和工作效率。最后，制定相应的规章管理制度，优化原有的档案管理制度和相关规范，保障档案管理工作的规范性、合法性、高效性，从而保障档案管理工作的质量。

结束语

本文通过明确企业档案管理工作的重要性，提出了提高企业档案管理水平的相应措施，要加强对档案管理的硬件建设，创新资源管理体系，并且要切实增强对档案工作的检查力度，提升工作人员的业务素养，并强化工作人员对档案管理重视力度，从而实现档案工作的系统性与科学性管理，确保企业档案管理工作的高效运行。

参考文献：

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[2]余伟略.浅谈如何提升企业档案管理水平[J].农电管理，2018(09)：44.

[3]李学梅.档案工作如何在企业管理中发挥作用[J].农村电工，2018，26(05)：19.