浅谈科技档案的保密工作

科研单位承担着国家的一些重大科研课题项目的研究，这些科研项目从立项开始到课题的研究、鉴定到成果的推广、开发和应用过程，都形成了大量的文字、图标、数据等一系列归档材料，其中绝大部分课题都带有密级，我们称这些归档的材料为涉密科技档案。科技档案是科技人员辛勤劳动的成果，是智慧的结晶，那么在日常管理和使用过程中，怎样保管和处理好涉密科技档案的利用与保密的关系，在发挥这些涉密科技档案作用的同时，不泄露国家的秘密，是我们档案工作者值得研究和探讨的一个重要课题。下面本人就日常科技档案的保密管理及利用谈几点体会。
一、要从源头抓起，做好档案的收集工作
收集工作是档案业务基础工作中的基础，也是档案部门取得档案的一种手段，科技档案的收集工作也是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊地位，所以做好科技档案的收集工作对科技档案的保密工作都具有重要意义。
1.档案部门要大力宣传《档案法》，宣传保密工作的法律法规，加强对全体领导干部和科技人员的保密教育，提高归档意识和保密意识。
2.在科技档案收集过程中要提前控制，就是在下达计划任务的同时，提出文件材料的归档要求；检查计划进度的同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果的同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况。项目完成后，档案人员要参与项目的验收，归档材料不完整齐全的，档案人员有权不签字，项目不能验收。
从源头抓起，提前做好科技档案的收集工作，会有效防止文件材料散失在个人手里，避免了应该归档的材料丢失和泄密，从而保证了科技档案的完整和齐全。所以要做好科技档案的保密工作，必须做好科技档案的收集工作。
二、做好科技档案保管过程中的保密工作
档案管理是档案工作的中心环节，保密工作要贯穿在档案工作的各个方面。档案的科学管理，是做好档案保密工作，维护档案安全的重要保证。
1.要加强对档案库房的管理
档案室存放了大量的涉密科技档案，是科技秘密的保管之处，是保密要害部门，所以档案库房一定要有严格的保密管理制度。对存放涉密科技档案的库房要加强重点防护，做好防盗，实行全方位的封闭式管理。库房的选址上，不要设在办公楼的最低层，阅览室、办公室要与库房分开，库房的门窗要安装防盗门、铁栏杆，同时还要安装闭路监控系统和防盗报警系统，库房要有专人负责，专门管理。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库，进入机密库房时，要进行登记，严格执行出入库房制度。
2.要做好涉密科技档案的整理和保管工作
涉密科技档案的案卷封面上要加盖密级章，密级的等级要按卷内文件材料的最高密级加盖，并标明密级的年限，防止密级标明不清，发生泄密事件。涉密的科技档案要单独编制档案目录，单独检索，要建立涉密科技档案统计台帐。为了保证密级科技档案的安全，库房内要有单独的密码柜，存放和保管密级科技档案。
三、涉密科技档案利用过程中的保密工作
利用和保密的关系，在利用工作中表现最为突出，应该特别注意解决好，保存档案的目的就是充分发挥档案应有的作用，但是涉密科技档案在提供利用上是最容易发生泄密的，所以，在开展提供利用时，既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。
1.正确处理好涉密科技档案的保密与利用的关系
涉密科技档案涉及到国家的机密，也涉及到企业的研究成果和技术，所以档案工作人员要高度重视，增强防范意识。在实际工作中，保密的目的是为了更好的利用，如果一味地强调保密，也就失去了档案的利用价值，所以保密与利用工作，既是对立的，又是统一的，二者是对立统一的辩证关系。
2.做好涉密科技档案利用的监督工作
在科技档案的利用过程中实施有效的监督，是保密工作的一项重要措施，它能有效地发现、制止并及时纠正科技档案利用过程中的一些不利因素和状况的发生，起到保护档案的完整与安全的作用。涉密科技档案利用的监督有以下几个方面。
（1）制度的监督
要想实现涉密科技档案管理规范化和标准化，确保科技档案秘密安全管理，就必须制定严格的档案利用制度，规范档案的行为，确保档案的安全。涉密科技档案利用制度一般包括，借阅审批制度、档案阅览制度、外借制度、复印制度等一系列规章制度，档案工作人员在工作中要不断加强和完善这些保密制度，杜绝泄密事件发生，确保档案的保密和安全。
（2）借阅监督
首先，科技人员在查阅涉密科技档案时，必须填写《查阅涉密档案审批单》，说明查阅理由，经部门领导签字同意后方可查阅，涉密科技档案原则上不允许借出，必须在档案室内阅览，这样有利于保护涉密档案的安全，避免泄密事件发生。
其次，要做好涉密科技档案的利用登记工作。涉密档案的登记要和非涉密档案登记分开记录，登记薄上要详细记录借阅人借阅档案的名称、卷次，以及利用档案的目的、所解决的问题等等。借阅归还的涉密档案，要仔细检查其是否完整无误，并及时注销。再次，涉密的科技档案原则上不准复制，如有工作需要，要填写《涉密档案复制审批单》，审批单上要详细填写复制涉密档案的名称、复制的理由、页数及份数、复印档案的去向等等，审批单要有部门领导和保密办共同审批，方可复制，复制涉密档案要在指定的涉密复印机上复制，并指定专人复制。

四、涉密科技档案的鉴定和解密
对已过密级保管期限的涉密科技档案，档案部门要严格按照审批手续，登记造册，列出清单，向保密管理部门提出申请，经过保密鉴定小组鉴定后，方可对密级科技档案进行解密，档案部门不得擅自将涉密科技档案解密。对已过密级期限的科技档案也不能置之不理，该解密的要及时解密，便于档案的提供利用。
五、加强信息网络安全的保密工作
在日常的档案管理中，涉密档案和非涉密档案的管理要在不同的计算机上工作。档案室应设立一台保密电脑，专门储存和打印保密档案的目录及进行涉密档案的日常管理，这台保密电脑不能和互联网相连接。档案人员要严格遵守保密电脑不上网，上网电脑不储存和打印保密资料。保密电脑要由涉密人员专人负责和使用，非涉密人员严禁使用保密电脑。涉密电脑还要粘贴保密电脑标识。保密办要定期对档案室的涉密电脑和非涉密电脑进行检查，防止涉密事件发生，确保涉密档案的安全。
总之，在对涉密科技档案管理工作中，档案管理人员要强化保密意识，积极探索和解决科技档案保密工作中出现的问题，正确处理好科技档案利用与保密的关系，在保证科技档案完整与安全的前提下，最大限度的发挥科技档案的作用。
[参考文献]
[1]陈兆,和宝荣,王英玮.档案理论基础》
[2]员宁敏.《高校科技档案保密工作之我见》,档案学研究》.2007.第六期
[3]詹英姿.《兰台世界》,2008.11期,上半月
（作者单位：光明化工研究设计院 辽宁大连）