浅论档案在机关工作中的重要作用

张琼梅

张琼梅

宣威市水务局云南宣威655400

摘要：档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料，做好档案管理工作，应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度.传统的档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理工作，档案管理引入多媒体文件，实现图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能.科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

前言

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案具有信息记录、传播、贮存的凭证作用和参考作用，它可以为党、政、军等各机关继续开展工作、进行决策提供依据和咨询材料。机关领导和业务工作人员，在熟悉情况、总结经验、制定计划、研究案例、处理问题时常需从档案中查考先前的记载。通过查考档案，有助于计划和决策的科学化，有利于克服官僚主义和提高机关工作效率。宣威市水务局的档案包括文书档案、科技档案和财会档案等种类，几年的工作实践，我感到档案在机关工作中具有十分重要的作用。

第一、档案是历史的见证，有利于澄清事实

1997年6月22日，苏乔明向宣威市委递交了关于恢复工职的请求申请，申请中本人认为主观上离开单位，本人有一定责任，但客观上借以“破坏知识青年上山下乡”为由开除他的工作是不合情理的。宣威市委书记张耀武根据以上情况批示：转宣威市信访办调查落实此事。宣威市人民政府信访办于6月22日，以（97）改字217号转我局阅处，并要求7月26日回报。我局办公室任贤明同志认真查阅了人事档案，该同志只有参加工作时的证件及转正定级的申请，未查到当时的处分决定，后又到宣威市档案局查找当年的处分依据，在档案局领导和有关同志的热情帮助下，查到了宣威县革命委员会革发（73）纪字001号文件，即《关于苏乔明所犯错误的处分决定》，决定记载：苏乔明系富源县黄泥河公社五乐大队新寨生产队人，1969年曲靖农校毕业后分配到宣威县水工队工作，其处分结论是：“苏乔明，品德恶劣，道德败坏，破坏了毛主席关于知识青年上山下乡指示的落实，违反了国有法律，影响极坏。为了严肃党的纪律，经县委常委1973年4月24日会议决定；开除工职，回家生产，工资从离职之日起不再补发，并追究回自行离职时带走的全部公款”。在历史的证据面前，苏乔明没再提出什么要求和上访。这件信访案的解决，说服苏乔明的是档案中的历史记载，在证据面前他无话可说。

第二、档案是事实的记载，有利于维护国家、集体和个人的合法权益

2000年3月下旬，我局为改善办公条件，正式开工新建一幢4层高办公楼，6月上旬已建成两层时，与新建办公楼相邻的机构厂职工刘正林提出，水电局新建办公楼退回58厘米，并给予经济赔偿，否则不准动工。办公楼如果就此停建，水电局将造成十万元的损失，针对这一问题，我局房建领导小组非常重视，分管房建工作的陈兴文、叶远文两位同志于6月23日到我局综合档案室查找依据，综合档案管理人员认真查阅了九十年代初的文书档案，查到了中共宣威县委、宣威县人民政府信访办公室，宣政办（1993）03号文件《关于对县水利局与大沙坝机械厂土地使用纠纷的处理决定》、《宣威县水电局、宣威县机械厂邻界线示意图》。依据文件，水电局、机械厂及机械厂职工刘正林三方于6月27日，在水电局二楼会议室协商处理，在处理过程中，我局提供了档案依据，三方达成了共识，签订了协议：一是水电局所建办公楼完全符合宣政办（1993）03号文件精神，二是我局所建办公楼给刘正林家房屋结构确实造成一定影响，水电局用50#灰浆将刘正林家外山墙一至二楼初粉，并给予人民币壹仟元的经济补偿，以后互不干涉，否则造成后果自负。这桩纠纷的妥善处理若没有档案中的事实记载，协议难以达成，将给办公楼的顺利建设造成障碍，且造成数十万元的经济损失。档案提供的依据，维护了本单位的合法权益，减少了经济损失。

第三、档案是社会实践的科学总结，利用档案有利于提高工作效率和经济效益

1999年初，根据珠江流域工程委员会的布置和省水利厅的安排，涉及珠江流域水系的地、州、市、县进行珠江流域防洪工程规划，宣威涉及15个乡镇、16条大小河流的规划任务，工作要求统计报表、规划、设计图纸都要分阶段逐步上报，且工作必须在2月底完成，时间紧、任务重。由于我局注重对水文资料等科技档案的建立和管理，除一部分数据资料必须到河流现场实测和有关部门的调查了解外，大量的资料可以从科技档案中获得。据统计：这次珠江流域防洪工程科技档案提供利用56人；利用秘密图纸122张，底图提供利用4人，41张次；利用科技档案89卷，为珠治防洪规划查找所需数据赢得了时间，创造了效益。首先，用科技档案填报关于珠治工程统计表，从工程建设期、运行期、病害情况处理等逐件填写，由于平时科技档案的基础工作做得好，给查阅带来了很大方便，为迅速完成工程统计报表奠定了基础。其次，利用档案秘密图纸作河道防洪工程规划布置、径流面积量计算、河道治理带状地形图等等。假如没有这些图纸，用五万分之一的图来放大，将要花费很多的人力，何况时间不允许。凡本次参加规划设计的同志都深有体会，原河流治理都是用人工放图搞工程布置图，现在直接应用，为工程的规划设计带来了许多方便，为单位节约了大量的人力和资金；再次，重复利用人引工程、蓄水池底图，节约资金数千元。同时，在这次河道治理防洪规划中，原设计底图也被重复利用，根据洪水检验对原设计河道有关方面数据进行调整，方便了技术人员。

我局的科技档案不仅满足了本单位的工作需求，还为有关单位的工作提供便利，如城建委在虹桥地段搞人饮工程，如何处理占地和其他问题，就借鉴了偏桥水库渠系配套工程的处理办法。他们从我局科技档案室查找了宣威市人民政府（1992）40号文件《关于偏桥渠道工程占地的处理意见》，正确地处理了国家、集体、农户三者的利益。

第四、加强档案工作是社会发展的必然要求

随着我国社会主义市场经济体制的不断完善，档案已经成为机关工作中的重要组成部分，利用率越来越高，取得了一定的经济效益和良好的社会效益。档案的利用在瞬间，而整理在平时，保证档案的齐全、完整才能更好地发挥作用。所以，加强档案工作势在必行，一是建机构，建立健全档案管理机构是做好档案管理工作的前提条件；二是促规范，认真宣传和贯彻《档案法》使每个工作人员都能自觉将各种资料收集，整理归入档案室；三是加大投入，配备高素质的档案管理人员，实现档案的微机规范化管理，配齐档案管理工作所需的检索工具，为方便档案的提供利用创造条件，更好地发挥其作用；四是抓基础，收文、发文严格按公文程序办理。

总之，档案工作是机关单位工作的重要组成部分，与经济社会的发展密切相关，重视和搞好档案工作，是社会经济、政治、文化发展的必然要求。只有重视和搞好档案工作，才能更好地总结过去，把握现在，展望未来，才能少走弯路，稳步推进我们的各项事业向前发展。