企业档案工作中知识管理的应用分析

潘永健

广东鼎华科技股份有限公司广东佛山528000

摘要：企业档案是企业生产和经营过程中形成的重要信息资源，其管理工作关系到企业的进步和发展。本文分析了企业档案管理与知识管理之间存在的关系，并介绍了企业档案工作中知识管理的应用，旨在为企业档案工作的开展提供参考。

关键词：企业档案；知识管理；应用

1.知识管理的基本含义

知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动，通过特定的信息技术，创造一种环境让每位职员能够获取、共享、使用组织内部和外部的知识信息以形成个人知识，并支持、鼓励个人将知识应用、整合到组织产品和服务中去，最终提高企业创新能力和对市场反应速度的管理理论水平和实践水平。企业知识管理是指通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、利用组织中的信息和知识来实现企业目标的管理方式。知识包括显性知识和隐性知识，显性知识是能用文字、数据、图表表达出来，容易以硬数据的形式交流和共享；隐形知识是高度个性化而且难于格式化的知识，主观的理解、直觉和预感都属于这一类。

2.企业档案管理与知识管理的关系

2.1企业档案管理是知识管理的重要组成部分

企业档案是企业在生产、经营等活动的真实、原始记录，包括以纸质、电子、照片、实物等为载体的文书、科技、会计、声像、实物等档案类型。这类能用硬数据形式表达和交流的信息资源正是企业显性知识的重要组成部分。其次，两者的管理目的相近。企业档案管理的目的在于通过借阅、编撰等方式为企业生产、经营、决策提供利用服务；知识管理的目的是为实现企业目标和提升企业竞争力，只是在提供利用的方式、深度、手段上与档案服务有所区别。

2.2企业知识管理与企业档案管理的差异性

企业档案管理与知识管理在有一些共同点的同时，也存在一定的差异性。首先，两者管理侧重点不同。企业档案管理侧重对档案实体的管理，以确保档案的真实性、完整性和可靠性；企业知识管理侧重对知识信息的开发、利用和共享，以实现知识的内容价值。其次，两者管理范围不同。企业档案管理的范围是企业档案，属于显性知识的一部分；企业知识管理的范围大于企业档案管理范围，不仅包括企业档案本身，还包括企业各类隐性知识及未作为档案保管的文件材料。第三，两者的工作方式不一样。传统的企业档案管理工作方式主要是被动的，归档部门形成什么文件就收集什么文件，用户需要什么档案就提供什么服务；企业知识管理工作方式是主动的，根据企业知识需求决策需要，主动开展知识的收集和整理工作，为企业决策服务，甚至可以干预文件生成，将隐性知识转化为显性知识。正是两者之间存在的这些差异性为企业档案工作带来了新的启示与应用。

3.企业档案工作中知识管理的应用

3.1扩大企业档案收集范围

在生产经营活动中能为企业所用的知识，除了已经记录表述出来的传统的纸质档案、电子文件外，还有存在于领导管理者及每一位员工头脑中和实践中的隐性知识。这类隐性知识往往是企业在市场中取得核心竞争力的关键，而企业的这类隐性知识可以通过讲座、访谈、会议等方式转化为显性知识。企业档案室应根据企业需要对这类文件材料开展归档工作，这也是企业生产活动的重要原始记录。

在开展档案保管期限修订过程中，企业档案室应以国家档案局《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》为依据，根据企业实际生产、经营、管理需要，将真实、完整地反映企业各类活动的文件材料纳入归档范围，做好档案收集工作。将企业档案收集范围适当进行外延，树立“大档案”观念，一方面，这能够提高企业档案室在企业内部的竞争力；另一方面，也使企业档案能更全面的反映企业的各项活动内容。

3.2完善企业档案分类体系

现行的企业档案分类方法主要依照来源原则，以件（卷）为单位对档案实体进行分类。这样进行分类有利于保持档案之间的有机联系，但一定程度上忽略了档案信息内容的分类，也会造成档案利用者检索、利用档案的不便。因为档案利用者进行档案利用时，往往是内容、主题式的查档需求，着重信息内容的查找，而目前的企业档案分类方法在进行内容查找时会存在较大难度。档案工作员一般是通过档号、题名、关键词等内容进行检索，利用者未必能准确定位这类检索条目，这会增加检索的用时，并降低检索的准确性。相反，知识管理的分类体系是建立在内容、主题信息为主的分类方法，即以知识单元为基础进行分类。针对以上情况，可以尝试在原有企业档案分类体系上，补充建立知识分类体系，即以信息内容为模块的分类方式。在建立前，企业档案室需要充分调研和评估企业用档需求，优先建立常用知识模块，对档案信息内容进行整合，以满足用户需求。企业通过建立以档案内容为对象的分类体系，可作为原来实体档案分类体系的补充，这将会大大地提高档案的利用率，改善利用效果。

3.3提高企业档案服务水平

企业档案室开展档案利用服务工作主要以借阅档案为基本方式，但是面对日益复杂的档案利用需求，单纯地提供原始资料往往不能很好地满足用户需要。因此，适时地将知识管理服务的理念引入档案利用工作中来，能有效地提高企业档案服务水平。

3.4提升企业档案工作者素质

企业档案室要想做到高水平地为用户提供档案知识服务，其中一个关键是提升档案管理员的工作水平。企业档案工作者要改变过去“重保管、轻利用”的观念，时刻牢记“档案管理工作最终目的是要为企业提供有效的知识服务”，不断地提升自身素质。

4.结语

综上所述，在知识经济发展的趋势下，知识管理越来越受重视，对促进企业的发展具有十分重要的意义。因此，在企业档案工作中，需要合理应用知识管理，完善企业档案管理体系制度，提高档案知识服务开发水平，提升档案工作人员的专业素养，从而促进企业档案的充分利用，推广企业的可持续发展。

参考文献

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[2]刘晓红,夏春阳.知识管理背景下企业档案管理模式[J].湖北经济学院学报(人文社会科学版),2015,12(12):61-62.