简介:主题词是从公文的内容中概括出来的用以揭示公文主题的规范词。主题词不仅要能准确反映主题,更重要的是要对检索查询文件提供方便。一、如何标引才能对检索有实用价值这个问题应从公文的立卷谈起。以往,我们要求文书立卷工作要遵循公文形成的自然规律,要按照公文之间的内在联系来编制案卷类目,这样做,为的是有利于文件的保管与查找。案卷类目主要由类别与内容两方面构成。标引主题词的工作,是电子计算机用于公文处理之后产生并发展起来的。标引主题词同样要体现公文类别、内容和文种三个要素,这样才能与手工管理接轨,也便于计算机对公文的检索。所以我们在标引主题词时,应按照这样的程序来进行:首先选出表示公文类别的词,明确区分出“类”的界限,不能互相交叉;然后选用该类内准确概括公文主题内容的词;最后加上文种。比如要标引《关于加强股票市场管理的通知》的主题词,就应先选出“股票市场”表示类别;然后选出“加强”表示专指,强调该公文的主题;再选出“管理”概括内容,并加上文种“通知”。这样,这篇公文的主题词就是:股票市场加强管理通知。
简介:档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式并具有保存价值的原始记录;文化是民族的血脉,是人民的精神家园;对新时期的档案文化,各界的认识不同,中国人民大学王英玮教授认为,档案文化是人类社会各种组织和社会成员,通过有意识的创造性劳动,逐步积累下来的维系和促进人类历史文明延续和发展的物质与精神文化财富。也有学者认为档案文化是指个体或社会化组织在特定的、历史性的情景和语境形成的一切与档案有关的实物、文本、方式、制度、理念等,以及在此基础上借助一定的技术或工具所进行的档案文化实践活动。但无论哪种理念都体现出档案文化具有记忆存史,媒介传播,借鉴参考和凭证依据的功能。