建设工程档案信息化管理分析

陈崇文

广州轨道交通建设监理有限公司广东广州510000

摘要：工程档案贯穿于整个建设工程之中，是建设工程和管理过程中的一项十分重要的工作。在建设工程的档案管理工作中，应对建设期间所产生的文件采取信息化管理，以加强档案的准确性和完整性，做好文件的归档处理。

关键词：建设工程；档案；信息化管理

现阶段，建设工程项目文件的档案管理主要采用信息化的管理方式，这是因为应用信息化档案管理模式能够有效保证项目管理系统的有效对接，从而提高管理的有效性。另外，信息化的档案管理还可实现项目全过程的动态控制，防止建设工程档案内容发生遗漏和丢失。

1、建设项目档案的特征分析

1.1档案以成套方式存在

项目档案是一个完整的套系，成套存在也是建设项目档案最为明显的特征，档案内容涵盖了从工程开始到结束的所有内容，故而其通常以成套的方式存在。

1.2建设工程的原始记录

建设工程档案是工程开展各项活动最为直接的参考，而且是项目建设过程中产生的文件和数据资料，因此其具有真实性和自然性等多种属性。

1.3专业性

建设项目是以设计为依据的独立个体，项目建设和施工单位较多，且项目文件材料也会涉及到不同领域的内容。对项目中不同专业技术和管理活动进行详细的记录，可充分保障项目建设档案的全面性和专业性，而且这里的专业性也成为了建设项目档案的重要特征。

1.4内容和载体具有多样性

建设项目在不同的阶段需要涉及到不同的领域，其专业性会对文件档案的内容产生较大的影响。另外，不同参建单位也会影响档案形成的主体。档案信息的载体可以为光盘、录音、照片和纸张等。

2、建设工程档案信息化管理概述

建设工程档案信息化管理主要是指在档案管理机构的组织下，应用现代信息技术，合理配置及管理建设工程档案信息。建设工程档案信息数字化是建设工程档案信息化管理的重要前提，其是利用数据库技术、数据压缩技术以及高速扫描技术等多种方式，将纸质材料保存为电子信息，同时以电子信息为基础建立建设工程档案信息库。

3、建设工程档案信息化管理现状

3.1数字化程度有待提高

建设工程数量不断增多，规模不断扩大，因此建设工程档案的数量也与日俱增，现有的建设工程档案多为传统的纸质档案，档案数字化水平还不是很高，而要将众多的纸质档案进行数字化处理，则需要投入大量的人力和物力，且数字化的周期较长。

传统纸质档案需要保存较长时间，而且人工的工作压力较大，需要更加完善的存储环境，做好文档的防潮和防火工作。但是即使采取多种保护措施，纸质档案翻阅的次数也会不断增多，源文件也会受到不同程度的损坏，文件保管和利用的难度也会有所增加，所以，建设工程档案数字化成为了人们必须要重视的工作内容。

3.2档案数字化质量较低

参建方建设工程档案的规范性较差，这对信息化的综合质量产生了较大的影响。建设工程参建方是建设工程档案原始资料形成的主要参与者，因此，建设工程档案管理的质量对建设工程档案原始资料的规范性、真实性及完整性都有着十分显著的影响，也正因如此，使得档案信息数字化的质量相对较差。

档案信息数字化主要有两个内容，其一是档案目录信息的数字化，其二是档案全文信息的数字化。如果档案编排无序，目录与内容不对应或档案内容不够全面、信息不够真实，则档案信息化建设将无法发挥其自身的作用与价值。所以，参建各方在形成工程档案信息的过程中，其规范性对建设工程档案信息化的质量和水平会产生十分显著的影响。基于此，应积极采取有效措，不断提高数字化水平。

3.3档案利用效率较低，无法起到便民作用

现阶段，在社会服务的过程中，要在确保建设工程档案信息安全的前提下，查找项目档案，且查找者必须要到档案部门查找认领，同时还需提供所需证件，经核查通过后才能查阅。另外，一些档案资料在移交的过程中不够完整，因此查找的档案可能不是其需要的档案，故而也会出现工作人员数次前往档案部门，却无法查询到所需档案信息的情况。

4、建设工程档案信息化管理的有效措施

4.1加强建设工程档案信息化建设

首先要重视人才培养。档案工作人员是建设工程档案信息化实现的重要因素，信息化管理的质量与管理人员的思想认识有着十分密切的关系，在工作中应高度重视专业人才的培养，从而使管理人员树立档案信息化建设意识，正确认识档案信息化建设的重要性。将档案信息化建设与其他信息事业有机结合，不断完善档案信息化管理水平。

其次，加大软硬件的投入。若要保证建设工程档案信息数字化建设的质量，就必须采取有效措施不断加大资金投入力度，并在工作中配备完善的软硬件设备，与此同时还要合理利用计算机和网络等现代化的科技成果，达到提高档案管理工作质量和工作效率的目的。

4.2加大档案存量与增量的数字化建设力度

管理人员需积极促进存量档案数字化建设，对已有的传统档案科学规划，而且还应对其进行数字化处理，进而从人力、物力以及财力等多方面进行统一规划，保证建设工程档案存储的数字化与网络化水平，此外，数字化档案还能替代原件发挥其使用功能，对已经完成数字化处理的档案信息要妥善保管，通常不会再次利用。再者，防止在档案数字化过程中出现信息遗漏和丢失的问题，机密文件的数字化处理必须严格遵守保密规定。

4.3实现新增档案同步数字化

管理者要对新增档案进行同步数字化处理。新增的建设工程档案应做好同步数字化处理工作。参建各方需提高建设工程档案制作的准确性和全面性，同时还要对档案进行科学的整理，把控好每一个小细节，不断提高工程档案管理的质量。档案管理机构在接收建设工程档案的过程中，需要对档案的内容和完整性予以全面的检查，然后再对其实行数字化处理，进而让新增档案数字化工作顺利开展。

4.4保证信息安全，增大信息利用率

首先要建立统一的档案信息安全标准，采取有效措施确保档案信息保存的安全性，另外还要合理利用档案信息。在档案数字化管理中，应建立和完善档案信息的公开及保密审查制度，以确保公开的档案信息均不会泄露个人隐私和国家机密。对于机密类的档案要及时检查存储介质，让档案信息能够长期保存。

其次，不能公开的建设工程档案需建立完善的保密制度，在管理工作中可采取有效措施防止信息发生泄露。同时还要在这一过程中，对工程档案管理系统设置操作权限，工作人员需按照权限的要求开展管理工作。

最后，系统中还应配置秘钥，让不具备此权限的人员无法进入到该系统当中。在档案信息的查阅和利用方面，应以纸质档案管理模式为基础，采取分级方式来管理工程档案。只有拥有秘钥的操作者才能进入访问区。在用户查阅时，先向管理系统提出申请，然后以管理人员对用户审查的基本情况为依据，授权于符合要求的用户。

此外，注意做好资源的整合，加快管理效率，提供便民服务。在工作中可积极整合公安、国土和房管等多个资源，并对上述资源进行协调管理。利用网络技术和网络平台完善城乡档案信息资源共享的综合水平。或者档案管理部门也可结合工程实际，将可公开的各类档案和信息上传到网络，从而实现远程的信息查询和信息利用，与此同时还要在保证档案信息安全的基础上，建立统一的档案管理平台，从而为档案信息的查阅提供更多的便利。

结语

建设工程档案信息化管理是当前档案管理工作发展的主要方向，但是在实际的工作中还存在着较为明显的不足，为了提高建设工程档案信息化管理的质量，我们必须采取有效的措施解决当前存在的问题，以此不断优化建设工程档案的信息化管理。

参考文献

[1]江敏.基建工程档案信息化管理与建设研究[J].城建档案.2018（02）

[2]李艳平.浅谈建设项目档案信息化管理[J].卷宗，2017（19）.